送信者、日付、キーワード、サイズなどでOutlook Eメールを検索する

あなたが複数のPSTファイルと何十年にもわたる何万もの電子メールを持っている私のような人であるならば、Outlook電子メールを通して捜すことは難しい仕事であることを証明することができます。ほとんどの企業環境では電子メールにOutlookを使用しており、多くの人がOutlookにビジネス用および個人用の電子メールを保存しています。.

旧バージョンのOutlookでは、電子メールをすばやく検索するためにXobniなどのサードパーティ製アドオンが必要でした。ありがたいことに、Office 2010以降、マイクロソフトは実際に機能する便利な検索機能を作成し、さまざまなフィルタを使用して電子メールをすばやく見つけることができます。あなたは、テキスト、アドレス、添付ファイル、送信者などを検索することができます、そしてあなたは日付、サイズ、件名、重要度などでフィルタすることができます.

この記事では、すべてのEメールがWindowsによって索引付けされていることを確認する方法と、探しているものに応じてさまざまなタイプの検索を実行する方法を紹介します。.

この記事では、Office 2010、2013、または2016に取り組んでいることを前提としています。.

索引付けをオンにする

Outlookで超高速検索を実行する前に、すべての電子メールにインデックスが付けられていることを確認する必要があります。これを確認するには、先に進み、メールボックスの上部に表示されている検索ボックスをクリックします。.

検索ボックスをクリックすると、 検索ツール タブがリボンに表示されます。一番右のをクリックします 検索ツール そしてをクリックします 検索オプション.

下 出典, クリックしてください 索引付けオプション ボタン.

これはあなたをWindowsに連れて行くでしょう 索引付けオプション あなたが選んであなたが索引付けしたい様々な場所を選ぶことができるスクリーン。見えない場合 Microsoft Outlook リストで、あなたはクリックする必要があります 修正する ボタン.

チェックして Microsoft Outlook そしてOKをクリックします.

Windowsはすぐに電子メールの索引付けを開始しますので、クリックして完了したことを確認できます。 索引ステータス 上記のような検索ツールで.

インデックスが作成されていないアイテムの数を示すメッセージが表示され、完了すると、Outlookがすべてのアイテムのインデックス作成を完了したことを示します。それでは、Outlookで検索する方法を学びましょう.

Outlookで検索を実行する

Outlookで検索を開始するには、をクリックしてください。 受信トレイ または特定のフォルダをクリックしてください。受信トレイをクリックすると、ボックスには 現在のメールボックスを検索 記載されています。右側の小さなドロップダウンをクリックして、他のオプションから選択できます。 現在のフォルダ, サブフォルダ, そして すべてのOutlookアイテム.

受信トレイをクリックしたとき, 現在のメールボックス 自動的に選択されます。これは、受信箱、送信済みアイテム、削除済みアイテム、送信トレイなどを含むメールボックス全体のすべてのメールを検索します。特定のフォルダをクリックすると、検索ボックスはデフォルトで 現在のフォルダ, サブフォルダを含まない、その特定のフォルダ内のEメールのみを検索します。.

サブフォルダを含むフォルダがある場合は、必ず選択してください。 サブフォルダ サブフォルダのみを検索するためのドロップダウンから.

これで理解できたので、Outlookでさまざまな種類の検索を実行する方法を学びましょう。これには2つの方法があります。検索リボンを使用する方法と検索クエリ構文を使用する方法です。お分かりのように、後者の方がより技術的ですが、複雑な検索を作成することができます。.

Outlookの検索ツールを使用する

簡単な方法から始めましょう。ほとんどの人にとってはうまくいくでしょう。受信ボックスまたはフォルダを選択したら、検索ボックスをクリックしてからをクリックします。 検索ツール リボンに。いろいろなオプションを見てみましょう。.

左端には 範囲, 上記のドロップダウンボックスと同じです。次は 結果, これは検索を実行するまでアクティブになりません。既定では、Outlookは検索に一致する最新のアイテムのみを表示し、すべての結果が表示されるわけではありません。クリックできます 古い結果を含める すべての結果を表示するか、検索結果の下部までスクロールしてを選択します。 もっと見せる.

