Microsoft Outlook 2013の初心者向けガイド

私たちの多くは組織と生産性を切望しています。すでにMicrosoft Officeを使用している場合は、その欲求を満たすための究極のツールが既にあります。Outlook2013.

Outlookは、明らかな電子メールスキルだけではなく、多くの組織で不可欠ですが、カレンダー、仕事、連絡先の才能も同様です。一般的な企業はOu​​tlookをExchangeサーバーに接続でき、全員が同じアドレス帳とカレンダーを共有できるため、エンタープライズレベルのコラボレーションに最適なツールです。.

残念ながら、ほとんどの人はExchangeサーバーを自宅に設置していないため、それが何であるかさえわからないと思われます。それでも、Outlookは自宅のコンピュータでも機能し、強力な生産性向上ツールとなるすべての機能（電子メール、仕事、予定、アドレス帳など）を提供します。!

Outlookとの連携 - 小さな入門書

あなたが最初に開いたときにOutlookがあなたを驚かせることはないでしょう。すべての目的と目的のために、それはMicrosoft Officeエコシステムの中の別のアプリケーションです、そしてそれ自体、それはかなりの数のおなじみの要素を持つことになるでしょう.

ただし、他の一般的なOfficeアプリケーションとは異なり、Outlookは主にさまざまな機能を中心に構築されています。Wordは主にテキスト文書の作成用、Excelはスプレッドシート用、PowerPointはプレゼンテーション用です。.

Outlookの既定のビューは受信トレイ、上部はリボンです。リボンはこのビューでは表示領域を節約するために非表示になっています。.

それらを愛したり憎み、リボンはOfficeのいたるところにあります。私達は彼らの存在の相対的なメリットを調べるのにもうこれ以上時間を費やす必要はありません、明らかに彼らは滞在するためにここにいます。ただし、リボンをすばやく非表示にしたり表示したりするには、Ctrl + F1キーを押すだけです。.

上部のメニュー機能をクリックすると、リボンが表示され、機能とツールを選択できます。リボンを固定したい場合は、「CTRL + F1」を使用するか、右下隅にある小さな画鋲アイコンをクリックします。.

リボンの[ホーム]タブは、使用しているモードによって状況に応じて変わります。上記のスクリーンショットでは、[メール]のオプションが表示されています。.

下の[ホーム]タブは、カレンダーのオプションを反映するように変更されました。リボンはピン留めされているため、もう一度折りたたむ場合はプッシュピンが矢印に変わります（または「CTRL + F1」を使用）。.

残りのリボンタブ - 送信、受信、フォルダ、表示、そしてもちろんファイル - は、あなたがどのモードにいても大体一貫しています。次のセクションでそれらのすべてをもっと詳しく見ていきましょう。.

モード間の移動とビューの変更方法を簡単に見てみましょう。左端に沿って、フォルダペインが表示されます。このウィンドウの下部には、Outlookのモードへのショートカットがあります。この例では、受信トレイ、予定表、人、仕事などのアイコンが表示されます。.

ナビゲーションペインの上部にある矢印をクリックすると、ペインが展開され、メールアカウントのフォルダツリーが表示されます。.

同様に、カレンダーモードに切り替えると、フォルダペインに適切なビューが表示されます。.

3つのドットをクリックして、メモ、フォルダ、OutlookのショートカットなどのOutlookモードにアクセスします。 「ナビゲーションオプション」を選択すると、ナビゲーション要素が表示される順序を変更できます。.

「コンパクトナビゲーション」をオフにすると、解像度の高いディスプレイを使用しているユーザーには魅力的です。表示される項目の数とそれらが表示される順序を増減することもできます。.

送受信

[送受信]タブは、特に受信トレイ機能を対象としていますが、同じ機能はありませんが、他のモード（カレンダー、タスクなど）でも表示されます。.

例えば、ここに私たちはServerセクションを避けているCalendarのSend / Receiveタブを見ます。.

