Outlook 2013で仕事を作成および管理する方法

ホワイトボードやメモ帳を持っていて、絶えず進化する予定リストがある人、またはデスクやモニターにPost-itが飾られている人は、® あなたに重要な出来事を思い出させてください、それからこれはあなたのための記事です.

Outlookでは、タスクからなる予定リストを作成できます。予定リストには、期日の設定、リマインダー、カテゴリなど、さまざまなことができます。大事なことは、あなたが対話し、あなたを正直に保つことができる、もっと活発な種類のタスクリストを作成することです。.

タスクビューでの作業

最近、Outlook 2013のさまざまな複雑さについて説明してきました。そのため、初めての場合は、概要をお読みになることをお勧めします。.

それ以外の場合は、Outlookを[仕事]ビューまで開いて見回します。一見すると、かなり空っぽで不毛なのがわかります。それは、まだやらなければならないことや、実行するための用事のために、まだたくさんのことを埋めていないからです。.

それでは、仕事の進め方をプロのように使用し、Outlookで生活をさらに整理する方法を説明しましょう。少しの時間と作業で、包括的なタスクのセットを手に入れることができます。これらのタスクは、期限が来たときに通知するように設定することも、他の人に割り当てることもできます。!

タスクを追加する

はじめに、タスクを追加します。左側にはおなじみのフォルダペインがあります。このビューに新しいフォルダを追加して、効果的にタスクをカテゴリに整理することができます。必要に応じて、新しいフォルダグループを作成して、仕事と職業生活を分けることもできます。.

はじめに、My Tasksと呼ばれる1つのタスクフォルダーグループと、To-DoリストとTasksという2つのサブタスクフォルダーがあります。一番上のフォルダを右クリックすると、「新しいフォルダグループ」を作成し、それを作業タスクと呼びます。.

クイックタスクを追加するには、[ここをクリックして新しいタスクを追加する]をクリックするか、ホームリボンの[新しいタスク]をクリックします。以下の無題のタスクをチェックしてください。そこには、いくつかのオプションを適用したり、タスクとその詳細を表示したり、管理したりできます。.

いくつかの基本的な詳細情報を入力して[保存して閉じる]をクリックします。開始日、終了日（該当する場合）、ステータス、優先度、および完了率を選択できます。また、「リマインダー」ボックスをチェックして、仕事が期限切れになる時期をOutlookに知らせることもできます。.

タスクの表示、変更、および更新

いくつかのタスクを作成すると、それらがタスクビューに表示されます。期限の変更やカテゴリの割り当てなど、ここで基本的な変更を行うことができますが、実際に表示および編集する場合は、ダブルクリックして開く必要があります。.

これが私たちの仕事です。ステータスや優先順位などの変更を加えることができます。あるいは「詳細」ボタンをクリックすることもできます。.

タスクに関連する他の詳細がある場合は、ここにそれらを記入することができます。これはほとんどの人には関係ないかもしれませんが、あなたが独立系の請負業者やコンサルタントと取引する場合、これは彼らがあなたにおよそどれくらいの費用がかかっているかを追跡するための素晴らしい場所です。.

再発に移る前に言及できることが他にもいくつかあります。タスクインターフェースで悩んでいる間、追求する価値がないと判断した場合、または他の人からの入力が必要な場合は、タスクを削除または転送することができます。.

タスクの完了、完了、割り当て、ステータスレポートの送信など、タスクを管理することもできます。それについては後でもう少し話します。今のところ、定期的なタスクを設定する方法を簡単に確認しましょう。.

定期的な作業

定期的な仕事を作成することは、定期的な予定または定期的な会議を作成することと同じです。 [繰り返し]ボタンをクリックしたときに表示されるダイアログは、かなりよく知られているように見えます。.

それで、ここで私たちの「仕事について話す」タスクが毎週水曜日に繰り返されています。タスクが再発するまでにタスクを完了しなくても、別のタスクが生成されることにも注意してください。.

これは、x日に自動的に繰り返すのではなく、現在のタスクが完了とマークされるまでタスクを再生成しない「新しいタスクの再生成」オプションを選択することで上書きできます。.

他の人へのタスクの割り当て

「仕事について話す」というタスクがすべて設定されました。今度は他の誰かに手を加える必要があります。リボンの[仕事の管理]セクションにある[仕事の割り当て]ボタンをクリックします。.