リファイン 実際にドリルダウンして、探しているものを正確に見つけることができる場所です。まず、Outlookで正確なテキストを検索する方法を教えてください。自分のSSNまたは特定の単語を含むすべてのEメールを見つけたいとしましょう。このような場合は、二重引用符を使用するだけです。.

上で、私は言葉を捜した シャーロック 二重引用符で囲みます。単語が件名にある場合は、黄色で強調表示されます。メールをクリックすると、その単語がハイライト表示されるので便利です。.

これは最も一般的な種類の検索の1つです。他の一般的な検索は送信者によるものです。これは、Outlookでは非常に簡単です。をクリックしてください から リボンのボタンをクリックして、人の名前またはメールアドレスを入力します。.

添付ファイルがある特定の送信者からの電子メールのみを見るなど、検索条件をさらに追加したい場合は、をクリックします。 添付ファイルあり ボタン.

メールの結果セットを減らすために、さらにフィルタを追加し続けることができます。他のオプションのほとんどは、未読、フラグ付き、重要など、一目瞭然です。日付で検索したい場合は、今週をクリックすると、今週、今月、これのようなオプションがいくつか表示されます。年など、でもそれについて.

日付で検索したり、Outlookで最も古いEメールを見つけるなどのことをしたい場合は、[高度な検索]オプションまたはクエリ構文を使用する必要があります。高度な検索から始めましょう。それを取得するには、もう一度検索ツールをクリックして選択する必要があります 高度な検索.

この検索で​​は、デフォルトで選択した現在のフォルダのみが検索されます。あなたがすべてを検索したいならば、あなたはクリックしなければなりません ブラウズ 右上のボタン.

すべてを検索したい場合は、受信トレイを選択してから サブフォルダを検索する 下部のボックス.

メインの検索画面には、 時間 一番下にありますが、リボンのドロップダウンと同じオプションしかありません。より高度な検索をするために、あなたはクリックしなければなりません 高度な タブ.

ここであなたはあなた自身の検索基準を構築する必要があります。クリック フィールド,それから 日付/時刻フィールド そして選択 受け取った. 今すぐクリック 調子 他のオプションが表示されるまで、一番下までスクロールします。 前後に, 期日またはそれ以前, そして の間に.

あなたが選ぶなら の間に, それからあなたはのような日付を入力することができます 2005年1月1日および2005年12月31日 そしてクリック リストに追加する. これが私の検索の様子です。.

結果を絞り込むために、リストに基準を追加し続けることができます。上記の私の例では、私はちょうどその日付範囲内のすべてのEメールを受け取るつもりです。.

Outlookで最も古いEメールを見つけたい場合は、 期日またはそれ以前 条件を決めてから、かなり古いと思われる日付を入力します。.

あなたが何通のEメールを受け取るかに応じて日付を調整してください。この検索を使用して、Outlookファイル全体で最も古い電子メールを見つけるのはかなり簡単なはずです。.

もう1つの人気のある検索は、あなたのPSTファイルの中で最大のEメールを探すことです。これを行うには、 より多くの選択肢 詳細検索のタブをクリックすると、下部にサイズのオプションが表示されます。選ぶ より大きい 次に、キロバイト単位で値を入力します。たとえば、5 MBを超えるメールを見つけたい場合は、次のように入力します。 5000.

これらは、高度な検索を使用して実行できる検索のほんの一部です。さらに、検索構文を使用してこれらすべてを検索ボックスに入力しても同じ結果が得られます。例えば、私は単にタイプすることができます メッセージサイズ：5MB以上 同じ結果が得られます.

マイクロソフトがすべてのさまざまな検索構文オプションを一覧表示するページを持っているので、私はこの記事ですべてのさまざまな検索オプションについては説明しません。うまくいけば、上記のツールを使用して、あなたが探していたメールを見つけることができるでしょう。楽しい!