使用しているメールプロトコルの種類（最初のスクリーンショットでは、IMAPアカウントを使用しています）に応じて、ヘッダーのみをダウンロードする機能、またはダウンロードするメッセージにマークを付ける/マークを解除する機能などがあります。.

送信/受信オプションは、電子メールアカウントの設定方法によって異なりますが、長い話ではわかりません。IMAPを強くお勧めします。.

フォルダ

全体的に見て、フォルダタブはカレンダーの注目すべき例外を除いてすべてのモードにわたってかなり一貫しています。下には、受信トレイフォルダタブがあります。そこでは、あらゆる種類のフォルダ管理を行うことができます（IMAPアカウントを使用していない場合は、IMAPタブは表示されません）。.

[古いアイテムの整理]ボタンは、受信トレイが古いメールを自動的にアーカイブする方法に実際には影響しないため、少しわかりにくいです。メールのフットプリントを小さくして管理しやすくする場合は、オプションを開いてそこで整理の設定に参加する必要があります。オプションを開き、「詳細」カテゴリを選択します.

[古いアイテムの整理]オプションを見つけたら、[古いアイテムの整理]ボタンをクリックして、リボンから入力したものよりもはるかに便利なダイアログを開きます。.

前述したように、ほとんどの[フォルダ]タブはOutlook全体でほぼ一貫していますが、カレンダーはカレンダー固有の機能に対応しています。たとえば、フォルダのコピーや移動、カレンダーのコピーや移動などはしません。.

ほとんどの場合、受信トレイに関して多くのフォルダ管理を行うことになります。優れたフォルダ構造と編成がないと、明らかに電子メールがすぐに扱いにくくて圧倒される可能性があるためです。.

見る

表示オプションには、次の基本機能があります。これは受信トレイから見たビュータブです。.

[リマインダー]ウィンドウボタンに注意してください。このボタンは、見逃した場合や別のものを見逃した場合など、リマインダーを確認するためにいつでも開くことができます。リマインダーが表示されている場合は、それぞれを閉じる、スヌーズボタンを押す、またはすべてを一度に閉じることを選択できます。.

他の表示タブはモードによって異なります。以下は、現在のビュー、配置、色、およびレイアウトを変更する機能を追加したカレンダーに起因しています。繰り返しになりますが、[レイアウト]セクションではOutlook全体で同じことができますが、普遍的なものではないため、[仕事]、[カレンダー]、[電子メール]モードで有効にしたものはアプリケーション全体で複製されません。.

また、アレンジメントセクションに注意を払うことは重要です。これがタスクモードのアレンジメントセクションの様子です。最大の効果を得るために、タスクビューを並べ替えたり変更したりする方法に注目してください。.

好みに合わせて[表示]タブを使用すると、時間の経過とともに情報が増えていくにつれて、すばやく情報を切り分けてソートすることができます。カレンダーが空のままにならず、仕事が増え、メールが積み重なるので、さまざまな配置やレイアウトを使用することで、盲目的に意見を述べるのではなく、より生産的になることができます。.

機能リボン

それでは、オプションが機能ごとにどのように変わるかについて説明しましょう。基本的な電子メールメッセージを取り出したり、添付ファイルやタグを追加したり、テキストをフォーマットしたりするために必要なものはすべてこれだけです。過度に複雑なものは何もないので、あなたは素晴らしいEメールメッセージを作成することができるはずです.

タスクを開始または開くことでアクセスできるタスクリボンと比較してください。 Message Ribbonとの違いが少し違うことに注意してください。.

それを挿入タブと比較してください。 [挿入]タブはOutlook全体で静的なので、同じオプションと機能を使用して、メッセージ、仕事、予定表の予定などの内容に影響を与えることができます。.

