メールフィルタとスターシステム

本日のオタクスクールのレッスンでは、Gmailのラベルに関するディスカッションを絞り込み、星印を付けて重要なメールの追跡に移ります。.

学校のナビゲーション

1. Gmailを知る
2. モバイルアプリ、メール作成、および会話
3. 受信トレイ管理とラベル
4. メールフィルタとスターシステム
5. 添付ファイル、署名、およびセキュリティ
6. 招待状と休暇旅行者
7. タスクリストとしてGmailを使用する
8. 複数のアカウント、キーボードショートカット、およびリモートサインアウト
9. Gmailアカウントを使って他のアカウントにアクセスする
10. パワーのヒントとGmailラボ

ラベルは優れていますが、フィルタを組み込むことではるかに効果的に使用できるため、特定の基準を満たすメッセージには自動的にラベルが付けられます。これは組織に非常に役立ち、受信トレイの混乱を大幅に減らすことができます。.

検索ボックスを使用して新しいフィルタを作成する

新しいフィルタを作成するには、[検索]ボックスに検索オプションを指定し、検索からフィルタを作成します。これを行うには、[検索]ボックスの下向き矢印をクリックします。.

検索オプションボックスに検索条件を入力します。件名に特定の単語やその他の条件を含む、特定の人またはドメイン全体（@ example.com）からのメッセージを検索するように選択できます。.

この検索に基づいてフィルタを作成するには、[この検索で​​フィルタを作成]リンクをクリックします。.

フィルタオプションが表示されます。検索条件に一致するメッセージに対して何をしたいのかを示すチェックボックスを選択します。.

たとえば、指定した電子メールアドレスから届くメッセージには常に「HTG School」というラベルを付け、それらのメッセージには常に「重要」というマークを付けることにしました。.

注：ラベルをフォルダのように機能させる場合は、「受信トレイをスキップする（アーカイブする）」を選択して、電子メールが届いたときに自動的にラベルに移動することができます。重要なメッセージが受信トレイに自動的に表示されないため、これを見逃してしまう危険性がありますが、これにより、メールが整理された状態に保たれます。.

フィルタ条件を指定したら、[フィルタを作成]をクリックします。

注：フィルタ内のアクションとしてメッセージを転送することを選択した場合、新しいメッセージのみが影響を受けます。フィルタが適用される既存のメッセージは転送されません。.

フィルタが作成されたことを示すメッセージが表示されます。そのスクリーンショットでは、その人からのすべてのメッセージに「HTG School」というラベルが付いています.

メッセージも自動的に重要としてマークされました（送信者の左側にあるタグアイコンは黄色で塗りつぶされています）.

設定画面を使用して新しいフィルタを作成する

「設定」でフィルタを作成することもできます。

前述のように[設定]画面にアクセスし、上部にある[フィルタ]リンクをクリックします。.

[新しいフィルタを作成]リンクをクリックします.

前の方法で述べたのと同じ方法で検索基準とフィルタ基準を指定し、フィルタオプションダイアログで[フィルタを作成]をクリックします。.

受信トレイに戻る代わりに、「フィルタ」画面に戻り、新しいフィルタが一覧表示されます。エクスポートするファイルを編集、削除、または選択できます（エクスポートフィルタについては、このレッスンの後半で説明します）。.

「受信トレイ」ラベルをクリックして受信トレイに戻ります.

特定のメッセージを使用して新しいフィルタを作成する

既存のメッセージに基づいてフィルタを作成することもできます。これを行うには、メッセージリストまたはラベルからメッセージを選択します.

[その他]アクションボタンをクリックして、ドロップダウンメニューから[これらのようなメッセージをフィルタにかける]を選択します。.

[フィルタ]ダイアログの[差出人]フィールドが自動的に入力されていることを確認します。その他のフィルタ条件を入力し、[この検索で​​フィルタを作成]をクリックします。

前述のように、次のダイアログでフィルタオプションを選択してフィルタ条件を指定します。.

注：迷惑メールを受信したら自動的に削除するようにフィルタを設定するには、この方法を使用できます。.

多数の送信者に同じフィルタを適用する

1つのフィルタを使用して、さまざまな電子メールアドレスからのメッセージを管理できます。たとえば、複数の人からのメッセージに「HTG School」というラベルを付けるように指定できます。これを行うには、[検索]ボックスの下向き矢印を使用して検索オプションダイアログを開きます。.

[差出人]フィールドに各メールアドレスを "OR"で区切って追加し、[この検索で​​フィルタを作成]をクリックします。

これらの電子メールアドレスのいずれかからのメッセージに同じラベルを適用するには、[ラベルを適用する]チェックボックスをオンにして、ポップアップリストから目的のラベルを選択します。このフィルタに他の操作を適用して、[フィルタを作成]をクリックします。

注：この2つの電子メールアドレスから既に受信したメッセージにこのフィルタを適用する場合は、[一致する会話にもフィルタを適用する]チェックボックスをオンにしてください。.

エクスポートフィルタとインポートフィルタ

フィルタの設定方法を習得したので、他のGmailアカウントで使用したい場合がある非常に便利なフィルタを作成しました。あるアカウントからフィルタをエクスポートして別のアカウントにインポートすることができます。.

フィルタをエクスポートする

フィルタをエクスポートするには、まず[設定]画面の[フィルタ]画面にアクセスします（[設定]ギアボタンを使用）。次に、リストからエクスポートしたいフィルタを選択して「エクスポート」をクリックします。

注：一度にエクスポートする複数のフィルタを選択できます。.