これにより、タスクが電子メールとして開かれ、それを他の人にアドレス指定できます。この場合は、作業について話すタスクを他の人に割り当てるだけなので、それを電子メールで送信します。.

アドレスを「宛先」フィールドに入力したい場合は、アドレス帳からラッキーネームを選択することもできます。アドレス帳を設定しないでください。 GmailからOutlookに直接連絡先をインポートする方法など、連絡先を作成および管理する方法について読む.

その受取人には、「承諾」または「辞退」のオプションがある電子メールが届きます。上司を怒らせることはしたくないので、先に進んでタスクを承認します。その上、仕事のことについて話すことは決して悪い考えではありません。!

最後に、あなたの現在割り当てられているタスクの進捗状況（またはその欠如）を知りたい場合は。あなたは彼らにステータスレポートを送ることができます.

全体的に見て、平均的な在宅Outlookユーザーは自宅で用事をしたり雑用を開始する手段として仕事を使用する可能性が高くなりますが、仕事を遂行する能力の全範囲を知っておくと便利です。それではホームリボンの残りに移動し、そこからタスクを管理するために何ができるかについて話しましょう。.

タスクの管理とビューによるソート

あなたの一週間の間に、いくつかのタスクは実行されますが、いくつかは実行されません。あなたが完成したもの、あなたは完成したものとしてマークして忘れることができます。しかし、あなたが到達できないものはどういうわけか管理される必要があるでしょう、あるいはあなたはただ吹き飛ばされたタスクの増え続けるリストを持つでしょう.

それらを管理するいくつかの方法があります。リボンのその部分を見て、次にこれらのツールを最大限に活用する方法を説明しましょう。.

「リストから削除」ボタンをクリックすると、それが完了としてマークされ、リストから削除されます。 Outlookで、タスクが繰り返し発生している、または不完全であるなどの問題が発生した場合は、それに対して何をしたいのかを尋ねられます。.

タスクリストに表示されるタスクを直接操作することもできます。詳細については、次のスクリーンショットをご覧ください。フラグアイコンをクリックして完了のマークを付けることも、右クリックしてフォローアップオプションを確認することもできます。.

次のスクリーンショットでは、「足を上げてサッカーを見回す」という作業は明日の予定であることがわかりますが、来週のフォローアップのためにもマークしました。フォローアップタスクを作成すると、基本的にはそれを完了するのに最適な時間に複製されます。この場合、明日のタスクを完了としてマークするか削除することができますが、その重複したタスクは来週の予定です.

5つのプリセット間隔からタスクをフォローアップすることも、カスタムのフォローアップを作成することもできます。.

最後に、ビューを変更すると、大量のタスクを分割することができます。リボンに表示されていない場合は、[ビューの変更]ボタンをクリックするとこれらのオプションが表示されます。.

これが簡単なリストのようなものです。この見解では、完成状態やカテゴリ、その他の状態を区別することはできません。過去、現在、そして将来のすべてのタスクを1つの簡単なビューに表示するだけです。.

一方で、私たちが活動的な仕事によって私たちの見方を分類するならば、私たちは物事が私たちにとってかなり絞り込まれているのを見ます。.

生産性を最大限に引き出すためにタスクビューをすばやくソートまたは非表示にするように、タスクビューを常に変更することを忘れないでください。!

タスクオプション

最後に、自分自身にタスクオプションを知らせましょう。タスクオプションを使用すると、設定を変更したり、動作や外観を変更したりできます。 「オプション」 - >「タスク」をクリックして、ファイルメニューからアクセスできます。

期日、期限切れおよび完了したタスクの色、勤務時間、その他の簡単な調整を加えて、タスクに関する通知のオプションを設定できます。そのため、期限切れのタスクを鮮やかにしたい場合や、開始時ではなく一日の終わりにデフォルトのアラームを表示したい場合は、ここで変更を加えることができます。.

あなたが言うことができるように、Outlookはそれ自身が非常に広範囲のアプリケーションであることを明らかにしています、そして我々はまだカレンダーやメモについてまだ話していません！タスクを使用して、組織のスキルを少し向上させることができれば幸いです。設定や割り当てが本当に簡単で、これらのリマインダーを用意して、リストにあるすべてのものをゆっくりチェックしていくのはうれしいことです。.

それまでの間、私たちはあなたからの連絡をお待ちしています。ご質問やご意見がありましたら、お気軽にお寄せください。ディスカッションフォーラムに参加して、発砲してください.