Outlook 2013で連絡先を作成および管理する方法

連絡先がない場合、Outlookはあまり役に立ちません。もちろん、電子メールアドレスを入力することはできますが、時間がかかり、間違いが発生しやすいです。連絡先をOutlookに表示しておくほうがいいので、数回クリックするだけでクイックメッセージをすばやく表示できます。.

最近の記事で、Outlookの使用方法について説明しました。今日は連絡先の処理を含むように拡張します。あなたの連絡先はあなたのOutlook経験、あなたが対応する相手、そしてあなたがアプリケーションをどのように使うかの中心になるでしょう.

ご想像のとおり、Outlookを使用して多数の連絡先管理を行うことができます。使用する前にアドレス帳を設定しておくと非常に便利です。.

アドレス帳を作成する

連絡先の管理を始めるには、まずPeopleモードを開いて仕事に取り掛かることができます。アドレス帳に連絡先を追加する方法はたくさんあります。はじめは、Webメールや他の電子メールプログラムなどの他のソースからアドレス帳をインポートすることがよくあります。.

あなたが持っているそれぞれのEメールアカウントに対して、あなたはアドレス帳を持つことになるでしょう。この特定の状況では、ローカルのOutlookデータファイル用のローカルアドレス帳があり、別のアドレス帳が電子メールアカウントに関連付けられています。.

いずれにしても、インポートするアドレス帳がない場合に手動で連絡先を追加できるように、基本をカバーしましょう。次のスクリーンショットでは、新しいアドレス帳の一部が表示されています。現時点では完全に空です。.

開始するには、「新規連絡先」ボタンをクリックするだけで、新しい連絡先ウィンドウが開きます。あなたが飛び出すかもしれない最初のことはそれが現れるのはどれほど忙しいのかということですが、リボンの多くの機能を見過ごすならば、それはかなり標準的な、すぐに使える連絡先フォームであることがわかるでしょう.

それでは追いかけて、適切な値を入力してHow-To Geekに連絡しましょう。不要な画像を追加することもできますが、それでも当たり障りのないつまらないアドレス帳で、退屈なアドレス帳です。.

連絡先を入力したら、[保存して閉じる]をクリックするか、[保存して新規]をクリックして別の連絡先を作成します。それをしましょう。まったく新しい連絡先を作成するか、同じ会社に新しい連絡先を作成するかを選択できます。.

この場合、タイピングの時間を節約するために後者を選択します。その後、「保存して閉じる」をクリックして新しいアドレス帳エントリを表示します。.

悪くないです、我々はすでに我々が電子メールを送ることができる2つの連絡先を持っています、しかし、人、これは時間がかかります。連絡先情報を別のソースからOutlookに移動できれば、はるかに簡単になります。.

Webメールサービスなどを使用している場合は、連絡先がそこにある可能性が最も高いため、Outlookにインポートする必要があります。連絡先を1つずつ入力する場合は、最も確実に入力できますが、Thunderbird、Gmail、または他の電子メールサービスのどちらからでも、主要な連絡先リストをインポートすることをお勧めします。.

連絡先レコードのインポートとエクスポート

GmailとYahoo Mailのどちらを使用しているか、1997年以降、連絡先などを注意深く管理している電子メールアカウントを持っているかに関係なく、連絡先をOutlookの連絡先にまとめてまとめて配置する必要があります。.

これを行うには、連絡先を別のソースからエクスポートしてからOutlookにインポートします。通常、これはあなたのEメールアカウントまたはクライアントから設定またはオプションにアクセスしてから連絡先のエクスポートオプションを選択するだけで簡単に実現できます。.

通常は、Outlookにインポートするだけです。これはかなり簡単なプロセスで、ほとんどの電子メールアプリケーションでも同様です。 Outlookで連絡先をエクスポートおよびインポートする方法を説明した記事を読むことをお勧めします。.

vCard？ vCardとは?

