WindowsのOutlookで不在時の返信を設定する方法

数日間外出する予定があることがわかっている場合は、不在時のアシスタントを自動的に返信するように設定して、仕事中に行き詰まっているときに休暇を楽しんでいることを知らせることができます。.

Outlookで不在時の返信を作成するには、使用するメッセージを含む電子メールテンプレートを作成してから、特定の日付範囲内に受信したすべての電子メールにそのメッセージを含む返信を送信するルールを作成します。.

注：ルールを実行し、不在時の返信を送信するには、Outlookを開いておく必要があります。ですから、外出中もコンピュータの電源を入れたままOutlookを起動したままにしてください。.

ステップ1：メッセージテンプレートを作成する

Outlookでメッセージテンプレートを作成するには、[ホーム]タブがアクティブになっていることを確認し、[新規作成]セクションの[新しい電子メール]ボタンをクリックします。.

自動返信として送信するメッセージをメッセージボックスに入力します。 ToのEメールアドレスや件名を入力しないでください。次に、「ファイル」タブをクリックします.

舞台裏画面の左側にあるオプションのリストで[名前を付けて保存]をクリックします。.

[名前を付けて保存]ダイアログボックスで、[ファイルの種類]ドロップダウンから[Outlookテンプレート（* .oft）]を選択します。.

あなたはユーザテンプレートフォルダに連れて行かれます。 「.oft」拡張子をそのままにして、「ファイル名」ボックスにテンプレートの名前を入力し、「保存」をクリックします。.

不在時の返信用の電子メールテンプレートを別のPCにコピーしたり、バックアップしたりする場合は、ユーザーテンプレートフォルダのフルパスを使用します。 C：\ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . 交換する あなたのWindowsユーザー名で.

右上隅の「X」ボタンをクリックしてメッセージウィンドウを閉じます.

メッセージの下書きを保存するかどうかを尋ねるダイアログボックスが表示されます。テンプレートとして保存したのでそうする必要はありませんが、必要であれば可能です。下書きを保存する場合は[はい]を、保存しない場合は[いいえ]をクリックしてください。.

ステップ2：新しいEメールメッセージに自動的に返信するためのルールを作成する

不在時の返信メールテンプレートがあるので、そのテンプレートを使用して特定の日付範囲内に着信したすべてのメッセージに返信するルールを作成します。 「ホーム」タブがアクティブになっていることを確認してください.

[移動]セクションで、[ルール]ボタンをクリックし、ドロップダウンから[ルールとアラートの管理]を選択します。.

また、「ファイル」タブをクリックしてバックステージ画面にアクセスすることもできます。 [情報]画面がアクティブになっていることを確認し（必要に応じて左側の[情報]をクリック）、[ルールとアラートの管理]ボタンをクリックします。.

[ルールと警告]ダイアログボックスの[このフォルダに変更を適用する]ドロップダウンで、このルールを適用する電子メールアドレスが選択されていることを確認します。このルールをOutlookのすべてのアカウントに適用する場合は、この記事の後半でその方法を説明します。 [Email Rules]タブがまだアクティブになっていない場合はクリックし、[New Rule]ボタンをクリックします。.

[自動仕訳ウィザード]ダイアログボックスの最初の画面で、[空白のルールから開始]セクションの[受信したメッセージにルールを適用する]をクリックします。オプションが「手順2：ルールの説明を編集する（下線付きの値をクリックする）」ボックスに追加されます。ルールのこの部分には編集するものが何もないので、続行するには「次へ」ボタンをクリックしてください。.

[自動仕訳ウィザード]ダイアログボックスの2番目の画面では、電子メールを受信したときに確認する条件を選択できます。特定の期間に不在通知を送信するには、[手順1：条件の選択]ボックスの[特定の期間に受信した]チェックボックスをオンにします。前述のように、[ステップ2：ルールの説明を編集する（下線の付いた値をクリックする）]ボックスに条件が追加されますが、今回は編集する説明の一部があります。期間を追加するには、[手順2]ボックスの[特定の期間内]リンクをクリックします。.

