Outlookの整理機能とは何ですか、またどのように機能しますか。

メールボックスクリーンアップツールを使用したことがある場合は、[古いアイテムの整理]ボタンが表示されているはずですが、それがどのように機能するのか、また何をするのかについては慎重になるかもしれません。これが何をしているのか、そしてそれをどのように使うのか.

[整理]ボタンをクリックすると、Outlookのすべてのフォルダが順番に処理され、設定した整理ルールが適用されます（心配しないでください。既定の整理ルールは何もしないため、害はありません）。ボタンをクリックします。ただし、古いアイテムを邪魔にならない場所にあるアーカイブに移動する場合は、古いアイテムを整理することでプロセスを自動化できます。設定して実行する.

整理機能を有効にする方法

まず、古いアイテムの整理をオンにしてその設定を選択する必要があります。 [ファイル]> [オプション]> [詳細]に進み、[古いアイテムの整理設定]ボタンをクリックします。.

[古いアイテムの整理を実行]オプションがオフになっている限り（デフォルト）、古いアイテムの整理は実行されません。.

「古いアイテムの整理を実行」オプションをオンにすると、すべてのオプションが利用可能になります。.

[ファイルオプション]に1つの設定ウィンドウがあり、手動タスクとして好きなフォルダに対してそれらの設定を実行できる[フォルダのクリーンアップ]とは異なり、ここに表示される[整理]設定は既定の設定です。整理機能が有効になっている各フォルダでは、これらのデフォルト設定を使用できます。必要に応じて、フォルダごとに異なる設定を使用することもできます。その方法については後で説明しますが、ここではデフォルト設定を見てみましょう。.

古いアイテムの整理の設定方法

最初に注意することは、いったん古いアイテムの整理がオンになると、14日ごとに実行されることです。上下の矢印を使用するか数値を入力することで変更できます。1から60日までの任意の値を選択できます。任意の2桁の数字を入力できますが、60を超える場合は、[OK]をクリックしたときにエラーメッセージが表示され、保存する前に値を変更する必要があります。.

次のオプション - [古いアイテムの整理を実行する前に確認する]では、古いアイテムの整理前にOutlookに確認メッセージを表示させるかどうかを選択できます。必要に応じて、このプロンプトで設定を確認したり、この整理の実行をキャンセルしたりできます。.

その他の設定は、どのアイテムをアーカイブするか、およびアーカイブプロセス中に何が起こるかに関連しています。ここでの最初のオプション - 「期限切れアイテムを削除する（Eメールフォルダーのみ）」 - 有効期限が追加されたEメールに関連しています。これらのフォルダに対して古いアイテムの整理を有効にしても、タスクやイベントには影響しません。.

その他の設定は、Eメールだけでなく、すべての項目に適用されます。これは、カレンダーの予定、仕事、メモ、および仕訳入力を意味します.

[古いアイテムをアーカイブまたは削除する]をオンにしたままにした場合、既定の設定では、6か月以上前のアイテムをArchiveという新しい別の.pstファイルに移動し（既定）、ナビゲーションウィンドウに表示されます。 Outlookなので、いつでも好きなときにアーカイブ済みアイテムにアクセスできます。 [古いアイテムを一掃する]の値を1日から60ヶ月の間の値に変更するか、別の.pstファイルを選択してアイテムをアーカイブするか、または[古いアイテムを完全に削除する]を選択できます。

この削除により[削除済みアイテム]フォルダがバイパスされ、アイテムがOutlookから完全に削除されることに注意してください。あなたの設定によっては、あなたのメールサーバからアクセスすることができるかもしれませんが、これに頼るべきではありません。アイテムを永久に削除したい場合にのみ、このオプションを選択してください。.

「OK」をクリックすると、整理機能がオンになります。今日から、選択した「Run AutoArchive every」の値（デフォルトでは14日ごと）に従って実行されます。それであなたは一度それをオンにすると、あなたはそれがかなり速く走ると期待するべきです。テストでは、電源を入れてから古いアイテムの整理を実行するように指示するプロンプトが表示されるまでに10分もかかりませんでした。古いアイテムの整理機能はいくつかのフォルダでのみデフォルトで実行されるため、特定のフォルダで実行する場合、または別のフォルダで実行する方法をカスタマイズする場合は、読み続けてください。.

フォルダごとに古いアイテムの整理を有効にしてカスタマイズする方法

整理機能をオンにすると、既定では次のフォルダに対してのみ実行されます。

送信済みアイテム
削除されたアイテム
カレンダー
タスク

他のフォルダで実行したい場合は、フォルダごとに有効にする必要があります（または実行したくない4つのフォルダのいずれかで無効にする必要があります）。ナビゲーションペインでフォルダを右クリックし、[プロパティ]をクリックしてこれを行います。

リボンの[フォルダ]> [フォルダのプロパティ]を選択してフォルダのプロパティにアクセスすることもできます。（予定表や仕事など、ナビゲーションウィンドウに表示されないフォルダの場合は、これがフォルダのプロパティにアクセスする唯一の方法です。）[古いアイテムの整理]設定に直接移動することもできます。フォルダのプロパティ内.

[フォルダのプロパティ]ウィンドウで、[古いアイテムの整理]タブをクリックしてそのフォルダの設定にアクセスします。.

ほとんどのフォルダでは、「このフォルダにアイテムをアーカイブしない」設定がデフォルトでオンになっています。つまり、整理処理が実行されると、フォルダは無視され、その中のアイテムはアーカイブされません。フォルダを含める場合は、[デフォルト設定を使用してこのフォルダ内のアイテムをアーカイブする]オプションをオンにします。.

または、このフォルダの古いアイテムの整理設定をデフォルトとは異なる設定にする場合は、[これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブする]をオンにして、設定を好みに合わせて変更します。.

すべてのフォルダをデフォルト設定に戻すには、[ファイル]> [オプション]> [詳細設定]> [古いアイテムの整理]の順に選択し、[今すぐこれらの設定をすべてのフォルダに適用する]ボタンをクリックします。「これらの設定を使用してこのフォルダをアーカイブする」がオンになっているすべてのフォルダが、代わりに「デフォルトの設定を使用してこのフォルダ内のアイテムをアーカイブする」がオンになります。.

古いアイテムの整理設定とフォルダごとの設定が決まったら、バックグラウンドで静かに作業を進め、スペースを空けてフォルダが肥大化するのを防ぐことができます。.