あなたの教授に電子メールを送り、速い応答を得る方法

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教授は周りで最も忙しい人たちです。彼らは講義し、勤務時間を握り、大学院生や同僚と協力し、会議やその他の公の行事に出席し、そして研究を行い、発表しそして発表しなければならない。しかし、時間が足りなくても、Eメールで連絡を取り、タイムリーな回答を得るための方法があります。そうすれば、より少ない失敗で作業を続けることができます。.

名前に顔を付ける

最初のEメールを送信する前に、教授と直接会うのが理想的です。学校の最初の週に自己紹介をしましょう。あなたの教授にあなたの興味、あなたの質問、あるいはあなたに特有の何かについて知らせましょう。あなたがそれらをより個人的に知るようになるのにあなたが十分気にかけていることを示すことはあなたの要求に関してはタイムリーに対応することを彼らに勧めます。あなたが残した印象が良いほど、彼らはあなたを思い出すことができます.

課題についての質問と共にその最初のEメールを送る時がきたら、あなたの教授はあなたの顔をあなたの名前にすることができるでしょう。それは彼らがあなたのEメールを状況に入れるのを助けます。彼らが過去にあなたとすでにうまくコミュニケーションしているならば、彼らは躊躇せずに再びコミュニケーションをとることをより喜んでいるでしょう。そしておそらく彼らは、あなたが本気の学生であることをすでに信じているでしょう。.

詳細な件名を使用する

件名行は、電子メールにタイムリーに返信されることになるとすべてです。まず第一に、知らない送信者から人々が電子メールを受け取るとき、彼らは手がかりを求めて件名を調べます。件名だけに基づいて、彼らはスパムに見えるか単に彼らに重要ではないメールを削除するかもしれません.

今、教授は管理上およびクラス関連の問題のために学生の電子メールに返答する義務を負っています。しかし、件名は、あなたの教授に早く通うためにはまだ重要です。それを見たときにあなたの教授がすぐにそれを開いて読むように - 後で読むためにそれをファイリングするのではなく - 主題行を作りなさい。 （次の目標は、読んだ直後にあなたの教授がすぐに返信するようにEメールを作成することですが、後のセクションでそれについて説明します。）

だからあなたの電子メールを送信する前にその特定の目的にそれを絞り込む。件名にできる限り直接その目的を述べてください.

「私はあなたのクラスに登録したいのですが」を使う代わりに、具体的にクラス名とそれらがどのようにあなたが登録するのを助けることができるかを述べてください：

あなたがより具体的になれるほど、あなたはあなたの教授のためにそれをより容易にします。非常に具体的な見出しで、彼らは彼らに何が期待されているのか一目でわかります。.

礼儀正しく正式

良い件名を使用したら、あなたのオープニングがあなたの教授が全メッセージを読むことを妨げないことを確かめる必要があります。あなたは「ちょっと」と言ってそれからあなたのメッセージを続けたくありません。それは、効果的なコミュニケーションを妨げる可能性がある、非専門的なトーンを設定します。あなたは礼儀の側で誤解したいです.

たとえそれがいくらかの不正確さを許すことを意味するとしても、あなたのメッセージをできる限り丁寧にそして丁寧に書きなさい。たとえば、一般的な要件を満たすために、夏の間にコミュニティカレッジクラスを受講しているとします。あなたの講師は技術的には教授ではありませんが、今年はパートタイムの授業を始めたばかりです。.

正式な、礼儀正しい、そしてそれはあなたが良いコミュニケーションを確立することに熱心であることを示しているので、あなたはまだ「教授」としてそれらを演説したいと思います。訂正されるまで礼儀の側で誤解しなさい - あなたの講師があなたにそれらを「ミスター」と呼ぶようにと主張した時ボブ」または「ジョーイ」

ここにあなたのメッセージを丁寧に保つためのいくつかの他の方法があります：

• 常にあなたの名前でサインオフしてください - クラスにたくさんの学生がいる場合はできれば最初と最後に.
• あなたのメッセージを読んでくれたことに対するあなたの感謝の気持ちを表す文章やフレーズで閉じましょう。それはあなたの名前を署名する前の文、「このジョン教授を拝見していただきありがとうございます」などです。あるいは単に「ありがとう」の後にあなたの名前を続けることもできます。.
• 話題について接線をつけることはあなたが本当に彼らの時間を尊重しないことを示します。.
• 彼らがあなたが要求していることは何でもすると仮定しないでください。前提条件を満たしている場合は、コースへの参加を許可するなど、教授が学生にやらなければならないことがいくつかあります。しかしそうであっても、彼らがあなたが求めることを何でもすると仮定しないでください。あなたは失礼を示したり、彼らがあなたを助けたいのであれば、そして彼らが理由を再考する理由を与えたくありません。それで丁寧に尋ね、できるだけ少ない仮定を示して.

