ファイルを管理下に置くための5つの効果的な方法

あなたのコンピューターはデジタルジャングルです。清潔できちんとしたデザインの職場を選び、それを大きな混乱に変えるのはとても簡単です。ファイルが多すぎて、あちらこちらにあります。あなたが必要とするデザインファイルは、ほとんど見つけることが不可能になります。それでは、どのようにしてファイルが暴走するのを防いでいるのでしょうか。まあ、あなたは運がいいです、なぜなら ファイルを管理下に置くための5つの効果的な方法.

しかし、まず最初に：なぜ私たちのコンピュータと設計ファイルはそれほど簡単に制御不能になるのですか？同じ理由で、多くの人が厄介な部屋を持ち、クローゼットや物理的な作業スペースを整理しています。物理スペースをとらないコンピュータデザインファイルを作成するのはとても簡単なので、100を掛けることを除いて.

幸いなことに、コンピュータとデザインファイルを管理下に置くことはそれほど難しくありません。常識のピンチを追加し、自己規律のダッシュと混ぜ、そして繰り返し、繰り返し、繰り返します。心配しないでください - それはそれ以上に仕事に聞こえます。歯を磨くのと同じように考えてください。一度これらのことをする習慣を身に付けたら、それに気づくことすらありません。あなたは自然にあなたのコンピューターとデザインファイルを管理下に置く.

大丈夫、それ以上の面倒なことなく、ここにあります ファイルを管理下に置くための5つの効果的な方法.

1.古いファイルと不要なファイルの削除

（Mixy Lorenzoによる画像）

これは額をたたくことは明白に見えるかもしれませんが、時々最も常識的なステップが見落とされています。生産性向上ソフトウェア、ファイル合理化ワークフロー、および他のあらゆる生産性のナンセンスを忘れましょう。 古くて不要なファイルを削除する.

部屋の掃除や物理ファイルの整理と同じです。あなたは自分のものを見ていき、アイテムを見たときに次のことを決めます。これは重要なことですか？そうでなければ、あなたは冷酷にそれを捨てます. それは あなたがどのように整理されたままでいるか：あなたが持っているものの数を最小にすることによって。トリックや秘密はありません.

それはあなたのコンピュータ設計ファイルに関してはこの方法は変わらない。ファイルを調べていくときに、それぞれがまだ重要なものに関連しているかどうかを判断してください。そうでなければ、それを冷酷に削除します - あなたはそれを再び必要とすることはありません、そしてそれはあなたのデジタル作業場所を雑然とさせています。通常これらのファイルは、グラフィックやデザインの以前のドラフト、古いWebサイトファイルなどの古いプロジェクトファイルです。.

これで問題ありませんが、不要で古くて不要なファイルを削除するのはいつですか？結局のところ、実質的に誰もが自分の部屋を掃除するのが嫌いです.

まあ、あなたが部屋を掃除するスケジュールを立てる必要性を最小限に抑えることができるのと同じように、あなたがそれに遭遇したらすぐに物の世話をすることによってです。それは私たちを＃2へと導きます…

2.あなたが遭遇したファイルに対して直ちに行動を起こす

（John Brittonによる画像）

コンピュータデザインファイルの並べ替えやクリーニングをスケジュールしなくても済むようにするための最善の方法は、それを必要としないことです。あなたがファイルに遭遇するたびに、そのファイルに直ちに行動を起こす.

しかし、あなたは間違いなく忙しい人やギャルです。やるべきこと、あるべき場所があります。あなたがしていることすべてをやめて、あなたが遭遇するそれぞれのファイルの世話をすることはできません。それで、あなたはいつ行動を起こすべきかをどのように決めますか？? 5分ルールを使用します。 ファイルに対してただちに対処するのに5分以内にかかる場合は、すぐに対処してください。.

おなじみの？これは “影響を受けた” David Allenの人気本 GTD：物事を成し遂げる. その中で、彼はあなたがすぐにあなたが遭遇するタスクの面倒を見ることによってそれが数分以内で済む限り長く行うことを避けることができると言います。.

これはあなたのコンピュータデザインファイルにも適用されます。

• 半完成のロゴを見つけましたか？それを包み、それを送り出す.
• コードの一部でほとんど終わった？それを終わらせて.
• あなたがもう必要であると確信していないファイルのグループを持っていますか？それらを調べ、決定し、必要に応じて削除します.

そのため、＃1と＃2はファイルを管理下に置くのに役立ちます。しかし、もう1つ重要な要素があります。

3.フォルダをできるだけ少なくする

（スティーブライアンによる画像）

あなたの仕事の種類に合わせてフォルダをいくつか作成し、できるだけそのカテゴリに合わせて作成してください。数え切れないほどのフォルダが壊れてしまう（「ベクター」や「フォトショップ」など）ことにニッチを入れる代わりに、「ロゴ」や「ウェブサイト」のようなものを用意してください。または、プロジェクトごとにフォルダを作成し、それに関連するあらゆる種類のファイルをそこに置くこともできます。.

これはなぜですか？ 2つの理由

1. 決定的な麻痺はありません： ファイルはロゴ、ウェブサイトのもの、またはプロジェクトの一部ですか。それぞれのフォルダに入れるだけで完了です。.
2. 多すぎるファイル対策フィルタ： フォルダが多すぎるファイルでいっぱいになった場合は、古くて不要なファイルを削除する傾向があります。引き出しや他の部屋に隠しているのではなく、部屋の中にあるものを見すぎているようなものです。.

