メールボックスのクリーンアップを使用してごみのOutlookフォルダを消去する方法

Outlookのメールボックスクリーンアップは、メールボックスからゴミを取り除くように設計されたツールのセットです。あなたのメールボックスのサイズを見直し、サイズと日付で自動的にアイテムを一掃し、そして他のいくつかの機能を実行するためにそれを使うことができます。それらを見ていきましょう。.

まず、あなたはツールを開く必要があります。 [ファイル]> [ツール]に進み、[メールボックスのクリーンアップ]をクリックします。.

利用可能ないくつかのツールがあります、そして私たちはあなたのメールボックスの中のデータ量を見ることから始めます.

メールボックスのサイズを確認する

Outlookのメールボックスは、受信トレイ、送信済みアイテム、アーカイブなどのフォルダで構成されています。フォルダのサイズを知っていると、すべての電子メールの場所を確認するのに役立ちます。調べるには、[メールボックスのサイズを表示]をクリックします。

これにより、フォルダサイズウィンドウが開き、各フォルダのサイズが表示されます。デフォルトでは、[ローカルデータ]タブに表示されます。ローカルデータは、コンピュータの.pstファイルと.ostファイルに保存されているデータです。.

列には、フォルダの名前、サイズ、および合計サイズ（サブフォルダを含むサイズ）が表示されます。このビューの最も良い部分は、カレンダーのように、通常は考えられないフォルダを表示することです。何年もの予定や会議出席依頼がある場合は、カレンダーに適切なサイズのキロバイトのチャンクを簡単に含めることができます。古いイベントを削除することでクリーンアップできます。.

メールサーバー上のフォルダのサイズを確認したい場合は、[サーバーデータ]タブをクリックします。このタブを初めて開いたときは、データが入力されるまでに少し時間がかかります。これは、OutlookがExchangeサーバーと通信して、ファイル上のデータ（オンザフライで計算される）を要求し、その結果をダウンロードして表示するためです。.

Exchangeは差分分析を実行するだけでよく、ほとんどのフォルダはそれほどサイズを変更しないため、このタブを開くたびに、データの取得がはるかに速くなります。タブが読み込まれると、Exchangeサーバーのフォルダサイズが表示されます。 Outlookが必ずしもすべてのメッセージをコンピュータにダウンロードするとは限らないため、これは[ローカルデータ]タブのサイズと同じではない可能性があります。.

たとえば、[ローカルデータ]タブの[アーカイブ]フォルダの合計サイズは116805 KBですが、[サーバーデータ]タブの合計サイズは363399 KBで、246594 KB（265 MB）の差があります。ローカルデータには表示されない大量のメールです。どうしたの?

既定では、Outlookはローカルクライアントに一定量のメールのみを保存して、メールが容量を消費しすぎないようにします。 64 GBを超えるハードディスクを搭載したコンピューター（これは最近のほとんどです）では、Outlookは昨年のコンピューターからの電子メールのみを保存します。古いメールは電子メールサーバーに保存され、あなたはそれらにアクセスすることができます。古いメールをダウンロードして、必要に応じてこのデフォルトを変更できます。ダウンロードするようにデフォルトを変更できることに注意してください。 もっと少なく メールも同様に、スペースに苦労しているのであれば、デフォルトを1年から6ヶ月（またはそれ以下）に変更したいかもしれません。.

（注：これは、Hotmail、live.com、O365、一部の企業アカウントなど、Microsoft Exchangeサーバーを使用するアカウントにのみ影響します。GoogleまたはYahooなどの他のプロバイダからメールをダウンロードするためにOutlookを使用している場合、この設定は無視されます。メールがダウンロードされます。）

フォルダに含まれるデータ量がわかったので、どのデータをクリーンアップするかを優先できます。.

古いメールや大きいメールを検索する

たくさんのフォルダにメールがある場合は、メールボックス全体で古いメールや大きいメールを検索できます。.

大きな添付ファイルが添付されたメールを削除するか、Outlookからハードドライブまたはクラウドサービスに移動することができます。例として、5 MBを超えるメールをすべて検索したい場合は、「より大きなアイテムを検索」フィールドを5000 kbに変更してから「検索」ボタンをクリックします。.

標準のOutlook検索パネルには、5 MB以上のメールのリストが表示されます。.

これらの結果はEメールのみを返しますが、より広いネットをキャストしたい場合は、「Look」フィールドを特定のファイルタイプに変更できます。.

検索結果から、各メールを開いて削除したり、添付ファイルを削除したりできます。添付ファイルを保存する必要がある場合は、添付ファイルを削除または削除する前に保存することを忘れないでください。.

古いアイテムの整理を開始する

Outlookの個々のフォルダごとに自動アーカイブパラメータを設定できます。これは、Outlookの円滑な運用を維持するための広範な検討の一環として説明したものです。自動アーカイブルールを設定した場合は、[古いアイテムの整理]ボタンをクリックしてメールボックスのクリーンアップでそれらをオフにすることができます。.

このプロセスは、Outlook内のすべてのフォルダをスウィングし、設定した自動アーカイブルールを適用します。何も設定していない場合は、誤ってこのボタンを押すことを心配する必要はありませんが、心配しないでください - デフォルトのオートアーカイブルールでは何もしません。.

削除済みアイテムを表示して空にする

メールを「削除済みアイテム」フォルダに移動して「ソフト削除」したいときに、空にすることがめったにない場合は、このオプションを選択してください。.

注意：削除済みアイテムフォルダを一種のアーカイブとして使用し、そこに物を投げてフォルダを空にしないことを好む人もいます。削除済みアイテムフォルダを簡単に空にする方法はたくさんあるため、これはお勧めできません。メッセージを保管する必要がある場合は、代わりにアーカイブを設定してください。!

「削除済みアイテムのサイズを表示」をクリックして、削除済みアイテムがどれだけのスペースを占めているかを確認してから、深呼吸して「空にする」をクリックします。

これにより、削除済みアイテムフォルダからすべてのアイテムが削除されます。もしそれがあなたを怖がらせるのなら、まず最初にあなたのアーカイブに重要なメールを移動するために少し時間をかけてください、しかしあなたは本当にあなたの削除されたアイテムを定期的に空にするべきです ではない アーカイブとして使う.

競合メールの表示と削除

メールボックスのクリーンアップの最後のオプションは、競合メッセージを削除することです。これらは同じヘッダー情報を持っているため、Outlookが既存の電子メールと競合すると考える電子メールです。通常、これはExchangeサーバーとの一時的な同期の問題によるものであり、問​​題なくこれらの電子メールを削除できるはずです。 Conflictフォルダにメールがあるかどうかを確認するには、[View Conflicts Size]ボタンをクリックして、フィルタされたバージョンの[フォルダサイズ]ウィンドウを表示します。.

そこに電子メールがある場合は、「フォルダサイズ」ウィンドウを閉じてから、「メールボックスのクリーンアップ」ウィンドウの「削除」ボタンをクリックします。.

それがメールボックスクリーンアップツールです。特に派手ではありませんが、効果的で便利です.