Outlook 2013で予定表を作成、管理、および共有する方法

あなたが責任のない人生を送っていない限り、太陽はおそらくあなたの毎日のカレンダーに昇りそして落ち着きます。あなたが毎日何が起こっているのかわからない場合は、あなたがすぐに逃した予定や驚きの会議の迷路で自分自身を失って見つけることができます.

Outlookの予定表について話しましょう。電子メールの外（場合によってはさらにそれ以上）で整理された生産性が高いのは、イベントを管理して作業を遂行する能力にかかっているためです。 Outlookが恐らく他のほとんどのアプリケーションよりも優れた嫌悪感をもたらすことの1つは、予定表です。予定の作成、変更、および共有に関しては、Outlookの予定表機能は他に類を見ないものです。.

この記事は主に単純なものに焦点を当てます。カレンダーを作成および管理する方法、予定、会議を追加する方法、そしてアドレス帳の他の人と共有する方法を紹介します。電子メールや連絡先、アドレス帳などの基本にOutlookを使用する以外に、予定表を忙しい生活に取り入れて自宅や小規模オフィスを改善する方法を説明します。.

カレンダーの基本

Outlookを使用するときはいつでも、あなたが自由に使えるカレンダー機能があります。メールアカウントを設定していなくても、Outlookのその他の機能にはOutlookを使用できます。ただし、コラボレーション機能を利用できる場合はカレンダーが最も効果的です。そのため、電子メールアカウントを使用すると、会議の招待状を送信したり、出席者の通知を受信したりできます。.

にもかかわらず、ここにあなたの基本的な、毎日のカレンダー、すなわちあなたのデフォルトのOutlookプロフィールに関連したデフォルトのカレンダーがある。これは毎月のビューですが、[配置]タブの機能を使用してビューを変更できます。.

例えば、以下は、週全体のビューとは対照的に、週次のビューです。それは天候（あなたがあなたの町にそれを設定することができます）、そして検索ボックスで、とても簡単です。会議や予定がある場合は、ここに表示されます。カレンダーの端に沿って[前の予定]ボタンまたは[次の予定]ボタンをクリックすると、前の週または次の週にスキップできます。.

ちょっと移動して、あなたの特定または特定のニーズによりよく合うようにカレンダーの配置を変更する方法に集中しましょう。.

カレンダーの筋肉を曲げる

カレンダーの配置や外観を変更するには、かなりのことができます。下の[表示]タブをチェックアウトすると、組織のニーズに合ったカレンダーに使用できるさまざまなスタイルが表示されます。.

次のカレンダーをチェックしてください。外観に若干の変更を加えました。一つには、あなたは色を変更することができます、それは微妙ですがいい感じです.

[表示]タブでは、現在のモードを強調するために他のビューをいくつか追加できます。たとえば、予定表、人、仕事を右側の列に追加できるTo-Doバーがあります（上記参照）。このTo Doバーは現在のモードに合わせてカスタマイズできます。上記のスクリーンショットのように仕事とカレンダーを有効にしている場合でも、受信トレイに切り替えた場合はToを再度有効にする必要があります。 - バー.

それぞれのモードで[表示]タブを使用して再生することをお勧めします。これらはすべて同じではありません。たとえば、閲覧ウィンドウはカレンダービューではあまり使用されていませんが、受信トレイには間違いなく素晴らしい追加機能です。.

同様に、デイリータスクビューを有効にしてデイリーカレンダービューをチェックしてください。あなたがここにあなたの下にあなたの当然の仕事であなたの毎日のカレンダーを見ることができる.

今後の記事でタスクについてさらに詳しく説明しますが、これから予定や会議について知りたいことすべてに焦点を当てましょう。.

予定と会議の追加

予定と会議の設定を見てみましょう。次の例では、ピザパーティーを開催しています。もちろん、その主題は予約の性質です。そして、ピザパーティーは必ずしも「予約」ではありませんが、あなたはアイデアを得ます。その後、ピザパーティーが開催されている場所、開始時間と終了時間など、その他の詳細を追加できます。.