[受信日]ダイアログボックスで、[後]ボックスをオンにし、ドロップダウンをクリックして、不在時の自動返信を送信する日付をクリックします。たとえば、不在時の返信を2月8日に送信し始める場合は、[終了日]に2月7日を選択します。.

次に、[前]チェックボックスをオンにして、[前]チェックボックスの右側にある日付のドロップダウンから日付を選択します。選択した日付は、不在時の返信が送信されないようにしたい翌日になります。たとえば、2月15日を不在時の返信が送信される最後の日にする場合は、[開始日]として2月16日を選択します。.

選択した日付が[Step 2]ボックスの条件に追加されます。自動仕訳ウィザードダイアログボックスの[次へ]ボタンをクリックして続行します。.

[自動仕訳ウィザード]ダイアログボックスの3番目の画面で、日付範囲内に受信メールをどうするかを選択します。最初のセクションで作成したテンプレートを使用してすべての電子メールに返信したいので、[手順1：操作を選択してください]ボックスの[特定のテンプレートを使用して返信する]チェックボックスをオンにします。作成したテンプレートを選択するには、[手順2：ルールの説明を編集する（下線の付いた値をクリックします）]ボックスの[特定のテンプレート]リンクをクリックします。.

返信テンプレートの選択ダイアログボックスで、「探す場所」ドロップダウンメニューから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択します。.

作成したテンプレート（この場合は「不在通知返信」テンプレート）を選択し、[開く]ボタンをクリックします。.

選択したテンプレートへのフルパスが選択したアクションに追加されます。 「次へ」ボタンをクリックして続けてください.

4番目の自動仕訳ウィザード画面では、特定のユーザーまたはグループを除外する場合など、ルールに適用する例外を選択できます（「ユーザーまたはパブリックグループからの場合を除く」）。ルールに例外を追加するつもりはありません。続行するには[次へ]ボタンをクリックしてください。.

「手順1：このルールの名前を指定する」ボックスにルールの名前を入力します。デフォルトでは[このルールを有効にする]チェックボックスがオンになっているため、ルールは自動的に有効になります。でも心配しないで。指定した開始日が過ぎるまで実行されません.

受信トレイに既にあるメッセージに対してルールを実行したくない場合は、[受信トレイに既にあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する]チェックボックスをオフにします。 Outlookのすべての電子メールアカウントに対してこのルールを実行する場合は、[すべてのアカウントにこのルールを作成する]チェックボックスをオンにします。 「完了」ボタンをクリックしてください.

ルールがリストに追加されます。 [OK]をクリックして[Rules and Alerts]ダイアログボックスを閉じます。.

これで、指定した日付の間に誰かがあなたにEメールを送信すると、作成したEメールテンプレートの中のメッセージが自動的に受信されます。.

送信者が外出中という自動返信を受信して​​も、自動返信が送信されたことを示すアイコンが付いた電子メールを受け取ります。しかし、あなたが戻ってくるまでそれを無視することで正当化されると感じることができます.

ルールの日付範囲が過ぎると、そのルールは受信メールには適用されません。ただし、それでもルールを無効にすることはできます。これを行うには、前述のように[Rules and Alerts]ダイアログボックスをもう一度開き、リスト内のルールの左側にあるボックスのチェックを外します。 「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます.

このルールを使用して自動化された不在時の返信を送信すると、1回のOutlookセッション中に返信が各送信者に1回送信されます。セッションは、アプリケーションを終了するまでOutlookを開いたときです。これにより、重複した返信が複数のメッセージを送信した同じ送信者に送信されることを防ぎます。 Outlookは、各セッション中に自動応答を受け取った人を追跡しますが、Outlookを終了するとこのリストはリセットされます。そのため、Outlookを開いたままにして（終了してから再度開かないで）、ルールが実行され、自動的に不在通知が電子メールで送信される全員に送信され、送信者は複数の不在通知を受信しない.