適切な名前とラベルを使用する

すでにカバーされているように、あなたの特定の件名の中で適切なラベルを使い、あなたの教授を丁寧に参照してください。ラベル、数字、日付と時刻が正しいことを確認してください。会議の時間が明確でない場合や誤って間違ったテストを参照している場合は、明確にするために、教授は二重チェックを行い、場合によっては再度電子メールを送信するために余分な時間を費やす必要があります。これは、複数のEメールにまたがる会話に対する潜在的に素早い応答を可能にします。.

ポイントに固執する

あなたが電子メールに接したり、目の前の仕事に必要な以上の（個人的な）情報を漏らしたりするとき、それはあなたの教授の貴重な読書時間をあなた自身の時間と同様に結局無駄にします。その点にこだわることは、Eメールの送信に費やす時間を削減し、説明のために余分なEメールを書く必要性を減らすためのいくつかの方法のうちの1つです。.

「私はどうかと思っていましたか」、「あなたはおそらくあなたが……と思っていますか？」のように、不要な単語やフレーズを削除します。代わりに、質問をしてください。あなたの教授にとても率直であることは恐ろしいかもしれませんが、実際には長い間そうではありません。あなたはプロのやり方で要点を理解することを学ぶでしょう、そしてそれは自信を構築します.

これは読むのに時間がかかり、長い形式では気を散らすメッセージの例です。

ご覧のとおり、要約形式はメッセージをより効果的に伝えます。

短くする

短くすることは、ポイントを維持することに似ています。理想的には、段落内に3〜4文を超えないようにします。また、1つのメッセージに段落が多すぎることを避けたい場合もあります。あなたの教授があなたを知り、彼らがあなたを助けることができる方法をよりよく理解するのを助けるようなフィードバックや個人的な話を共有しているのでなければ、つまり.

直接リクエストする

たとえあなたがすばらしい件名を持っていたとしても、あなたはまだメッセージ自体の中でフォローアップする必要があります。あなたは直接あなたの要求をすることによってそうします。あなたが質問として要求を言い表すならば、それはより明確かもしれません。あるいは、「Please…[request here]」というオープナーを使用する場合は、トピックに関する意見を得るためだけに教授に電子メールを送信している場合でも、共有に時間がかかることを要求しているため、それでも要求です。彼らが知っていること.

あなたの教授があなたが彼らに尋ねることについて質問をしないようにあなたの要求をはっきりさせてください。あなたがこの重要なステップを達成することができれば、あなたの教授があなたの電子メールを読んだ直後に行動を起こすのを助けることができます。そして、あなたは彼らから素早い応答を得るだ​​けでなく、あなたはずっと早くその待機クラスに入るでしょう。.

ファローアップ

たとえあなたがあなたの教授に電子メールを送るのに上の原則を首尾よく適用しても、あなたが時機を得た応答を得ないならば、それはあなたの教授がまだあなたのEメールに届いていないか現在しばらく利用できないことかもしれません。理由が何であるかを心配する必要はありません。2日間以上連絡がない場合は、慎重にフォローアップしてください。キャンパスが異なれば、時宜を得た対応と見なされる方針や文化は（たとえ書かれていなくても）異なるので、それはあなたの教育機関や文脈によって異なります.

上記のサンプル原則をフォローアップEメールに適用してください。何らかの理由でまだ問題が解決しない場合は、さらに3〜4日後に別のフォローアップメールを送信することをお勧めします（これも状況によって異なります）。それとも、あなたの教授と直接話し合う時間かもしれません。それが事実であるならば、あなたが彼らから電子メールを介して最も良いコミュニケーションをする方法を見つけることを確認してください.

必要に応じて教授と効果的にコミュニケーションをとることで、特定のクラスで成功する可能性が大幅に向上します。あなたの仕事に集中し続けることができるように、タイムリーに、スムーズにそして生産的にそのコミュニケーションを保ちなさい.