あなたはvCard（Virtual Card Fileまたは.VCF）を聞いたことがあるかもしれませんが、あなたはそれを受け取ったこともあれば使用したこともあります。 vCardsは、電子メールの署名や添付ファイルなどを通じて他の人と交換できる標準の電子名刺形式です。.

とにかく、OutlookでvCardを処理する方法はいくつかあります。最も可能性の高いシナリオは、vCardから連絡先をインポートまたはエクスポートする必要がある場合です。 How-To Geekがこのプロセスの完全な説明を持っています。.

場合によっては、1つのvCardファイルに多数のvCardが格納されていることがあります。ただし、このファイルを変換しようとすると、ファイル内の最初のvCardだけがインポートされます。この制限を克服するには、まず.CSVファイルに変換してからOutlookにインポートする必要があります。このプロセスの詳細については、この記事を読むことをお勧めします。.

最後に、前の段落で説明したように、すべての連絡先を個別の​​vCardまたは単一のマスターvCardにエクスポートできます。繰り返しになりますが、これを行う方法についての非常に小さなチュートリアルがありますので、vCardをOutlookに出し入れする方法を比較的簡単に確認できるはずです。.

連絡先グループの作成と管理

選択した魂のグループにメッセージをすばやくダッシュできるので、誰かを含めることを忘れずに、To：フィールドに各名前を入力しなくても済むので、今すぐグループについて説明しましょう。.

連絡先グループを設定するには、リボンの[新しい連絡先グループ]をクリックします。.

開いたら、最初に自分のグループに電話をかける相手を決め（ここでは「CES 2015」と呼びます）、次に「Add Members」をクリックして「From Outlook Contacts」を選択する必要があります。会社の住所録の人を含めたい場合など、別のアドレス帳を選択する.

リストから、グループメンバーを選択します。 「CTRL」を押しながら各メンバーを左クリックしてメンバーを選択できます。とにかく、あなたが新しいメンバーを追加したい時はいつでも、あなたは名前を選択しそしてグループにそれらを追加するであろう“メンバー - >”ボタンをクリックする。.

終了したら、[OK]をクリックします。

グループ管理画面に戻り、そこで新しいグループのメンバーを確認したりその他の変更を加えることができます。たとえば、グループをVcardまたはOutlookの連絡先として転送したり、グループに関するメモを追加したり、グループ全体に電子メールを送信したり、それらのグループメンバーのみとの会議を作成したりできます。.

今回の場合は、「保存して閉じる」をクリックして正式にグループを作成し、Outlookのメインウィンドウに戻ります。連絡先リストに新しいグループが表示され、グループアイコンで表示されます。右側には、グループのメンバーが表示され、アクションを実行するためのアイコンがあります。この例では、電子メールアイコンと「編集」ボタンだけが使用可能です。.

あなたがグループに電子メールを送る最も簡単な方法は単にTo：フィールドにそれの名前をタイプすることであるので、この場合、我々は“ CES 2015”とタイプすることができ、Outlookはそのグループの全員にメッセージを送ることを知っている.

人のオプション

[ファイル] - > [オプション]をクリックすると、いくつかの異なるカテゴリでさまざまな方法でOutlookを設定できます。.

ここにあなたの人々の選択肢があります。 Outlookオプションの他のカテゴリとは異なり、[人]オプションは少なく、整理が非常に簡単です。.

あなたがここで見つけるオプションはあなたが名前がどのようにファイルされるか、追加のインデックスを表示するかどうか、そしてオンラインステータスと写真を表示するかどうかを決定するでしょう.

Outlook連絡先の管理は非常に簡単ですが、これまで見てきたように、連絡先を適切に維持するためにさらに多くのことを実行できます。連絡先に名前と電子メールアドレスだけではなくより多くの情報がある場合は、Outlookエクスペリエンスを完成させるのに役立ちます。.

それでも、Gmailのようなものをメインのメールプロバイダとして使用することにまだ部分的な場合は、Outlookを使用して連絡先を管理しながら、Gmailアカウントと同期させることができます。.