定型句を使用してMicrosoft Wordにテキストのブロックをすばやく挿入する方法

私たちは皆、あなたの住所、長い名前やフレーズ、あるいはあなたがよく使うテーブルや画像のように、定期的にタイプしなければならないテキストの大きな塊を持っています。 Wordの定型句機能を使用すると、これらのテキストのかたまりを保存し、数回のキーストロークですばやく挿入することができるので、入力にかかる時間を節約できます。.

定型句機能は以前からOfficeの一部でしたが、現在はOffice 2007に追加されたクイックパーツの一部になっています。定型句のエントリに加えて、クイックパーツ機能を使用すると、ドキュメントプロパティ（タイトルや作成者など）を挿入できます。）およびフィールド（日付やページ番号など）クイックパーツと定型句のエントリは「ビルディングブロック」とも呼ばれ、Wordには多くの定義済みのビルディングブロックが付属しています。カスタムビルディングブロックをいくつでも追加することもできます。.

注：Wordで他の文書のテキストを参照して、自動的に更新される他の文書に再利用可能なコンテンツを挿入できるようにする方法については既に説明しました。その記事で説明されているトリックは、定型句の使用に似ています。ただし、定型句を使用してコンテンツが挿入されると、その定型句を変更してもそのコンテンツは自動的に更新されません。.

Windows用の無料のPhraseExpressなど、他にもシステム全体で同様のタスクを実行するソフトウェアがあります。 Wordだけでなくすべてのアプリで機能するため、定型句にはPhraseExpressよりも多くの書式設定オプション（特にWord固有のオプション）があり、Wordがあるところならどこでも使用できるという利点があります。たとえば、仕事用コンピュータにサードパーティプログラムをインストールすることが許可されていない場合でも、定型句を使用できます。.

定型句のエントリはテンプレートにのみ保存できます。文書自体には保存できません。既定では、新しい定型句はNormal.dotmテンプレートに格納されます。 Normal.dotmテンプレートを他のコンピュータと共有しない限り、これは定型句エントリの使用を自分のコンピュータだけに制限します。カスタムテンプレートに定型句を追加できますが、この記事の後半で説明するため、これには制限があります。.

新しい定型句エントリを作成する方法

はじめに、新しいWord文書を作成し、定型句として追加するコンテンツ（テキスト、画像、表など）を入力します。次に、コンテンツをハイライト表示して[挿入]タブをクリックします.

最後の段落を含む、エントリ内のすべての段落の段落書式を使用して定型句の入力テキストを保存する場合は、最後の段落の最後にある段落記号を選択範囲に含めるようにします。段落記号は、段落の書式設定を格納します。段落の終わりに段落記号を選択しないと、挿入時にその段落は周囲のテキストの段落スタイルになります。各段落の最後に段落記号が表示されていない場合は、それらをオプションに表示することを選択できます。定型句の内容に適用した文字書式は、定型句に自動的に格納されます。.

[テキスト]セクションで[クイックパーツの検索]ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューの[定型句]の上にマウスを移動します。次に、サブメニューから[選択範囲を定型句ギャラリーに保存]を選択します。.

注：[クイックパーツ]メニューに[クイック選択ギャラリーに選択を保存]オプションが直接表示されることがあります。このオプションは、選択したテキストを「定型句」エントリではなく「クイックパーツ」エントリとして追加します。「クイックパーツ」と「定型句」のエントリはどちらも構成要素です。そのようにエントリを追加することもできますが、定型句として追加することを検討します。.

「新規ビルディングブロックの作成」ダイアログボックスが表示されます。 [名前]編集ボックスに定型句の名前を入力します。.

定型句のエントリの名前は、各エントリを文書に挿入するために数文字の名前を入力するだけで十分に異なるようにすることをお勧めします。複数の定型句に非常によく似た名前が付いている場合は、挿入するエントリがWordに認識されるように十分な名前を入力する必要があります。.

このエントリのカテゴリを変更することもできます。 [カテゴリ]ドロップダウンリストには、この定型句をカスタムカテゴリに追加できる[新しいカテゴリの作成]オプションがあります。エントリが作成された「ギャラリー」を変更することもできます.

[オプション]ドロップダウンリストでは、エントリをドキュメントに挿入する方法を指定できます。会社名などのテキストを少し挿入する場合は、「コンテンツのみを挿入」を選択して、エントリのコンテンツをカーソルの位置にインラインで挿入します。コンテンツを独自の段落として、または独自のページに挿入することもできます（標準のカバーページを作成するのに最適です）。.

「保存先」ドロップダウンリストのデフォルト設定を受け入れます。これは、通常のテンプレートに定型句を保存します。.

新しい定型句を設定したら、[OK]をクリックします。.

最後に開いたWord文書を閉じると、Normal.dotmテンプレートに加えた変更を保存するかどうかを尋ねるダイアログボックスが表示されることがあります。これは、Normalテンプレートを保存するように要求するオプションをオンにしている場合です。 "Normal.dotm"テンプレートに定型句を保存するには、[保存]をクリックします。.