電子メールメッセージには、[オプション]タブが追加されています。これには、かなりの数の便利な機能があります。あなたにとって有益かもしれないしそうでないかもしれないテーマを越えて、BCC（あなたが電子メールのヘッダから受信者を隠したい時のためのブラインドカーボンコピー）オプションと追跡機能があります。全体的に見て、ここに重要なことは何もありませんが、配達を要求したり領収書を読んだりする必要がある場合は、[オプション]タブを選択してください。.

どのような機能を使用しているかに関係なく、[テキストの書式設定]タブは同じです。このタブは、Wordの書式設定機能によく似ているので、Wordを使用して文書を作成し書式設定する場合、これらのコントロールはおそらく使い慣れたものになるでしょう。.

最後に、Reviewタブはあなたの「ジャストインケース」タブです。このタブの校正ツールを使用して、スペルや文法を確認し、より適切な単語を見つけ、電子メール/仕事/会議に含まれる単語の数を調べることができます。.

[レビュー]タブはOutlookアプリケーション全体で同じです。言語機能が含まれていることにも注意してください。ここでは言語設定と校正設定を設定できます。外国のパートナーと連絡を取ったり、誰かが別の言語でテキストを送ってきた場合など、アイテムを翻訳することもできます。.

これは、Outlookのさらなる機能性の大部分です。明らかに、私達は多くの詳細をスキップしました、しかし私達はあなたがリボンシステムの性質を理解すれば私達はそれを感じます。あなたが関数を使いたいとき、あなたはそれを探す場所を知っています.

電子メールアカウントを自動および手動で設定する

電子メールアカウントの設定を自動と手動で簡単に説明しましょう。あなたが最初にOutlookを起動するとき、それはあなたがアカウントを設定するのに悩むでしょう.

あなたは選択肢を持っています、あなたはすぐにEメールアカウントでOutlookをセットアップすることができます、あるいはあなたはこの部分を飛ばして後でアカウントを追加することができます.

[いいえ]を選択すると、基本的にOutlookには少なくとも1つの電子メールアカウントがないとかなり不備であることを知らせる警告メッセージが表示されます。もちろん、タスク、メモの追跡、カレンダーの保存などにもこのツールを使用できますが、Outlookは本当に電子メール中心のエクスペリエンスです。.

そのことを念頭に置いて、電子メールアカウントを使用してOutlookをセットアップします。あなたは最初に自動的にそれを試みることができます、そこであなたはあなたのアカウントに関するいくつかの厄介な情報を入力しますそしてアプリケーションは自動的に設定を検出しようとします.

時々これはうまくいくが、うまくいかない。もしそうなら、あなたは勝ちます、そしてあなたは次のセクションに進むことができます。そうでない場合、または追加のサーバータイプを設定する必要があることがわかっている場合は、[手動設定]オプションを選択し、[次へ]をクリックして続行します。.

便宜上、自動メソッドを使用して既存のアカウントを設定します。手動のメソッドについて少し説明します。手動でアカウントを設定する必要がある場合は、そのセクションに進んでください。それまでの間、パスワードを入力したOutlook.comアカウントを使用しただけで、次のような結果が表示されます。.

Outlook.comを使用するのは簡単な方法です。Microsoft以外のメールを設定する場合は、おそらく手動で設定する必要があります。その方法がわからない場合は、特定の電子メールを使用してOutlookを設定する方法を検索することをお勧めします。.

それは、私たちの簡単な例では、「Finish」をクリックするとOutlookがそれから私たちの光沢のある、新しい受信箱まで開くということです。.

手動アカウント設定

Outlookの基本機能についてかなりよく理解したところで、次のEメールアカウントの設定方法に戻って説明しましょう。他の多くの人と同じように、2つ以上の電子メールアカウントを持っている可能性が高いです。幸いなことに、POPやIMAPなど、さまざまな電子メールアカウントを使用するようにOutlookを設定できます。また、個人的に処理できる数のアカウントを持つことができます。.

POPとIMAP?

だから我々はPOPとIMAPについて話すことをどういう意味ですか?

