文書のバージョン管理、比較、および結合

このオタク学校シリーズの最後のレッスンでは、Wordのバージョンを追跡し、文書を比較して組み合わせる方法について説明します。.

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文書のバージョン管理、比較、および結合

Wordのバージョン機能は、最近のバージョンのWordでは削除されました。 Word 2013でWordで以前のバージョンの文書にアクセスする唯一の方法は、以前に自動的に保存された（自動保存された）文書のバージョンを開くことです。最近の未保存の文書を開くこともできます。ただし、Wordには正式なバージョン管理機能はありません。この機能を提供する、無料でWordに簡単に追加できる代替案を紹介します。.

ファイルの1つのコピーに変更履歴の記録機能を使用する代わりに、同じファイルの異なるコピーに複数の人が取り組んだ場合は、2つのバージョンのファイルを比較して違いを確認できます。 Wordには、ファイル名が異なる限り、2つのファイルを比較できる比較ツールが含まれています。この機能の使い方と比較結果の見方をお見せします。.

文書を比較するだけでなく、比較した後で文書を結合することもできます。同じ文書の2つのバージョンをマージする方法と、複数の作成者が文書の別々の部分を処理した場合の2つの異なる文書を簡単にマージする方法を紹介します。.

すべての変更が行われ、必要な比較が行われ、文書の結合が完了したら、Microsoft OneDriveを使用して文書を簡単に共有できます。コラボレーションプロセスの任意の時点でOneDriveを使用して、他のレビュー担当者にドキュメントへのアクセスを提供することもできます。.

ドキュメントのバージョンを追跡する

Wordには、ドキュメント自体の中に異なるバージョンのドキュメントを保存できる正式なバージョン管理機能がありました。この機能はなくなり、以前のバージョンのドキュメントを取得する唯一の方法は、自動保存機能を使用するか、利用可能な場合は未保存のドキュメントにアクセスすることです。.

既定では、Wordは自動的に一定の間隔で文書を保存します。これが自動保存機能です。以前に自動保存された文書のコピーに戻るには、[ファイル]タブをクリックし、[バージョン]の下のリストから[（自動保存）]の項目を選択します。

Wordの自動保存機能の間隔を増減することもできます。.

保存せずに誤って書類を閉じた場合、または電源を切ってコンピュータの電源を切った場合は、保存していない書類を元に戻すことができます。これを行うには、[ファイル]タブをクリックし、[情報]画面の[バージョンの管理]ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから[未保存の文書を復元]を選択します。.

保存されていないファイルがある場合は、表示される[開く]ダイアログボックスに表示されます。.

Word文書のバージョンを保存するための代替手段

バージョン管理システムをWordに追加する方法はいくつかあります。 1つはSave Versionsと呼ばれるWord用のアドインで、もう1つはPerforceと呼ばれる外部のバージョン管理プログラムと連携するプラグインです。.

バージョンの保存アドインを使用すると、ファイル内からWord文書の番号付きバージョンを簡単に保存できます。.

Perforceは最大20ユーザーまで無料で利用できるバージョン管理プログラムです。 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、およびProjectファイルをプログラム内からPerforceに簡単に保存および管理できるようにするMicrosoft Office用のプラグインを提供します。.

同じ文書の2つのバージョンを比較する

レビュー担当者が「変更の追跡」機能を使用することを忘れていて、それをドキュメント内でロックしていない場合でも、2つのバージョンのドキュメントを比較し、その比較に基づいて変更を承認および却下できます。あなたが必要とするのはあなたの元の文書と改訂された文書だけです。各ファイルは異なる名前を持つ必要があります.

「比較」機能と「結合」機能は似ていますが、それぞれ目的があります。比較したい文書が2つしかなく、どちらにも変更履歴が記録されていない場合は、「比較」機能を使用します。変更履歴を含む2つ以上の文書があり、誰がいつ何をいつ変更したかを追跡する必要がある場合は、このレッスンで後述する「結合」機能を使用します。.

元の文書と改訂版の文書を比較するには、[レビュー]タブの[比較]セクションで[比較]をクリックし、ドロップダウンメニューから[比較]を選択します。.

注：2つの文書のうち、どちらかが変更履歴の追跡に対して保護されている場合、または何らかの文書保護が適用されている場合は、それらを比較することはできません。文書の比較を続けるには、文書保護を解除してください。変更履歴の追跡機能をロック解除する方法についてはレッスン2を、文書からフォーマットおよび編集の制限を削除する方法および文書に割り当てられているパスワードを開いて開く方法についてはレッスン4を参照してください。.

[文書の比較]ダイアログボックスで、ドロップダウンリストから[元の文書]を選択します。.

ドロップダウンリストから[改訂文書]を選択します。「改訂文書」の下で、変更に適用するラベルを指定して、「ラベルの変更先」編集ボックスで誰が変更を行ったのかを確認します。ユーザーの名前や好きな名前にすることができます.

他のオプションにアクセスするには、[More]をクリックします。.

「比較設定」セクションで、2つの文書で比較したい項目を選択します。デフォルトでは、すべての項目が選択されています.

注：「挿入と削除」の項目は常にグレー表示され、常にチェックされています。「比較」または「結合」を使用すると、挿入と削除は常に比較されます。.

[変更箇所の表示]セクションで、文字ごとの比較（ "文字レベル"）または単語ごとの比較（ "単語レベル"）を選択します。「キャラクターレベル」を使用すると、加えられた正確な変更を確認できます。たとえば、元の文書に "to"という単語があり、改訂文書に "too"という単語があり、それに "o"が追加されている場合、 "Word level"設定は "to"が "to"に置き換えられます。ただし、「文字レベル」の設定は、「o」が追加されたことを示します。.

デフォルトでは、「比較」機能は、「変更を表示」セクションに示すように、変更を新しい文書に保存します。ただし、変更を「元の文書」または「改訂文書」のどちらに入れるかを選択できます。

選択したら、[OK]をクリックします。.

2つの文書間の比較が行われ、変更が指定された文書に表示されます。この例では、新しい文書に変更を表示するというデフォルトを受け入れることにしました。「元の文書」と「改訂された文書」は、どちらも「比較対象文書」の右側のペインに表示され、参照に使用されます。編集できません.

元の文書と改訂された文書を含むペインが表示されない場合は、[レビュー]タブの[比較]セクションで[比較]をクリックしてください。次に、「ソース文書を表示」を選択してから「両方を表示」を選択します。両方を表示したくない場合は、「オリジナルを表示」または「改訂版を表示」を選択することもできます。.

レッスン2で簡単に説明し、レッスン3で詳しく説明している「レビューウィンドウ」も、「比較ドキュメント」の左側に表示されます。

「比較文書」では、レッスン2で説明したのと同様に、追跡された変更を確認しながら、各変更を承認または却下できます。.

次に、比較した文書を別の名前で保存すると、元の文書と改訂文書の両方からの変更を含む文書ができます。.