Microsoft Outlookのカスタム検索フォルダで時間を節約する

Outlookでの検索は非常に簡単ですが、定期的に検索すると同じ検索を何度も入力する必要がなくなります。カスタム検索フォルダを使用すると、これらのカスタム検索を保存して、クリック1〜2回で検索できるようになります。.

また、カスタム検索フォルダを保存済み検索のように考えるのは魅力的ですが、実際にはそれよりもクールです。これらは自動的に更新されるため、実際にはGmailのラベル機能に似た仮想フォルダのように機能しますが、より強力です。特定の人からの未読のメッセージ、および1つ以上の添付ファイルがあるメッセージのみを表示するフォルダが必要ですか。問題ない.

設定方法を見てみましょう。.

Outlookで定義済み検索フォルダを作成する

Outlookには、利用できる定義済み検索フォルダが既にいくつかあります。これ以上カスタマイズすることはできませんが、念のために最初に検討する価値があります。.

まずはじめに、ウィンドウの左側にあるOutlookデータファイルのフォルダリストの一番下に検索フォルダがあります。各データファイルには独自の検索フォルダがあるため、Outlookを使用して複数のアカウントを確認する場合は、それぞれに異なる検索フォルダを設定できます。.

ただし、最初の検索フォルダを作成するまで、その「検索フォルダ」フォルダを選択することすらできません。検索フォルダを作成するには、リボンの[フォルダ]タブに切り替えて、[新しい検索フォルダ]ボタンをクリックします。.

これにより、[新しい検索フォルダ]ウィンドウが開きます。メールの閲覧、ユーザーとリストからのメール、メールの整理などのカテゴリに分類された一連の定義済み検索フォルダが表示されます。ほとんどのフォルダは一目瞭然なので、詳細には説明しません。フォルダを参照するだけで済みます。.

ここでは、未読メールを表示する新しい検索フォルダを作成しています。どのフォルダに保存されていても、未読のメールがすべて表示されるので、周りにある便利な検索フォルダです。作成したい検索フォルダをクリックし、[OK]ボタンをクリックするだけです。.

かなり単純ですね。それでは、もっと強力な独自のカスタム検索フォルダを作成してみましょう。.

Outlookでカスタム検索フォルダを作成する

カスタム検索フォルダを使用すると、定義済み検索フォルダに含まれていない追加の条件を使用できます。Outlookメッセージに含まれるフィールドでほとんど検索できます。さらに重要なのは、複数の基準を使ってメッセージを選択するカスタム検索フォルダを作成することです。たとえば、特定の人からのメッセージのみを表示し、件名に特定の単語を含めることができます。.

検索フォルダを作成するには、リボンの[フォルダ]タブに切り替えて、[新しい検索フォルダ]ボタンをクリックします。.

[新しい検索フォルダ]ウィンドウで、リストの一番下までスクロールし、[カスタム検索フォルダを作成する]オプションを選択して、表示される[選択]ボタンをクリックします。.

[カスタム検索フォルダ]ウィンドウで、フォルダの名前を入力します。.

次に、検索条件を設定しますので、[Criteria]ボタンをクリックします.

[検索フォルダの条件]ウィンドウでは、検索を本当にカスタマイズできます。また、必要な数の条件を選択できます。.

[メッセージ]タブには、件名またはメッセージ本文、送信者、および受信者の特定の単語を検索するための基本的な条件が含まれています。他の人と「To」行または「To」または「Cc」行で自分が唯一の人であるメッセージに検索を制限することもできます。.

また、メッセージの受信、送信、変更などに基づいてメッセージの時間範囲を指定することもできます。たとえば、過去7日間に受信したメッセージだけを表示できます。.

「その他の選択肢」タブには、検索を絞り込むためのさらに多くの基準があります。特定のカテゴリのメッセージ、未読または添付ファイルのあるもの、メッセージの重要性、フラグが立てられているかどうか、さらに実際のメッセージのサイズで検索できます。ちなみに、最後のものは大きな添付ファイルを見つけて削除するのに役立ちます。.

[詳細設定]タブでは、Outlookオブジェクトが保存できるすべてのフィールドに基づいて条件を追加できます。たくさんありますので、ここでは説明しません。あなたが他のタブであなたが見つけなかった何かで検索する必要があるならば、あなたはその「フィールド」ボタンをクリックしてメニューを閲覧することによってあなたがそれを見つけることができるでしょう.

これら3つのタブで必要な条件をすべて設定したら、先に進んで[OK]ボタンをクリックし、[カスタム検索フォルダ]ウィンドウに戻ります。完了する前に、ここでもう1つ設定したいことがあります。.

既定では、作成したカスタム検索はOutlookデータファイル内のすべてのフォルダーから取得されます。特定のフォルダに限定したい場合は、[参照]ボタンをクリックしてください。.

[フォルダの選択]ウィンドウで、検索に含めるフォルダを選択し、[OK]ボタンをクリックします。.

そして、メインのカスタマイズウィンドウに戻り、先に進んでもう一度「OK」をクリックしてください。.

Outlookがカスタム検索フォルダを作成し、フォルダビューに追加します.

慣れれば、カスタム検索フォルダ機能は非常に強力です。検索フォルダを使用できるのは、ほんの一例です。

• 上司とのメッセージ
• カテゴリ別の未解決のフォローアップフラグを持つメッセージ（たとえば、個人用カテゴリの未解決の項目のみを検索できます）
• 重要度の高いメッセージ
• クライアントとの間でやりとりされるメッセージ（検索ボックスにその全ドメインを使用し、すべてのフィールドを検索することもできます）
• 添付ファイル付きで一定サイズを超えるメッセージ（大きな添付ファイルを取り除き、データファイルのサイズを縮小するのに最適です）

そしてそれは表面を傷付けるだけです。それで、あなたはどんな種類の検索フォルダーを作成しますか？コメント欄でお知らせください!