Wordで定型書簡を作成する方法

時には、あなたはあなたが多くの異なる人々に送ることになる手紙を作りたいと思うかもしれません、しかしあなたはそれの特定の部分がそれぞれの受取人のために個別化されることを望む：つまり、定型書簡を作成する必要があるということです。.

定型書簡を始める前に、含めるすべてのフィールドを含むデータベースが既にセットアップされていることを確認してください。データベースは、名、姓、住所などの列を持つExcelスプレッドシートのように単純なものにすることができます。.

WordはExcel、Access、およびテキスト文書からデータをインポートできます。まだデータベースを設定していない場合は、いつでもWord内で作成できます。その方法について説明します。.

Wordで定型書簡を作成する

はじめに、以下のクリスマスの手紙の例のように、標準的なテキストを含む文書を作成します。

挨拶文、住所などがないことに注意してください。これらはすべて、後で定型書簡のフィールドとして追加されるためです。あなたがする必要がある最初の事はクリックすることです 受信者を選択 に メーリング タブ：

これはあなたが手紙を受け取ることになる人々を追加するか、データベースファイルからリストをインポートするところです.

あなたがクリックすることができます 新しいリストを入力 Word自体の中にリストを作成したい場合。インポートするには、をクリックしてください。 既存のリストを使用. この例では、リストを入力するだけです。.

注：受信者リストを保存しようとすると、作成されるデータファイルを保存するためのハードドライブ上の場所の入力を求めるメッセージが表示されます。.

受信者リストを保存すると、アイコンがたくさん表示されていることがわかります。 メーリング リボンは今クリック可能.

定型書簡にフィールドを追加するには、文書内の場所をクリックしてフィールドを配置する場所を指定してから、をクリックします。 アドレスブロック.

これにより、 アドレスブロックを挿入 ダイアログ.

クリック OK デフォルトのフォーマットを使用すると、次のようになります。

次に追加します 入る 後に アドレスブロック テキストを1行下に移動するには、をクリックします。 挨拶ライン アイコン：

これにより、 グリーティングラインを挿入 ダイアログ.

もう一度、デフォルトのフォーマットを使ってみましょう。 OK ボタン.

次に、それが言うところをハイライトし、マウスを右クリックして、 段落 次に横のチェックボックスをオンにします。 同じスタイルの段落の間にスペースを入れないでください.

これにより、アドレスブロックの各部分の間に空白行がなくなり、アドレスブロックが正しくハングアップします。.

次に、をクリックします プレビュー結果 リボンの[メーリング]タブにあるアイコン.

住所ブロックフィールドインジケーターの代わりに、Word文書に実際のコンテンツが表示されているはずです。.

プレビューが終わったら、 プレビュー結果 プレビューをオフにするアイコン。次に、他のフィールドを追加する方法を確認するには、文書内をクリックして現在の位置にしてから、をクリックします。 差し込み印刷フィールドを挿入 アイコン.

あなたはこのようなものを得るべきです：

選ぶ 国や地域, それからをクリックしてください インサート ボタン.

をクリックしてみてください プレビュー結果 それがどのように見えるかを見るためにもう一度アイコンをクリックしてください。これが私の例です。

定型書簡が正しく設定されたので、ルールの設定など、より高度なことを実行できます。ルールを使用すると、特定の受信者にはテキストを表示し、他の受信者にはそれを非表示にすることができます。開始するには、をクリックしてください。 規則 ボタン.

Ask、Fill-in、などのようないくつかのオプションを含むドロップダウンメニューが表示されます。.

私たちの例では、選択しましょう もし…そして…それ以外の場合, これにより、次のダイアログが表示されます。

変更 フィールド名〜に 国や地域, とタイプ 米国 に と比較します。 フィールド。次に、テキストボックスにテキストを追加します。 このテキストを挿入 そして それ以外の場合はこのテキストを挿入してください.

この例では、受信者が米国に住んでいる場合、テキストが表示されます。 メリークリスマス 他の誰もがメッセージを受け取る一方で、彼らの手紙に挿入される 季節のご挨拶.

あなたがクリックしたらそれはそれがどのように見えるかです。 OK ボタンをクリックして プレビュー結果 ボタン.

次に、 プレビュー結果 セクション：

ここでは矢印ボタンをクリックできます（ プレビュー結果 送信されるすべての文字をスクロールするには、数字の左右に（）をオンにします。これにより、印刷または電子メール送信の前にすべての文字が正しく表示されるようになります。.

注：[ルール]の下の[フィールドの一致]メニューの選択は、データベース内のフィールド名と受信者リスト内のヘッダー名を一致させるためのものです。.

また、ドキュメント内のどこにフィールドを挿入したかがわかりやすくなるように、 ハイライト フィールドを結合 ボタン.

それはあなたがあなたの裁量でオンとオフを切り替えることができるトグルです。最後に、あなたの手紙に満足したら、をクリックしてください。 終了してマージ アイコン：

このドロップダウンメニューには3つのオプションがあります。.

選ぶ 個々の文書を編集する 印刷または電子メールとして送信する前に見渡すことができる1つの大きな文書にまとめてWordにすべての文字をマージさせる.

ご覧のとおり、Wordを使用して定型書簡を作成するのは、かつてのような面倒な作業ではなくなりました。また、文書をすばやく簡単に作成して送信できます。質問がある場合は、コメントしてください。楽しい!