文書とテンプレートの制限と保護

文書を制限し保護することで、あなたはその進行に対する最終的な権威になります。.

学校のナビゲーション

1. 共通のレイアウトとフォーマットを確実にするためのテンプレートの使用
2. 文書に加えられた変更を追跡する
3. 文書内の変更を示すためのコメントの使用
4. 文書とテンプレートの制限と保護
5. 文書のバージョン管理、比較、および結合

他のレビュアーに変更を提案して文書にコメントを付けたい場合でも、編集やフォーマットの変更を制限したい場合があります。.

さらに、すべての変更追跡を強制するか、レビュー担当者にコメントのみを制限することをお勧めします。これを行う全体のポイントは、あなたのドキュメントがあなたのビジョンやスタイルに従わないような方法で変更されないようにすることです。.

このレッスンでは、他のレビュー担当者が自分のドキュメントに対して実行できる編集の形式と種類を制限する方法について説明します。ドキュメントが最終的な状態に近づいたら、不用意な変更をしないように、それを最終的なものとしてマークできます。.

また、文書へのアクセスを自分のレビュー担当者のみに制限することもできます。文書をパスワードで保護する方法を紹介します。そうすれば、あなたは自分のチームだけにパスワードを教えることができ、他の誰もその文書を開くことができなくなります。.

ドキュメントのフォーマットを制限することを紹介することから始めましょう。.

文書内の書式設定を制限する

他の人が閲覧できるように文書を配布するときは、それらの文書に文書のフォーマットを変更させたくない場合があります。 Wordを使用すると、レビューアがテーマやスタイルの一部を変更できるようにするだけでなく、テーマやスタイルの全部または一部を制限することもできます。これを行うには、[レビュー]タブの[保護]セクションで[編集を制限]をクリックします。.

メインテキストの右側に「編集を制限」パネルが表示されます。 [フォーマットの制限]セクションで、[フォーマットを選択したスタイルに制限する]を選択し、[設定]リンクをクリックします。.

[書式設定の制限]ダイアログボックスでは、[チェックスタイルは現在許可されています]ボックスのすべてのスタイルがデフォルトで選択されています。文書で使用する特定のスタイルのみを選択するには、[なし]ボタンを使用してすべてのスタイルの選択を解除してから許可するスタイルを選択します。 Wordの推奨最小スタイルを使用して、「推奨最小」をクリックすることもできます。必要に応じて、ダイアログボックスの下部にある「フォーマット」セクションで追加の制限を選択し、完了したら「OK」をクリックします。.

次のダイアログボックスに、許可されていないスタイルを削除するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。お勧めしません。将来ドキュメントでこれらのスタイルを使用したいことが判明するかもしれません。他のレビューアはそれらを変更したり適用したりすることはできません。.

文書で許可されていないスタイルを維持するには、[いいえ]をクリックします。.

これらの制限を適用する前に、保護の強化を始めなければなりません。編集を制限する方法を説明した後、これについて説明します。.

文書内の編集を制限する

ドキュメントのレビュー担当者の書式設定を制限するだけでなく、ドキュメントに対して実行できるレビュー担当者の編集の種類を制限することもできます。 [編集の制限]ウィンドウ枠で、[文書内でこの種類の編集のみを許可する]チェックボックスをオンにし、ドロップダウンリストからオプションを選択して、文書内で許可する編集の種類を指定します。他のレビュー担当者に変更の追跡、コメントの入力、またはフォームへの記入のみを許可することができます。他の人が読むことしかできず、変更を加えられないように、文書を制限することさえできます。.

レッスン2で説明したように、編集を追跡された変更のみに制限することと「変更の追跡」をロックしたままにすることとの違いは何でしょうか。機能は同じです。どちらか簡単な方法を使うことができます.

あなたは制限されたフォーマットと編集、あるいは自由に文書を編集することを許されている人々に例外を指定することができます。 [編集の制限]ペインの[例外（オプション）]セクションにある[他のユーザー…]リンクをクリックします。.

[ユーザーの追加]ダイアログボックスで、現在のコンピューター、現在のコンピューターが属するドメインから、または他のユーザーのメールアドレスを入力して、ユーザーを追加できます。すべてのユーザーと電子メールアドレスをセミコロンで区切り、完了したら[OK]をクリックします.

[ユーザーの追加]ダイアログボックスで追加したユーザーは、[編集の制限]ペインの[例外（オプション）]セクションの[個人]ボックスに表示されます。その人に編集を許可したい文書の全部または一部を選択してから、「個人」ボックスでその人のチェックボックスを選択します。.

必要に応じて文書の書式設定と編集を制限したので、それを有効にするために保護の強化を開始するようにWordに指示する必要があります。 [編集の制限]ペインの[強制の開始]セクションで、[はい、保護の強制開始]をクリックします。

[保護の開始]ダイアログボックスで、[パスワード]オプションが選択されていることを確認し、パスワードを2回入力して[OK]をクリックします。

パスワードは必要ではなく、ドキュメントを完全に保護するわけでもありません（ドキュメントは暗号化されていません）。それは単に人々がフォーマットや編集の制限をオフにするのを防ぐのに役立ちます.

「ユーザー認証」を選択した場合は、おそらく以下のエラーが表示されます。

「お使いのコンピュータはIRM（Information Rights Management）に対応していません。 IRMを設定するには、Officeにサインインするか、既存のIRMで保護されたメッセージまたはドキュメントを開くか、ヘルプデスクに連絡してください。」

パスワードを使用することをお勧めします。もっと簡単です.

制限が適用されると、[編集の制限]ペインに適切なテキストが表示され、レビュー担当者は許可された編集および書式設定の作業のみを実行できます。.