二度と文書をファックスしない方法

ファックス機はまだ世界中のオフィスで順調に進んでいます。政府機関、弁護士、医師、およびその他の動きの遅い組織は、依然としてファックスを必要とすることが多いです - せいぜい、それは必要な悪です.

実際にはそうではありませんが、ファックスは電子メールよりも安全であると見なされることがよくあります。ファックス機は暗号化なしで電話回線を介して通信し、ファックス機は多くの場合誰かが文書を容易につかむことができる忙しい場所に置かれる。.

ファックスの代替手段

ファックスに代わるものはたくさんあります。法律によって制限されていない場合、または相手方がファックスを使用することを要求している場合は、次のいずれかの方法を試してください。

• 電子メール文書はい、謙虚なEメールは多くのファックスを置き換えることができます。とにかく、コンピュータから入力された文書をファックスで送信しているのではないでしょうか。ファイルを電子メールに添付するか、重要なテキストを電子メール自体に含める.
• スキャンとEメール：スキャナーとしても機能するファックス機をお持ちの場合は、それを使用して紙の文書をコンピューターにPDFファイルとしてスキャンすることができます。それらを一緒に送るために電子メールにそれらのPDFファイルを添付してください。あなたはあなたの電話を使って文書をスキャンすることさえできます - 確かに、それは最高品質にはならないでしょう、しかし我々はいくつかのかなり低品質のファクシミリを見ました.
• 文書をアップロードする： 一部の組織では、これらのスキャンした文書ファイルを単に電子メールで送信するのではなく、Web上にアップロードすることを許可することがあります。.
• カタツムリメールを使う：カタツムリメールはファックスより遅い代替手段ですが、多くの点でより悪いですが、いつも悪いわけではありません。ファックス機を持っておらず、文書が緊急でもない場合は、通常、文書をファックス送信するのではなく、ほとんどの組織に郵送することができます。確かに、あなたは郵便システムに対処する必要がありますが、少なくともあなたは何もファックスする必要はありません.

印刷せずに文書に署名する

あなたは文書に署名して誰かに送る必要があるかもしれません、そしてそれらが印刷されたらあなたはそれらをファックスしたくなるかもしれません。結局のところ、代替策は文書を印刷し、それに署名し、それをあなたのコンピュータにスキャンインし、そしてそれを電子メールで送ることでしょう。これを行うのに時間を無駄にするのではなく、あなたはあなたのコンピュータ上の文書にあなたの本当の署名を適用するためにソフトウェアを使うことができます。署名を一度キャプチャするだけで、ドキュメントに適用できる画像として保存されます。印刷しなくても簡単に将来の文書に署名できます.

スタイラス付きのタブレットをお持ちの場合は、スタイラスを使って画面に直接文書に署名することもできます。.

オンラインで文書をファックスする

オンラインファックスサービスでは、あなた自身のファックス機や電話回線さえも必要とせずに文書をファックスすることができます。 Webベースのインタフェースを使用して文書をアップロードし、受信者の電話番号を入力します。サービス自体がすべてのラストマイルのものの世話をし、自分の電話回線を介してリモートのファックス機にあなたの文書をファックスする.

ファックスを送信する必要がほとんどない場合は、これらのサービスを使用すると、1セントを費やすことなく、あちこちに数ページを送信できます。あなたがより頻繁に書類をファックスしなければならないならば、あなたは何かを払わなければならないかもしれません - しかし、あなたはとにかくファックス機と電話回線のために払わなければならないでしょう.

これらのサービスには技術的にはファックスが含まれますが、少なくとも不格好な古いファックス機を使う気はしませんし、固定電話を使う必要もありません。.

オンラインでファックスを受け取る

ホームオフィスがある場合、ファックスを受信するのは頭痛の種になる可能性があります。ファックス機は常にオンになっていて、常にファックスを聞いている必要があります。電話をかけているときにファックスを見逃さないように、ファックスを受信するには専用回線が必要です。固定電話が縛られていないと確信している場合は、特定の時間に他の人に文書をファックスで送信するように依頼することもできます。.

これらすべてのナンセンスに対処するのではなく、あなたに文書をスキャンして電子メールで送るように人々に依頼してください。電子メールに頼らないのであれば、他のツールを使用することもできます。たとえば、JotFormとDropboxを使用して、人々がPDFファイルをアップロードしてDropboxのフォルダに表示できるWebページを作成できます。.

また、専用のファックス番号を提供し、そこでファックスを受信できるサービスを使用することもできます。これらは一般的にお金がかかります - 結局のところ、ファックスサービスは専用の固定電話番号を支払い、あなたのためにそれを監視しなければなりません。 eFaxは月に10個の無料受信ページを提供していますが、無料の送信ページはありません。 HelloFaxでは、5つの無料ページを送信できますが、それで終わりです。すべての無料のオンラインファックスサービスにはこのようなキャッチがあります - あなたが最も重要な機能の支払いをしなければならない間、無料のオファーはあなたを引き込むために存在します。ファックスにはファックスや固定電話の電話番号とのやり取りが含まれます。これは無料ではありません。それはまたビジネス目的のためにしばしば使用されます、そしてビジネスはこの種の事にお金を使うつもりです.

最後の手段：所有していない実際のファックス機を使用する

あなたがオンラインサービスやカタツムリのメールに対処したくなくて、あなたが絶対に時折文書をファックスとして送る以外に絶対に選択の余地がないならば、あなた自身のファックス機を購入して固定電話を使う代わりがあります。あなたはおそらくコピーを提供する地元の店を訪れることができます、そして彼らはあなたにファックスを送るためにあなたに数セントを支払わせるでしょう。ファックスを頻繁に送信する場合、これは理想的ではありませんが、年に一度ファックスを送信する必要がある場合は、これで問題ありません。.

もちろん、これはまだファックス機を使うことを含みます。一部の組織は単にファックスを要求しているだけで、非常に機密性の高い文書をWebベースのファックスサービスにアップロードするのは快適ではないかもしれません。ファックスを要求する組織に対処しなければならない場合、できることはあまりありません。.

ヘルスケアや法的機関が最新の代替手段の代わりに古いファックスシステムを使用し続けることを奨励する規制がある場合を除いて、まだしばらくの間ファックスは送信されています。.

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