[名前を付けて保存]ダイアログボックスで、フィルタを保存する場所に移動します。フィルタはデフォルトの名前でXMLファイルとして保存され、必要に応じて変更できます。拡張子は必ず.xmlのままにして[保存]をクリックしてください。

バックアップ、別のコンピュータへの転送、友達との共有、または別のGmailアカウントへのインポートができるファイルが手に入りました.

フィルタをインポートする

Gmailアカウントにフィルタをインポートするには、[設定]画面の[フィルタ]にアクセスし、[フィルタのインポート]リンクをクリックします。.

[フィルタのインポート]の下の[ファイルの選択]をクリックします。

注：フィルタのインポートについて考えが変わった場合は、[インポートのキャンセル]リンクをクリックしてください。.

[開く]ダイアログボックスで、エクスポートしたフィルタを保存した場所に移動します。ファイルを選択して[開く]をクリックします。

ファイル名は[ファイルの選択]ボタンの横に表示されます。 「ファイルを開く」をクリックしてファイルを開き、そこにフィルタをインポートします。.

フィルタファイルを開いている間、[検索]ボックスの下にメッセージが表示されます。ファイルに含まれるフィルタの数によっては、これにはしばらく時間がかかります。.

選択したファイル内のすべてのフィルタが[フィルタのインポート]の下に一覧表示されます。インポートするフィルタを選択します。インポートしたフィルタを既存の電子メールメッセージに適用する場合（新しいフィルタを作成するときのように）、「新しいフィルタを既存のメールに適用する」チェックボックスを選択し、「フィルタを作成」をクリックします。

フィルタ作成プロセスの進行状況を示すダイアログボックスが表示されます。フィルタの作成を中止するには、[停止]をクリックします。

フィルタが作成されると、それらは「フィルタ」画面のリストに表示されます。.

スターシステムを使用して重要な電子メールを追跡する

Gmailのスターシステムを使用すると、最も重要なEメールにマークを付けることができるので、後で簡単に見つけることができます。デフォルトでは、スター付きメッセージは黄色いスターでラベル付けされていますが、他の色やタイプのスターを追加することもできます。.

受信トレイの送信者の名前の左側に星が表示されます.

メッセージに星を付ける

受信トレイのメッセージに星を追加するには、上の図のように送信者の名前の横にある星のアイコンをクリックします。.

メッセージが開いている間にメッセージにスターを追加することもできます。これを行うには、メッセージの右上隅にある日付の右側にある星型のアイコンをクリックします。会話では、会話の一番上にある最初のメッセージの右側に表示されます。.

作成中のメッセージに星を追加するには、[作成]ウィンドウの右下隅にある[その他のオプション]の矢印をクリックします。.

マウスを[ラベル]オプションの上に移動して、サブメニューから[スターを追加]を選択します。.

「送信済みメール」ラベルには、送信したメッセージにスターが付いています.

メッセージに複数のスターデザインを使用する

Gmailでは、メッセージを区別するために複数の色と種類の「星」を使用できます。.

この機能は、さまざまな重要度で複数のメッセージをマークしたい場合に便利です。たとえば、もう一度読みたいメッセージには紫色の星を、フォローアップする必要があるメッセージには赤い感嘆符を使用できます。.

[設定]ボタンをクリックして、ドロップダウンメニューから[設定]を選択します。 「一般」タブで、「星」セクションまでスクロールします。さまざまな種類の星を追加するには、[未使用]セクションから[使用中]セクションにアイコンをドラッグします。複数の種類の星を使用している場合は、電子メールメッセージの横にある星のアイコンをクリックすると、使用中のすべての星が順番に表示されます。開いているときにメッセージにスターを付けると、最初のスタータイプのみが適用されます.

スター付きメッセージを探す

スター付きメッセージをすべて表示するには、Gmailのメインウィンドウの左側にある[スター付き]ラベルをクリックしてください。 「検索」ボックスに「is：starred」と入力して、スター付きメッセージを検索することもできます。.

特定の種類の星を含むメッセージを検索する

メッセージにマークを付けるためにいくつかの異なる種類の星を使用したことがある場合は、特定の種類の星を検索できます。これを行うには、星の名前で「has：」を使用して検索します（例：「has：red-bang」）。.

特定の星の名前を調べるには、[設定]画面の[全般]タブにアクセスして、目的の星の種類の上にマウスを置きます。星の名前がポップアップに表示されます。.

Gmailのヘルプの「高度な検索」ヘルプトピックに星の名前のリストもあります。.

スター付きメッセージを[主]タブから除外する

このレッスンで前述した設定可能なタブを使用して受信トレイを整理すると、星印が付いている他のタブからのメッセージも「プライマリ」タブに表示されます。 「プライマリ」タブの他のタブからスター付きメッセージを見たくない場合は、これをオフにすることができます。.

タブの右側にある「+」アイコンをクリックします.

[有効にするタブを選択]ダイアログボックスで、[プライマリにスターを付けたものを含める]チェックボックスをオフにし、[保存]をクリックします。

次へ…

これでレッスン4の終わりに来ましたが、すでにGmailプロになる準備は整っています。たった4日で、受信トレイを本当に輝かせるために必要なことだけを知っているので、受信トレイをいっぱいにすることなくメッセージが自動的に指定ラベルに到達するようになります。.

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