ペーパーレスですべてを印刷してデジタルライフを楽しむ

私たちが約束した「ペーパーレスオフィス」は、多くの人に届くようには思われません。しかし現実には、あなたがそれを利用したいのであれば、ペーパーレスオフィスが今日ここにあります。.

まだ電子メール、Webページ、およびその他の文書を印刷している人であれば、ここでやめることができます。あなたの情報を追跡し、より迅速にアクセスするためのより良い方法があります - 結局のところ、あなたは物理的な一枚の紙で単語を検索することができません.

印刷に対する訴訟

印刷は高価で不便であり、その安価なインクジェットプリンタが必然的に機能しなくなった場合、高価なインクカートリッジ、プリンタ用紙、および新しいプリンタを必要とする。そのすべての紙は、きちんと整理されていなければならない雑然としたものでなければ、あなたが探しているものを見つけることができないでしょう。オフィスから離れているときはアクセスできない、検索することはできません。コピーが1つしかないため、問題が発生した場合は問題があります。.

コンピュータが机の上に置かれている重い煉瓦であったとき、印刷は必要でした。私たちは今、ポケットに入っているコンピューター、紙のサイズに近いサイズのタブレット、そしてすべてのデバイスですべての文書をバックアップおよび同期できるクラウドサービスを利用して歩き回っています。保存した文書をその中に含まれる単語で検索できるので、複雑な出願システムを設定して習得する必要はありません。.

印刷しない方法

私たちのオタクはずっと前に印刷をやめたかもしれませんが、まだ電子メールやWebページを定期的に印刷している人がたくさんいます。プリンタから離れて、意味のある情報を保存および整理するための新しい方法を紹介するためのヒントをいくつか提供します。.

• デジタルファイルキャビネットを作成する：まず、印刷するのではなく、保存場所を決める必要があります。それはあなたがすべてを保存する1つの一貫した場所を持つのを助けます。あなたがスマートフォンやタブレット、そしてあなたのPCでそれらにアクセスできるように、私たちはあなたのすべてのデバイスにわたって同期するある種のクラウドサービスをお勧めします。多くの人がEvernoteをすべてのメモや文書のアーカイブとして使用していますが、Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDriveなどのクラウドストレージサービスに保存することもできます。あなたが本当にローカルストレージを好むなら、あなたはあなたのPC上の単一のフォルダにあなたのファイルを保存することができます - しかし、必ずそれをバックアップしてください。他の場所でファイルを表示したい場合は、他のデバイスに手動でファイルをコピーする必要があるため、これはあまり便利ではありません。.
• PDFに印刷：領収書、書類、Eメール、Webページなど、印刷したいものはすべてPDFファイルに印刷できます。まず、あなたのWindowsコンピュータにPDFプリンタをインストールする必要があります。その後、通常どおりに仮想PDFプリンタを選択して印刷プロセスを実行できます。 EvernoteやDropboxのようなものに保存できるファイルが手に入ります.

• 印刷メール：Eメールも同じ方法でPDFに印刷できます。 （Gmailを使用している場合は）スターを付けたり、後で参照できる特別なフォルダやラベルに追加したりすることもできます。あなたは電子メールクライアントを備えたどんな装置からでも後でこれらの電子メールにアクセスすることができます - 印刷の必要はありません.
• Webページを印刷する：後で参照するためにWebページを印刷する場合は、代わりにPDFに印刷することができます。後でそれらを表示するためにそれらをブックマークすることもできます（あなたのブックマークはすべてのデバイス間で同期できます）。後でWebページを読みたい場合は、PocketやInstapaperなどのサービスを使用して読みたいもののリストを作成してください。このようなサービスでは、Webページを取得し、それを読み取り可能なテキストのみの記事に変換し、さらにモバイルデバイスにオフラインで保存して、後で印刷することなくWebページを読むことができます。.
• 地図を印刷する：GPS搭載のスマートフォンをお持ちの場合は、地図を印刷する必要はありません。 Googleマップを使用している場合は、Googleマップアプリにサインインして、PCのGoogleマップWebサイトで行った検索のリストを表示できます。もちろん地図をPDFに印刷することもできます。.
• ファックス文書：石灰化された古い企業の中には、まだファックスを要求するものがあります。 HelloFaxのようなサービスを使ってWeb上でファックスを送信できます。 HelloFaxは月に5つの無料ファックスを提供しています - これはたまにビジネスにファックスを送信する必要があるだけのホームユーザーにとっては十分以上のはずです。.
• 誰かが印刷文書を主張するとき悲しいことに、いくつかの組織はまだ印刷された文書を主張しています。これを回避するだけではありません。電子メールでPDFを受け取らない場合は、印刷する必要があります。.
• 古い紙の文書をどうするか：すべての古い紙の文書を体系的にデジタル版に変換するのではなく、ペーパーレスで進め始めるほうが簡単です。これは多くの作業になります。それにもかかわらず、あなたはスキャナであなたの古い文書をPDFファイルにスキャンすることができます.

デジタルファイルを使う

デジタルワークスペースには、紙にはない利点がいくつかあります。

• バックアップ：Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDriveなどのサービスでファイルを保存している場合は、ファイルはバックアップされています。あなたの家が全焼しても、あなたはあなたの大切な書類を失うことはありません.
• サーチ：あなたは簡単にあなたが必要とする文書を見つけるためにあなたのすべての電子文書を捜し求めることができます。 Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDrive、Windowsさえも - 全文検索機能を持っています.
• どこからでもアクセス：あなたの論文はPC、スマートフォン、タブレットのどこからでもアクセスできます。外出中で何かを調べる必要がある場合は、家に帰って書類を詳しく調べるのではなく、スマートフォンから実行できます。.
• クラッタなし：書類の保管、整理、スペースの確保、整理のために心配する必要はありません。.
• 印刷費用なし 高価なインク、安いプリンタ、印刷用紙を購入する必要がない場合は、お金を節約できます。.

もちろん、ドキュメントをオンラインで保存するには機密性が高すぎる場合があります。このような状況では、いつでも暗号化を使用できます - 暗号化されたコンテナを作成してDropbox、Google Drive、SkyDriveなどのサービスに保存します。彼らはあなたのドキュメントにアクセスすることができます前に人々はパスワードが必要になります.

Image Credit：FlickrのSarah Kolb-Williams、Flickrのcellanr、Flickrのjeremyfoo