POPまたはPost Office Protocolはずっと前から存在していて、ISPから提供されたEメールに接続するため、またはWebメールサービスから自分のEメールクライアントを取得するためにEメールクライアントを使用したことがあるとしたら。 POPはあなたのメッセージをダウンロードするのに最適です。.

IMAPを使用するようにアカウントを設定した場合、Outlookはオンラインのフォルダ構造をコピーし、通常は一度に数週間分の電子メールのみを同期します。あなたの電子メールはサーバーから削除されないでしょう、そしてあなたは単にあなたがあなたのフォルダーに何千ものメッセージを持っているなら素晴らしいですメッセージヘッダーだけをダウンロードすることを選ぶことができます.

つまり、POPは廃止されていて、メールに慣れ親しんでいるようなものです。その後、IMAPがあります。IMAPは、より洗練され、モダンで、同じ受信トレイをオンラインでもオフラインでも維持する場合に適しています。.

私たちが言ったように、私たちはIMAPがはるかに優れた方法だと思います.

複数の電子メールアカウントの追加と管理

Outlookで複数の電子メールアカウントを追加および管理することは非常に簡単です。新しいEメールアカウントを追加したい場合は、リボンの[ファイル]タブをクリックし、[アカウントの追加]をクリックします。[自動アカウント設定]画面が表示されます。手動でアカウントを設定したい場合は、[手動設定]を選択して[次へ]をクリックします。

前述したように、アカウントタイプの選択はPOPまたはIMAPである可能性が高く、どちらか一方としてアカウントを設定することは通常、メールプロバイダによって詳細に説明されています。つまり、GmailやYahoo!を使用している場合、あるいはインターネットサービスプロバイダから提供されている電子メールでも、Outlookで使用するための具体的な手順や設定については、それらを参照するかインターネットを参照する必要があります。.

一方、Outlook.comやその他のExchange ActiveSyncタイプのサービスを使用している場合は、情報を簡単に提供できます。.

アカウントを追加した後、それらを管理する必要がある場合は、[ファイル]タブにある[アカウント情報]ページの上部にあるドロップダウンセレクタから、処理したいアカウントを選択できます。.

もう一度[アカウント設定]と[アカウント設定]をクリックします。表示されたウィンドウから、新しいアカウントを作成し、現在のアカウントを修復し、それを削除し、デフォルトとして設定し（複数ある場合）、もちろん必要に応じて設定を変更できます。.

ここでは、Outlook.comアカウントの設定を確認します。できることはそれほど多くありませんが、最近パスワードを変更した場合は、すぐにここで修正できます。.

以下は、Googleが提供する設定に従って手動で設定されたIMAP設定です。.

うーん、そこにはもっともっとたくさんのことが起こっている、そして我々はサーバポートをいじるために「More Settings…」を掘り下げる必要さえある。.

覚えておいて、あなたは一度だけこの種のことをしなければならないし、それを忘れてください。後でパスワードを変更したり、アカウントを追加/削除したりしない限り、Eメールアカウント設定を使用した作業は事実上終了しています。.

GmailのIMAPアカウントをOutlookに追加する方法について詳しく知りたい場合は、便利な小さなガイドをご覧ください。.

準備完了、設定、Eメール!

GmailだけかYahoo!だけを使っても満足できるかもしれませんが。個人用アカウント、職業用アカウント、仕事用アカウントなど、複数の電子メールアカウントを使用している場合は、日常使用するメールでOutlookのようなメールクライアントを使用すると、アカウントの切り替え、予定の差し込み、仕事の管理が不要.

これは、現実的で実行可能な、オールインワンの生産性ソリューションであり、MicrosoftがOfficeスイートに重点を置いていることを考えると、多くのユーザーの日常業務の中で重要な部分を占めています。.

電子メールアカウントを設定して準備ができたら、Outlookの使用とその機能のすべての探索を開始できます。 How to to Geekが以前の記事を手助けしてくれるか、単にディスカッションフォーラムで質問するだけで解決できることが他にもたくさんあります。.