イベントにメモ、説明、または指示を追加するためのスペースがたくさんあります（技術的に無制限）。もちろん、そこに他の人がいなければそれはパーティーの多くではありません。だから私たちは何人かの出席者を招待する必要があるでしょう。あなたが人々を招待したら、それはもはや予定とは見なされません。代わりに、Outlookはそれを会議に変更します。次のスクリーンショットでは、会議の予定が変わりました.

手動で名前を入力するか、または[宛先]ボタンをクリックしてアドレス帳から参加者を追加できます。まだアドレス帳を設定していない場合は、連絡先の追加と管理、およびGmailなどの他のソースからの連絡先のインポート方法をお知らせします。.

あなたは追跡にまっすぐに切り取ることができて、リボンのHomeタブから単に「New Meeting」をクリックすることができます。参加者を招待しているときは、追加の回答オプションを要求することもできます。.

もしあなたが返事を要求するならば（単に言葉を出してそれにそのままにするのではなく）、そして招待された人はRSVPする機会があるでしょう。注：これはOutlook.comの電子メールアカウントのようなマイクロソフト製品では素晴らしい動作をします。メッセージで直接応答オプションを指定します。.

Gmailでは、ほぼ同じ方法で招待状に対して行動できます。しかし、あなたが応答し、それはイベント主催者に送信され、自動的に彼らのOutlookに追加されます.

アポイントと会議が明確になったので、変更は避けられない場合があるため、それらの変更と取り消しに進みます。.

会議の変更またはキャンセルおよび回答の追跡

何かが起きたので、私たちはピザパーティーを土曜日の夜に移す必要があります。これは私たちにとって問題ありませんが、私たちの参加者はどうでしょうか。まあ、彼らの計画は完全に彼ら次第です、しかし、Outlookは少なくとも彼らに変化を知らせるのを簡単にします.

会議を変更して出席者に警告するには、まずOutlookの予定表から予定を開き、必要な変更を加えます。この場合は、会議を1日遅らせるだけです。 「更新を送信」をクリックすると、変更時に招待者が更新されます。.

この時点で、以前に参加者があなたの招待を承認したことがある場合は、それを再承認する必要があります。.

今度は、会議の進捗状況を追跡する方法を説明するのに良い機会です。 「追跡」ボタンをクリックすると、ここから会議の進行状況を確認できます。今のところ、招待されたのは1人だけなので、今週の土曜日はあまり楽しい時間ではないかもしれません.

ええと、また何かが発生したので、会議をキャンセルする必要があります。 「会議をキャンセル」ボタンをクリックするだけです。招待状が変わり、悪い知らせをクリックして送信するための「キャンセルの送信」ボタンが表示されます。.

それはそれと同じくらい簡単です、あなたの前の招待者は更新されたEメールを受け取り、イベントはあなたのOutlookカレンダーから削除されます.

イベント

予定を入れて保存した会議がカレンダーに表示されます。その上にマウスを置くと、適切な詳細が表示されます。この時点で、すべてが良ければ、そのままにして他のものに進むことができます。.

ただし、変更または削除したい場合は、ダブルクリックするか、リボン上の適切なアクションを使用して開くことができます。これは[開く]ボタンです。.

右クリックのコンテキストメニューから同じリボンコントロールにアクセスすることもできます。.

会議または予定を開いた状態で、[オプション]タブを確認します。ステータス（[話中]、[仮の予定]、[不在]など）の変更、アラームの設定、タイムゾーンの変更などができます。定期的な予定としての予定.

毎週の会議や四半期ごとの収益イベント、友人との昼食など、定期的なイベントが一般的であるため、それらの設定方法を知っておくと便利です。スクリーンショットからわかるように、これはうまくいくはずです。予定の時間、パターン、そしてもちろん範囲や再発が起こる期間を設定できます。.

次の図に示すように、毎週月曜日の午後1時に定期的な予定を設定しています。これは無期限に続きます。.

