Outlookでルールをエクスポートおよびインポートする方法

Outlookをかなりの期間使用してきた場合は、おそらく、電子メールの高潮を管理するのに役立ついくつかのルールが設定されているはずです。新しいコンピュータを使用している場合、またはWindowsを再インストールしている場合は、それらをすべてセットアップする必要はありません。エクスポートするだけです。.

Outlookのルールは、電子メールメッセージが受信されると自動的に設定される一連の手順です。たとえば、重要な電子メールを受信したときに通知を自動的に表示したり、類似の電子メールを特定のフォルダに移動したり、特定の時間にフォローアップのメッセージを表示することができます。.

ありがたいことに、Outlookにはこれらのルールをバックアップする方法があります。これは、Windowsを再インストールしたり、新しいコンピュータにOutlookを設定したり、他の人とルールを共有したりする必要がある場合に便利です。.

Outlookのルールをエクスポートする方法

はじめに、[ホーム]タブがアクティブになっていることを確認してください。 [移動]セクションで、[ルール]をクリックして、ドロップダウンメニューから[ルールとアラートの管理]を選択します。.

注：[ファイル]タブをクリックしてから[アカウント情報]画面の[ルールと警告の管理]ボタンをクリックして、規則と警告にアクセスすることもできます。.

[Rules and Alerts]ダイアログボックスが表示されます。 [電子メールの規則]タブで、作成した規則の一覧の上にあるツールバーの[オプション]をクリックします。.

注：選択したルールだけでなく、ここにリストされているすべてのルールがバックアップされます。.

[オプション]ダイアログボックスで、[エクスポートルール]をクリックします。.

[エクスポートしたルールの名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます。ルールのバックアップファイルを保存するフォルダに移動します。 [ファイル名]編集ボックスにバックアップファイルの名前を入力します。 [自動保存ウィザードのルール（* .rwz）]タイプが[タイプとして保存]ドロップダウンリストでデフォルトで選択されており、拡張子.rwzが自動的にファイルに追加されます。自分と同じバージョンのOutlookを使用している他の人と自分のルールを共有している場合は、[保存]をクリックします。以前のバージョンのOutlookを使用しているユーザーと自分のrulesファイルを共有している場合は、次に説明するように、ファイルを保存する前に別の種類のrulesファイルを選択する必要があります。.

現在のバージョンのOutlookのルールファイル形式に加えて、[種類を指定して保存]ドロップダウンリストには、Outlook 2002、2000、または98をまだ使用しているユーザー向けに、3つの追加形式のルールファイルがあります。必要に応じてこれらのオプションを選択し、[OK]をクリックしてルールファイルを保存します。.

注：古いバージョンのOutlookは常に新しいバージョンのOutlookで開くことができるため、古いバージョンのOutlookを使用している複数のユーザーとルールを共有している場合は、最も古いバージョンを選択してください。.

ルールファイルをエクスポートしたら、[オプション]ダイアログボックスと[ルールと警告]ダイアログボックスの両方で[OK]をクリックして、メインのメール画面（または開始した場所によっては[アカウント情報]画面）に戻ります。.

これで、作成した.rwzファイルを外付けまたはネットワークドライブにバックアップしたり、他の人と共有したりすることができます.

Outlookのルールをインポートする方法

ここで、新しいコンピュータをセットアップし、Officeをインストールし、バックアップしたOutlookデータファイル（ルールはOutlookデータファイルに保存されていません）を古いコンピュータからインポートしたので、メールを確認する準備が整いました。作成してバックアップしたルールをインポートして、Outlookが電子メールを受信したときに自動的に対処できるようにします。前述の2つの方法のいずれかで[ルールと警告]ダイアログボックスを開きます。ルールのリストは空です。これを修正してルールをインポートするには、[オプション]をクリックしてください。.

[オプション]ダイアログボックスで、[規則のインポート]をクリックします。.

[Import Rules from]ダイアログボックスが表示されます。ルールのバックアップファイルを保存したフォルダに移動し、.rwzファイルを選択して、[開く]をクリックします。.

まだ開いている[オプション]ダイアログボックスの後ろにある[ルールと警告]ダイアログボックスのルールのリストに、カスタムルールがいっぱいになっていることに気付くでしょう。 [オプション]ダイアログボックスで[OK]をクリックして閉じ、[ルールと警告]ダイアログボックスに戻ります。.

ルールをインポートする前に電子メールをチェックした場合は、すでに受信した電子メールで今すぐルールを実行できます。これを行うには、[Rules and Alerts]ダイアログボックスのルールリストの上にあるツールバーの[Run Rules Now]をクリックします。.

[今すぐルールを実行]ダイアログボックスで、実行するルールを選択し、[今すぐ実行]をクリックします。ルールが実行されたら、[閉じる]をクリックし、[ルールと警告]ダイアログボックスで[OK]をクリックして閉じます。これで、ルールは自動的に実行され、受信したEメールを確認し、指定されたアクションを実行します。すべての舞台裏で.

注：元のコンピュータで作成されたルールで使用されている特定のフォルダ、人物などが他のコンピュータでは使用できない場合、一部のルールが他のコンピュータで機能しないことがあります。.