Outlookの電子メールに有効期限を追加する方法（およびその目的）

Outlookでは、送受信する電子メールに有効期限を追加できます。有効期限が過ぎると、電子メールは異なるフォーマットで表示され、Outlookの内蔵ツールを使用して期限切れの電子メールを自動的に管理できます。.

有効期限は電子メールにのみ適用され、カレンダーの予定や仕事には適用されません。これらの項目には独自の日付があるため、管理に使用できます。

電子メールに有効期限を設定する方法

送信している電子メールに有効期限を追加するには、その電子メールの[プロパティ]ウィンドウを開く必要があります。メールを開き、[メッセージ]> [タグ]をクリックします。.

これにより、Eメールの「プロパティー」ウィンドウが開きます。このウィンドウには、「オプション」>「その他のオプション」または「ファイル」>「プロパティー」をクリックしてアクセスすることもできます。 [期限切れ]チェックボックスをオンにして、日付と時刻を選択します。.

[閉じる]をクリックしてメールに戻ります。有効期限が追加されたことを示す目に見える兆候はなく、通常どおり電子メールを送信できます。.

受信したEメールに有効期限を追加するには、そのEメールを開いて「メッセージ」>「タグ」（または「ファイル」>「プロパティー」）をクリックします。.

これにより、Eメールの「プロパティー」ウィンドウが開きます。送信しているメッセージの場合ほど、受信した電子メールのオプションは多くありませんが、有効期限を設定することはできます.

有効期限は何をしますか?

電子メールに有効期限を追加しました。それは素晴らしいことですが、それを行うことの利点は何ですか?

有効期限は、重要なものに焦点を合わせるのに役立つように、Outlookではさまざまな方法で使用されます。有効期限が切れた電子メールは、有効期限が切れていない電子メールほど一般的には重要ではありません。そのため、Outlookは期限切れの電子メールを自動的に異なる形式でフォーマットします。.

Outlookの条件付き書式設定の設定を見たことがあれば、「期限切れアイテム」の書式設定ルールに気付いたかもしれません。.

このルールは、有効期限を過ぎたすべてのEメールを灰色のフォントでフォーマットし、テキストを突き抜けて表示します。.

これにより、Eメールが期限切れになったことを知ることができるので、最初に重要なEメールに集中することができます。有効期限付きのメールを送信した場合、このフォーマットは受信者のOutlookにも適用されますが、Thunderbirdなどの他のメールクライアント、またはGmailやYahoo!などのWebアプリケーションにも適用されます。メール、日付を無視してそれで何もしません.

また、電子メールの有効期限を示す列をフォルダに追加することもできます。列を追加するフォルダーの列見出しを右クリックしてから、「フィールドの選択」をクリックします。

ドロップダウンから[Date Time fields]を選択してから、[Expires]オプションを選択します。.

「有効期限」項目をフォルダにドラッグアンドドロップして列に追加します。.

期限切れの電子メールを開くと、Outlookはヘッダにメッセージを表示して通知します。.

期限切れの電子メールに返信または転送することはできますが、転送しようとすると最初に警告が表示されます。.

電子メールを送信するには[はい]をクリックし、キャンセルするには[いいえ]をクリックします。.

有効期限を使用してEメールを管理する

Outlookの組み込みツールの中には、有効期限を利用するものもあります。 Outlookで整理機能を設定したことがある場合は、「期限切れのアイテムを削除する（メールフォルダのみ）」というオプションがあります。

これがオンになっている場合、古いアイテムの整理機能は、日付が経過した電子メールを削除または移動します（他の設定によって異なります）。これは、有効期限が切れたEメールを自動的に削除し、それらがあなたのメールボックスを煩雑にするのを防ぐための素晴らしい方法です。.

期限切れの電子メールを削除したり移動したりしたくないが、Outlookでそれらを見たくない場合は、Exchangeの電子メールサーバーからダウンロードされないようにOutlookの同期ルールを設定できます。.

同期フィルタを作成するときは、[詳細設定]タブをクリックしてから[フィールド]ボタンをクリックします。.

メニューから[日付/時刻フィールド]> [有効期限]を選択します。このフィールドは、[すべてのメールフィールド]および[すべての投稿フィールド]オプションでも利用できます。.

「条件」を「前または前」に、「値」を「昨日」に設定してから、「リストに追加」をクリックします。

これにより、期限切れの仕事がすべて昨日またはそれ以前に期限切れになった場合でも、Outlookと同期されず、メールボックスに表示されなくなります。あなたがそれらをそこに見たければ、それらはまだOutlookウェブアプリで利用可能でしょう。.

有効期限を受信Eメールに自動的に追加したり、有効期限をボタンを押すだけで適用するクイックステップを作成したりするルールを設定することはできませんが、有効期限をすべての送信Eメールに自動的に追加できます。 [ファイル]> [オプション]> [メール]をクリックし、[メッセージの送信]までスクロールして、[この日数後に期限切れとしてEメールをマーク]をオンにします。

メッセージを期限切れにするまでの日数を入力し、[OK]をクリックします。これにより、送信したすべての電子メールに有効期限が自動的に追加されます。.

有効期限は、関連性がなくなり、Outlookツールを使用して不要になったメッセージを削除または非表示にすることで、優先度とメールボックスを管理するための便利な方法です。それはあなたのメールボックスが制御不能になるのを防ぐための戦いにおけるもう一つのツールとそれに非常に便利なツールです。.