会議と予定にはいくつかの重要な違いがありますが、外観や変更方法は同じであるため、予定に対して表示されるオプションはすべて会議でも同じになります。.

カレンダーアイテムへのファイルまたは文書の添付

ペットを獣医に連れて行く、油を取り替えるなどの約束をしたと想像してみてください。どちらの場合も、添付したい文書や画像があるので忘れないでください。.

次の例では、私たちの石油がようやく変わってきており、それに対するクーポンがあります。クーポンをプリントアウトして事前に覚えておくことも、予定に添付するだけでOutlookがあなたに思い出させたときにクーポンがすぐに表示されるので、考えている間に印刷することもできます。.

これを行うには、[ファイルの添付]をクリックしてから、ファイルが保存されている場所を参照します。ファイルをそのまま挿入する、テキストとしてインラインで貼り付ける、またはファイルの場所をハイパーリンクとして挿入することができます。この例では、PDFをそのまま添付します。.

もちろん、これはビジネスミーティングのために文書を共有したり、学生に教材を送ったりする必要があるとき、または状況が補足情報を要求するときはいつでも非常に役に立つ機能になるでしょう。.

カレンダーの管理と共有

カレンダーを管理することで、2つのことを達成できます。さまざまなソースからカレンダーを開くことができ、カレンダーグループを作成して保存することができます。.

「カレンダーを開く」ボタンをクリックすると、インターネットを含む複数のソースからカレンダーを作成することも、空のカレンダーを作成することもできます。空白のカレンダーを作成することの1つの利点は、仕事と家庭生活を別々に保つことができるということです。.

次のスクリーンショットでは、いくつかのカレンダーが作成されています。また、作業用の特別なグループも作成されています。実際には、あるカレンダーから別のカレンダーに予定をドラッグできます。表示するように選択した2つのカレンダーに、週1回の会議のエントリがあることがわかります。.

予定表にイベントをドラッグすることができるということは、予定や会議を追加するために時間を費やした場合、後で別のカレンダーに予定を追加する必要があると判断した場合、予定を再作成する必要はありません。.

最後に、あなたはカレンダーを共有することができます。これについては前回の記事で簡単に説明しましたが、これはそれを達成するための別の方法です。次のスクリーンショットでは、このオプションを使用したときに何が起こるかがわかります。.

どのカレンダーを共有するか、日付範囲（1日からカレンダー全体まで）、共有する詳細レベル（単純可用性、制限付き、および完全詳細）を指定できます。次に、使用できるいくつかの詳細オプションがあります。.

このように共有することで、自分の予定表情報を他のOutlookユーザーにすばやく簡単に、そしてシームレスに配布したり、送信された予定表を統合したりできます。.

カレンダーオプション

並べ替えるためのカレンダーオプションはかなりたくさんあります（ただし、電子メールの場合ほど多くはありません）。これらのオプションのほとんどは、職業上および個人的なニーズに合わせてカレンダーをより効果的に機能させるためのものです。.

たとえば、勤務時間と勤務時間の変更、休日の追加、タイムゾーンの変更、デフォルトの色の設定、さらに華氏と摂氏の選択などを行うことができます。あなたの余暇でそれらを通してあなたの方法を働き、あなたに最適なものを試してみてください.

Outlookの予定表機能は一流であり、中央のExchangeサーバーを使用している組織で作業している場合は、共有予定表での共同作業、イベントの表示などに慣れているでしょう。これらすべての機能は、独自のローカルOutlookインストール内でシームレスに機能し、追加の機能と利便性を提供します。.

自宅では、同じプログラム内に非常に多くの機能を備えたカレンダーがあると便利です。電子メールアプリケーションからカレンダーアプリケーションに切り替える必要はありません。イベントをスケジュールし、マウスボタンを数回クリックするだけで参加者をすばやく招待できます。.

しかし、それで十分です。私たちは今あなたから連絡をもらわないのですか？私たちのディスカッションフォーラムであなたの考えを教えてくださいまたはあなたのコメントを貸してください.