私たちは皆、あなたの住所、長い名前やフレーズ、あるいはあなたがよく使うテーブルや画像のように、定期的にタイプしなければならないテキストの大きな塊を持っています。 Wordの定型句機能を使用すると、これらのテキストのかたまりを保存し、数回のキーストロークですばやく挿入することができるので、入力にかかる時間を節約できます。. 定型句機能は以前からOfficeの一部でしたが、現在はOffice 2007に追加されたクイックパーツの一部になっています。定型句のエントリに加えて、クイックパーツ機能を使用すると、ドキュメントプロパティ(タイトルや作成者など)を挿入できます。 )およびフィールド(日付やページ番号など)クイックパーツと定型句のエントリは「ビルディングブロック」とも呼ばれ、Wordには多くの定義済みのビルディングブロックが付属しています。カスタムビルディングブロックをいくつでも追加することもできます。. 注:Wordで他の文書のテキストを参照して、自動的に更新される他の文書に再利用可能なコンテンツを挿入できるようにする方法については既に説明しました。その記事で説明されているトリックは、定型句の使用に似ています。ただし、定型句を使用してコンテンツが挿入されると、その定型句を変更してもそのコンテンツは自動的に更新されません。. Windows用の無料のPhraseExpressなど、他にもシステム全体で同様のタスクを実行するソフトウェアがあります。 Wordだけでなくすべてのアプリで機能するため、定型句にはPhraseExpressよりも多くの書式設定オプション(特にWord固有のオプション)があり、Wordがあるところならどこでも使用できるという利点があります。たとえば、仕事用コンピュータにサードパーティプログラムをインストールすることが許可されていない場合でも、定型句を使用できます。. 定型句のエントリはテンプレートにのみ保存できます。文書自体には保存できません。既定では、新しい定型句はNormal.dotmテンプレートに格納されます。 Normal.dotmテンプレートを他のコンピュータと共有しない限り、これは定型句エントリの使用を自分のコンピュータだけに制限します。カスタムテンプレートに定型句を追加できますが、この記事の後半で説明するため、これには制限があります。. 新しい定型句エントリを作成する方法 はじめに、新しいWord文書を作成し、定型句として追加するコンテンツ(テキスト、画像、表など)を入力します。次に、コンテンツをハイライト表示して[挿入]タブをクリックします. 最後の段落を含む、エントリ内のすべての段落の段落書式を使用して定型句の入力テキストを保存する場合は、最後の段落の最後にある段落記号を選択範囲に含めるようにします。段落記号は、段落の書式設定を格納します。段落の終わりに段落記号を選択しないと、挿入時にその段落は周囲のテキストの段落スタイルになります。各段落の最後に段落記号が表示されていない場合は、それらをオプションに表示することを選択できます。定型句の内容に適用した文字書式は、定型句に自動的に格納されます。. [テキスト]セクションで[クイックパーツの検索]ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューの[定型句]の上にマウスを移動します。次に、サブメニューから[選択範囲を定型句ギャラリーに保存]を選択します。. 注:[クイックパーツ]メニューに[クイック選択ギャラリーに選択を保存]オプションが直接表示されることがあります。このオプションは、選択したテキストを「定型句」エントリではなく「クイックパーツ」エントリとして追加します。 「クイックパーツ」と「定型句」のエントリはどちらも構成要素です。そのようにエントリを追加することもできますが、定型句として追加することを検討します。. 「新規ビルディングブロックの作成」ダイアログボックスが表示されます。 [名前]編集ボックスに定型句の名前を入力します。. 定型句のエントリの名前は、各エントリを文書に挿入するために数文字の名前を入力するだけで十分に異なるようにすることをお勧めします。複数の定型句に非常によく似た名前が付いている場合は、挿入するエントリがWordに認識されるように十分な名前を入力する必要があります。. このエントリのカテゴリを変更することもできます。 [カテゴリ]ドロップダウンリストには、この定型句をカスタムカテゴリに追加できる[新しいカテゴリの作成]オプションがあります。エントリが作成された「ギャラリー」を変更することもできます. [オプション]ドロップダウンリストでは、エントリをドキュメントに挿入する方法を指定できます。会社名などのテキストを少し挿入する場合は、「コンテンツのみを挿入」を選択して、エントリのコンテンツをカーソルの位置にインラインで挿入します。コンテンツを独自の段落として、または独自のページに挿入することもできます(標準のカバーページを作成するのに最適です)。. 「保存先」ドロップダウンリストのデフォルト設定を受け入れます。これは、通常のテンプレートに定型句を保存します。. 新しい定型句を設定したら、[OK]をクリックします。. 最後に開いたWord文書を閉じると、Normal.dotmテンプレートに加えた変更を保存するかどうかを尋ねるダイアログボックスが表示されることがあります。これは、Normalテンプレートを保存するように要求するオプションをオンにしている場合です。 "Normal.dotm"テンプレートに定型句を保存するには、[保存]をクリックします。. 定型句を文書に挿入する方法 新しい定型句を作成したので、それを文書に挿入しましょう。新しいWord文書を作成するか、既存の文書を開きます。もう一度[挿入]タブをクリックして、ドロップダウンメニューの[定型句]の上にマウスを移動します。追加した定型句は、[定型句]サブメニューから直接利用できるようになります。そのエントリにコンテンツを挿入するにはそれを選択します. 定型句の名前を入力するのを開始することで定型句を挿入することもできます。一致する定型句エントリの名前と挿入するために「Enter」を押すように指示する小さなポップアップが表示されます。文書に定型句のエントリ全体を挿入するには、Enterキーを押します。 「F3」を押すこともできます....