フォルダ名とカテゴリに特化しすぎないようにする. フォルダに名前を付けるほど、カテゴリが増えます。そしてより多くのカテゴリで、あなたは新しいファイルがどこに行くかを決めなければなりません。たぶんそれらの1つだけにうまく収まらないので、あなたは任意に1つを選ぶでしょう。さらにファイルを整理する時がきたら、前回同様のファイルを選択したカテゴリに戻ります。各ファイルがどのカテゴリに属しているのかが明確に分からないことは言うまでもありません。.

タグ付けシステムを使用しないのはなぜですか。そうすれば、フォルダを完全になくすことができますね。理論的にはこれでうまくいくはずですが、実際にはたくさんのファイルを作成しておくことを推奨します。.

これが起こるだろう：

1. あなたはあなたの初期ファイルにタグを付けます。.
2. あまりにも多くの具体的すぎるタグを作成することでタグに寛大になります - これは2つのタグから選択することができず、その1つのファイル用に特別に新しいものを作成することにしたため.
3. あなたはものを見つけるために圧倒的になるタグが多すぎることになります.
4. さらに悪いことに、あなたはあなたのファイル数を低く抑える必要性を感じていなかったので、あなたは今見た一般的なフォルダの中にそれらが絶えず見えていた場合よりも多くのファイルを持っています.

4.溝の自動整理機能

（Mark Sebastianによる画像）

自動整理機能（iTunesの自動名前変更および並べ替え機能はすべてのファイルに適用されると考える）は、ファイルを管理下に置くことを妨げるものです。彼らは自由なファイルの作成と保存を奨励しています。最初は問題ないように見えますが、ファイルが多いほど、すべてがどこにあるのかがわかりにくくなります。.

古いファイルや不要なファイルを削除しないでください。自動整理機能により、削除しないことをお勧めします。 Gmailのnever-delete-just-search機能のようなもの。しかし、1種類のコンテンツ（テキスト）しかないため検索が簡単な電子メールとは異なり、ファイルをこの方法で検索するのは困難です。特にビジュアルファイルやオーディオファイルの場合、コンテンツ内を検索する簡単な方法はありません。そのため、あなたが取り組まなければならないのはファイル名とそれにタグ付けされたメタ記述だけかもしれません。これはファイルオーバーロードのレシピです.

自動整理機能を使用しないことで、作成したすべてのファイルに対して責任を負うことになります。あなたはそれを見てそれに少なくとも一度注意を払うでしょう、それであなたはあなたのコンピュータ上の各ファイルをもっと意識するでしょう。このようにして、あなたのファイルがいつ制御不能になっているのか、そしてあなたが冷酷に削除する必要があるのか​​について、より良い感覚を得るでしょう。.

5.可能であればファイルを統合する

（画像：アルドゴンザレス）

これは簡単です。あなたがどういうわけか2つ以上のファイルを1つに統合することができるならば、あなたは当然より少ないファイルを持つでしょう。そしてより少ないファイルはより少なく雑然とします.

ファイルを統合することのもう1つの利点は、探しているものを見つけやすくなることです。あなたのファイルはより組織的になります。どうやって？関連するコンテンツがすべて1つのファイルにまとめられているので、同じプロジェクトに関連する複数のファイルを探す必要はありません。.

ファイルを統合する方法は？?

• テキストの場合は、関連するコンテンツを複数のファイルから1つのメインテキストファイルにコピー＆ペーストするだけです。.
• ビジュアルデザインの場合は、さまざまな要素やバリエーションを1つのメイングラフィックファイルにコピーして貼り付けることができます。.

すべてのメジャーグラフィックスアプリやマイナーグラフィックスアプリは、レイヤーとそれらのラベル付けおよびグループ化をサポートしているので、それを利用してください。ロゴのバリエーション、またはより大きなデザインの複数の側面 - すべて1つのグラフィックファイルで.

もちろん、あらゆる種類のファイルやコンテンツを統合できるわけではありません。例えばコード。だから、上記のタイトルが付けられているのはそのためです。 “可能であれば” - できる限り最善を尽くしてください、そしてファイルの数を減らすのを助けるどんな量でも純利益です.

ファイルを効果的に管理する

うまくいけば、これらの5つの方法は単なる生産性ポルノではなかった：あなたがあなたの人生で望ましい結果を得る実際の仕事をすることを避けるために読むべきこと。いいえ、これらはあなたのコンピュータとデザインファイルが暴走しないようにするためにあなたが今適用し始めることができる実用的なものであることを意図して書かれました.

誰も積極的に自分のコンピュータと設計ファイルを整理して管理したいとは思いません。だからこれらの5つの方法はあなたがそれをする必要性を避けるだろう習慣を形成するのを助けるでしょう。そして他の習慣と同様に、最も重要なことはただそれらをやり始めることです.

要約すると、ファイルを管理下に置くための5つの効果的な方法は次のとおりです。

1. 古くて不要なファイルを無意味に削除する
2. 遭遇したファイルに対して即座に行動を起こす
3. フォルダをできるだけ少なくする
4. 溝の自動整理機能
5. 可能であればファイルを統合する

あなたの番：あなたのコンピュータとデザインファイルを効果的に管理下に置くのを助けた他の方法?

編集者注： この投稿はによって書かれています オレグ・モホフ Hongkiat.comのために。 Oleg Mokhovは、世界で最もモバイルなエレクトロニックミュージシャン、Webおよびビジュアルデザイン愛好家であり、プレミアムロイヤリティフリーのミュージックストアSoundtracksterの共同創設者です。.