定型句を文書に挿入する方法

新しい定型句を作成したので、それを文書に挿入しましょう。新しいWord文書を作成するか、既存の文書を開きます。もう一度[挿入]タブをクリックして、ドロップダウンメニューの[定型句]の上にマウスを移動します。追加した定型句は、[定型句]サブメニューから直接利用できるようになります。そのエントリにコンテンツを挿入するにはそれを選択します.

定型句の名前を入力するのを開始することで定型句を挿入することもできます。一致する定型句エントリの名前と挿入するために「Enter」を押すように指示する小さなポップアップが表示されます。文書に定型句のエントリ全体を挿入するには、Enterキーを押します。「F3」を押すこともできます.

定型句の内容が挿入され、元の改行と書式が設定されます。.

定型句をすばやく簡単に挿入するには、[定型句]ボタンをクイックアクセスツールバーに追加します。.

「オートコンプリート候補を表示」をオンにする方法

定型句のエントリ名を入力してもオートコンプリート候補が表示されない場合は、[オートコンプリート候補を表示]オプションをオンにする必要があります。.

[オートコンプリート候補を表示]をオンにするには、既存のWord文書を開くか、新しい文書を作成して[ファイル]タブをクリックします。.

舞台裏の画面で、左側のオプションの一覧から「オプション」をクリックします。.

[Wordのオプション]ダイアログボックスの左側にある項目の一覧で[詳細設定]をクリックします。.

[編集オプション]セクションの[オートコンプリート候補を表示]チェックボックスをオンにして、チェックボックスをオンにします。.

これで、定型句の名前の一部を入力して挿入した後にEnterキーを押すことができるようになります。.

既存の定型句エントリの内容を編集する方法

新しい家に引っ越したときに、定型句の住所を変更する必要があるとします。それは簡単です。新しいWord文書に必要なエントリを入力して選択し、前述のように[定型句]サブメニューにアクセスするだけです。既存の定型句の下にあるサブメニューで[選択範囲を定型句ギャラリーに保存]オプションを選択します。.

[名前]編集ボックスに既存の定型句と同じ名前を入力し、[OK]をクリックします。.

確認ダイアログボックスが表示されます。 [はい]をクリックして、以前の定型句を新しいものに置き換えます。.

今すぐ以前のように新しいまたは既存のWord文書に更新された定型句を挿入できます。.

注：定型句を変更しても、既に挿入されている既存の文書のそのエントリの内容は変更されません。定型句の改訂内容は、エントリを変更した後でいつでもエントリを挿入する場合にのみ使用されます。.

既存の定型句エントリのプロパティを編集する方法

定型句エントリの内容を編集するだけでなく、エントリが保存されているテンプレート、カテゴリなど、エントリのプロパティを変更することもできます。.

これを行うには、新しいWord文書を作成するか、既存の文書を開きます。 [挿入]タブをクリックしてから、[テキスト]セクションの[クイックパーツの検索]ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューから[Building Blocks Organizer]を選択します。.

「Building Blocks Organizer」ダイアログボックスが表示されます。すべての「ビルディングブロック」のリストが表示され、それぞれの「名前」と、それらがどの「ギャラリー」、「カテゴリ」、および「テンプレート」を示しているのかが表示されます。「定型句」ギャラリーにあるので、新しい「アドレス」エントリが上部に表示されています。エントリをクリックして選択します。エントリのプレビューがダイアログボックスの右側に表示されます。.

「住所」エントリを選択したら、「ビルディングブロック」のリストの下にある「プロパティの編集」をクリックします。.

定型句を作成したときと同じダイアログボックスが表示されます。ただし、現在は「ビルディングブロックの変更」と呼ばれています。カーソルを別の行の末尾に置いても、[オプション]を[独自の段落にコンテンツを挿入]に変更します。アドレスは常に別の行から挿入されます。変更したら、[OK]をクリックします.

確認ダイアログボックスが再び表示され、定型句を改訂したものに置き換えたいことを確認します。「はい」をクリック.

定型句を削除する方法

定型句が不要になったことがわかった場合は、それをビルディングブロックのコレクションから削除できます。定型句を削除するには、前のセクションで説明したように、[Building Blocks Organizer]ダイアログボックスを開きます。削除する定型句を選択し、[構成要素]の一覧の下にある[削除]をクリックします。.

選択した構成要素、この場合は定型句を削除してもよろしいかを確認するダイアログボックスが表示されます。エントリを削除するには、[はい]をクリックします。「Building Blocks Organizer」ダイアログボックスに戻ります。「閉じる」をクリックして閉じてドキュメントに戻ります.

カスタムテンプレートを使用すると、定型句に1つ奇妙な問題があるようです。カスタムテンプレートに定型句を追加することをテストしましたが、そのテンプレートに基づいて新しい文書を作成したときに、定型句を使用できませんでした。ただし、標準テンプレートに基づいて新しい文書を作成し、その文書にカスタムテンプレートを添付すると、定型句が使用可能になりました。そのため、独自のカスタムテンプレートに定型句を保存する場合は、テンプレートを作成した後にそのテンプレートをドキュメントに添付しないと、定型句が使用できなくなります。他に発見した場合は、コメント欄にお知らせください。.

古いバージョンのWord（2003以前）では、あるテンプレートから別のテンプレートに定型句をコピーすることができました。ただし、Word 2007では、その機能は削除されました。.