データ検証を使用してExcelへのデータ入力を制限する方法

Excelスプレッドシートを使用して他の人からデータを収集しても、慎重に計画されたセルに間違った種類の情報が記入されていることが多い場合は、データ検証によって役立つことがあります。.

このツールを使用すると、適切にフォーマットされたデータのみを許可するように特定のセルを制限できます。誰かが経費報告書の「15.68ドル」ではなく「空港での昼食」のようなものではないと入力した場合、Excelは正しい入力が得られるまで入力を拒否します。人々があなたの時間を無駄にしないようにするための受動的で積極的な方法として考えてください.

例として、How-To Geekの基本的な経費報告書ワークシートを紹介します。特定のセルに、通貨としてフォーマットされた数値（つまり、いくつかの数字、その後に小数点、さらに2つの数字）のみを入力するようにしたいとしましょう。.

まず、制限したいセルをすべて選択します。.

リボンの[データ]タブに切り替えて、[データ検証]ボタンをクリックします。ウィンドウがフルサイズではなく、ラベルが見えない場合は、2つの横方向のボックス、緑色のチェックマーク、および赤い×印が付いたアイコンです。.

[データ検証]ウィンドウの[設定]タブで、[許可]ドロップダウンメニューをクリックします。ここでは、選択したセルに合わせて特定の種類の入力を設定できます。経費報告書では、ユーザーが小数点以下2桁の数値を入力するように主張するので、[小数点]オプションを選択します。セルにテキスト、時間または日付、特定の長さのテキスト、さらには独自のカスタム検証を含めるなど、他の基準を選択することもできます。.

[許可]ドロップダウンで選択したデータの種類にかかわらず、残りの[設定]タブで利用できるオプションが変わります。通貨に対応する数値が必要なので、[データ]ドロップダウンを[間​​]設定に設定します。次に、最小値0.00と最大値10000.00を設定しています。これは、ニーズを満たすのに十分な値です。.

これをテストするには、[OK]をクリックして検証設定を適用してから、不適切な値を入力してみます。たとえば、朝食の値として、食事代ではなく「pancakes」と入力すると、エラーメッセージが表示されます。.

それは人々が正しい種類のデータだけを入力することを制限しますが、それは彼らにどんな種類のデータが必要とされるかについてのどんなフィードバックも与えません。それでは、それも設定しましょう。.

[データ検証]ウィンドウ（リボンの[データ]> [データ検証]）に戻ります。ここには2つの選択肢があります（必要に応じて両方を使用できます）。 「入力メッセージ」タブを使用すると、データ検証がオンになっているセルを選択するたびに、必要なデータの種類をポップアップツールチップに表示させることができます。また、「エラーアラート」タブを使用して、間違った種類のデータを入力したときに表示されるエラーをカスタマイズすることもできます。.

最初に「入力メッセージ」タブに切り替えましょう。ここで、「セルを選択したときに入力メッセージを表示する」オプションがオンになっていることを確認してください。次に、入力ツールチップにタイトルとテキストを入力します。あなたが下で見ることができるように、セルの1つをクリックするだけで、人々に予想されることを知らせるメッセージをポップアップする.

「エラーアラート」タブでは、間違った種類のデータを入力したときに表示されるエラーメッセージをカスタマイズできます。 「無効なデータが入力された後にエラー警告を表示する」オプションがオンになっていることを確認してください。エラーメッセージのスタイルを[スタイル]ドロップダウンから選択します。メッセージの強度に応じて、停止（Xの付いた赤い丸）、警告（感嘆符の付いた黄色い三角）、または情報（小文字の「i」の付いた青い丸）を選択できます。.

メッセージのタイトル、メッセージの本文を入力し、[OK]をクリックして終了します。.

今、誰かが不適切なデータを入力しようとした場合、そのエラーメッセージはもう少し有用です（または、あなたが好めば皮肉）。.

データ検証を設定するためのちょっとした余計な手間がかかりますが、他の人からデータを収集するためにスプレッドシートを使用すれば、後で時間を節約することができます。自分のミスを防ぐのにも便利です。そのデータに依存する数式やその他の自動化タスクを設定した場合、これは二重に当てはまります。.