重要なOutlookメッセージを目立たせるために条件付き書式を使用する

Outlookでは、列の追加と削除、メッセージのグループ化と並べ替えなど、さまざまな方法でフォルダビューを作成およびカスタマイズできます。 Outlookのプロパティ（送信者、件名、タイムスタンプなど）に基づいてOutlookがさまざまな方法でメッセージを表示するようにルールを適用することもできます。これはと呼ばれます 条件付き書式. 仕組みを見てみましょう.

更新：条件付き書式はWindows版のOutlookと ではない macOSのバージョンありがとう、クリスティ!

入門

条件付き書式の設定を開始するには、[表示] - [表示設定]に進んでください。.

フォルダの先頭を右クリックして[表示設定]コマンドを選択して、詳細表示設定にアクセスすることもできます。.

[詳細表示設定]ウィンドウでは、フォルダ表示をカスタマイズできます。 「条件付き書式」ボタンをクリック.

これにより、条件付き書式設定ウィンドウが開き、メッセージの書式設定方法に関するさまざまな規則を設定できます。.

「このビューのルール」リストに表示される項目は、カスタマイズされていないフォルダビューに付属のデフォルトのルールです。たとえば、「未読メッセージ」は太字の青いSegoe UIフォントで11ポイントのサイズで表示されていることがわかります。.

ルールのしくみ

「規則」とは、Outlookがフォーマットを適用するためにメッセージが満たす必要がある条件です。たとえば、デフォルトのルールでは、メッセージが未読としてマークされていると、「未読メッセージ」ルールが有効になります。そのルールがアクティブになると、Outlookは太字の青の11ポイントのSegoe UIフォントを使用して表示します。.

Outlookはリストの上から順番にルールを適用します。リストの上位にあるルールは、下位にあるルールよりも優先されます。これは実際にどのように機能しますか？ 2つのルールがあるとします。1つはフォントを緑色に変更するリストの上部にあり、もう1つはフォントを赤色に変更するリストの下にあります。メッセージが両方のルールの条件を満たす場合、そのルールはリストの上位にあるのでフォントは緑色に変更されます - フォントを赤色に設定するルールは無視されます.

デフォルトの規則では、フォントを変更することしかできません。デフォルトのルールを削除したり、順序を移動したり、ルールの条件を変更したりすることはできません。ただし、「このビューのルール」リストでデフォルトのルールをオフにすることで、デフォルトのルールを無効にすることができます。.

新しい規則を追加する方法

条件付き書式設定ウィンドウで、「追加」ボタンをクリックします。 「無題」と呼ばれる新しい規則がリストに追加されます。あなたのルールに名前を付けて、それから「条件」ボタンをクリックしてください.

[フィルタ]ウィンドウでは、メールをフォーマットするために満たす必要がある条件を決定できます。.

ここでは単純な例を使用して、「Rob Woodgate」によって送信され、件名フィールドに「Outlook」という単語が含まれているメッセージを検索するようにします。.

これを行うには、まず[差出人]ボタンをクリックしてアドレス帳を開き、連絡先を選択します。.

次に、[Outlook]を[Search for the word（s）]フィールドに追加し、[In]ドロップダウンリストから[Subject Field Only]オプションが選択されていることを確認します。完了したら、[OK]をクリックします。.

条件付き書式に戻り、「フォント」ボタンをクリックします.

設定したフィルタに一致するメッセージを紫色で太字で表示します。必要に応じて設定し、[OK]ボタンをクリックし、もう一度[OK]をクリックして[条件付き書式設定]ウィンドウを閉じ、もう一度[詳細表示設定]ウィンドウを閉じます。.

ルールはすぐに適用されます。あなたは私たちの条件を満たすメッセージが今太字で紫色であることを以下で見ることができます.

これは単なる例です。非常に複雑なものであっても、たくさんの条件を追加できます。そのフィルタウィンドウに戻って、あなたが選ぶことができる追加条件の束を見るために“ More Choices”タブに切り替えることができます.

ここでは、以下の条件でメッセージを一致させることを選択できます。

• 特定のカテゴリに割り当てられています
• 既読または未読
• 添付ファイルがある、または添付ファイルがない
• 高、中、低の優先度としてマークされている
• あなたによって、他の誰かによって、だれによってもフラグが立てられているか、完了としてマークされています
• あなたが探しているテキストは大文字小文字を一致させる必要があります
• 特定のサイズ、特定のサイズより大きいか小さい、または2つのサイズ間

「詳細」タブに切り替えると、複雑な条件を作成できます.

[詳細設定]タブでは、Outlookの任意の場所から任意のフィールドを選択したり、一致させる条件を選択したりできます。これは、送信者を正確なアドレスに一致させるなど、きわめて単純な場合がありますが、選択肢はたくさんあります。あなたが受信したEメールにあなたのルールを一致させたいとしましょう。 [フィールド]ボタンをクリックし、[日付/時刻フィールド]をポイントしてから、[受信済み]オプションをクリックします。.

「条件」ドロップダウンをクリックして条件を選択してください.

選択はあなたが予想するよりもはるかに大きいです：

• どんなときも
• 昨日
• 今日
• 明日
• 過去7日間に
• 向こう7日間
• 先週
• 今週
• 来週
• 先月
• 今月
• 来月
• に
• 前後に
• 期日またはそれ以前
• の間に
• 存在する
• 存在しない

そしてあなたが選ぶことができる他の分野はオプションの同じような量を提供します.

条件を選択して値を追加し、[リストに追加]ボタンをクリックします.

好きなだけリストに条件を追加できます。いくつのフィールドがあるのか​​を知るために、「All Mail fields」メニューだけを見てみましょう。.

「All Contact fields」メニューには4列以上のオプションがあります - 多くの場合、賢明なスクリーンショットには収まりません。それで、私たちはそれぞれの分野と条件を通過するつもりはありません、しかし今、あなたはそれらがどこにあるかそしてそれらをどのように使うかを知っています.

あなたが好きなように物事を得るためにルールの中に複数の条件を設定することができます。過去7日間に受信した特定の連絡先からのメッセージで、件名に特定の単語が含まれている場合、Outlookにメッセージを赤い16ポイントフォントで表示させたい。, そして 添付ファイルを含めますか？問題ない.

ルールを削除する方法

ルールを作成した後でそれが不要になった場合は、簡単に削除できます。 [条件付き書式設定]ウィンドウで、削除するルールを選択して[削除]ボタンをクリックします。作成したルールのみを削除でき、Outlookに組み込まれている既定のルールは削除できないことを忘れないでください。.

あなたはあなたが好きなだけ多くの条件を追加することができ、あなたが好きなだけ多くのルールを持つことができます。また、前に示したように、条件付き書式設定ルールを適切に設定したら、ビューを別のフォルダにコピーすることも、必要に応じてすべてのフォルダにコピーすることもできます。.