ルールを使用して電子メールをOutlookのフォルダに自動的に移動する

この記事では、受信メールを自動的に別のフォルダーに移動することで、OutlookのEメールをより適切に管理する方法について説明します。あなたが毎日たくさんのEメールを受け取るなら、これは多くの時間を節約することができます.

週に1回、受信トレイから分類されたフォルダに電子メールを移動するのではなく、電子メールルールを使用して受信トレイの編成を自動化できます。これはGmailでラベルとフィルタを使用するのと非常によく似ています.

電子メールのルールは複雑に思えるかも知れませんし、もしあなたが本当に洗練されたソートを行いたいのであればそれは可能ですが、単に仕事のEメールを自動的にWorkフォルダに移動したいのならそれは簡単です。.

ルールを有効にするには、まず、受信トレイの下に、プロジェクト、職場、家族などの電子メールを分類するためのフォルダをいくつか作成する必要があります。.

右クリックでフォルダを作成できます 受信トレイ または任意のフォルダと選択 新しいフォルダ. 次の手順は、Outlook 2010、2013、2016、2019、およびOffice 365で機能します。.

Outlookのルールを設定する

さあ始めましょう。Outlookを開いて、 ファイル タブをクリックすると ルールとアラートを管理する 下に向かってボタン.

[ルールと警告]メインウィンドウが表示されます。既定では、使用しているOutlookのバージョンによっては、1つのルールが既に作成されていることがあります。.

ここからあなたはクリックします 新しい規則 最初のOutlook電子メールルールを開始するためのボタン。 [自動仕訳ウィザード]ダイアログボックスが表示され、一般的な自動仕訳テンプレートが表示されます。.

これらは最も一般的なもので、おそらくあなたが必要とするすべてのものです。最も一般的な規則は、最初にリストされたものです。誰かからフォルダにメッセージを移動する「。進んでそれを選択してからクリック 次.

「ステップ2：」という一番下のリストボックスに、下線が引かれているテキストが付いています。実際には、ルールを設定するために必要なことは、ハイパーリンクをクリックするだけです。 人または公共団体 そして 指定された 電子メールアドレスを選択し、それらの電子メールを送信する場所を選択します。.

それからあなたはクリックすることができます 終了 これで終わりです。ただし、ルールをもっと複雑にしたい場合は、 次 もっとたくさんの選択肢があります。

上部のリストボックスでさまざまな条件を確認すると、下部のルールの説明にもハイパーリンクが表示されます。 Eメール本文で特定の単語を検索してそれらのEメールに対してアクションを実行するルールを作成することもできます。.

次の作業は、各ハイパーリンクをクリックして、電子メールアドレス、フォルダなどの関連値を選択することです。上の例では、をクリックします。 人または公共団体 メールアドレスを選択してください.

それから単語をクリックしてください 指定された メールの移動先フォルダをクリックするか、クリックします。 新しい 現在強調表示されているフォルダの下に新しいフォルダが作成されます。.

これで、下部の部分がルールの実際の値で更新されたのがわかります。.

「次へ」をクリックすると、ルールに対してさらにアクションを設定できます。単純なルールであれば通常はこれをそのままにしておくことができますが、サウンドの再生、電子メールの転送、コピーの作成、電子メールの印刷、別のプログラムの起動、スクリプトの実行などの他のアクションも実行する場合そして、あなたはこの画面でそれのすべてをすることができます.

クリック 次 あなたが終わったとき、あなたは 例外 ダイアログでは、このルールを処理したくない条件を選択できます。特別な場合がない限り、空白のままにしておくことができます。これがデフォルトです。.

[次へ]をクリックすると、ようやくルールウィザードが終了しました。後で移動したときに何が行われるのかがわかるように、「Move Friends Email」のような名前を付けます。.

新しいルールに一致する電子メールが受信トレイにすでにある場合は、[既に受信トレイにあるメッセージに対してこのルールを実行する「。他のすべてをデフォルトのままにしてクリックすることができます。 終了!

これで、人、ニュースレター、銀行/クレジットカードの明細書など、Outlook電子メールの管理をより効率的に開始するための他の方法に関するルールを作成できます。楽しい!