大量配布用のWord文書を準備する

このゲスト記事は、DemoGeek技術サイトの背後にいるオタク、Askarによって書かれました。.

チームで作業している場合、または顧客と取引している場合は、ドキュメント内の情報が適切な対象者に届くように、また情報の機密性が尊重されるように、ドキュメントを正しい方法で配布するようにします。.

Word 2007には、Wordドキュメントを正式に作成して、特定の信頼性の要素を持つ人々のグループ、さらには特定の個人に配布するための機能が用意されています。.

準備

Word 2007を起動して、必要な方法で文書を作成します。.

ドキュメントに満足して配布の準備が整ったら、電子メールアプリケーションを起動する前にしばらく一時停止し、次の簡単な手順に従ってドキュメントを配布できるようにします。これらのステップは分離されているということを覚えておいてください、そしてそれが何を意味するのかはあなたが従うことを望んだステップを選んで選ぶことができるということです.

クリックしてください オフィスボタン をクリックして準備するメニューオプション。あなたが見ることができるはずの7つの異なるオプションがあります。それぞれのオプションについて説明しますので、配布要件に合わせて適切なオプションの組み合わせを選択して選択できます。.

文書のプロパティ

リストの最初の部分はプロパティ 文書に関するメタデータ情報を入力できるオプション.

文書の作成者の名前、タイトル、件名、キーワード、カテゴリ、ステータス、コメントを入力できます。.

これらのいくつかはを通して見ることができます ファイル >> プロパティ ダイアログ.

ドキュメントを完成させるとこれらのプロパティは表示されなくなりますが、それまではプロパティをドキュメントに関連付けて他のユーザーがドキュメントを開く前にそのアイデアを把握することができます。.

文書を調べる

リストの2番目のオプションは、文書を調べるオプション。文書を配布する準備の一環として、コメント、改訂、改訂マーク、インク注釈について文書を検査できます。あなたは隠されたメタデータや文書と共に保存されている個人情報を調べることができます。ドキュメントに保存されているカスタムXMLデータを調べることができます。ヘッダー、フッター、透かしについての情報も調べることができます。最後に、文書内の隠し文字を調べることもできます。.

あなたが文書を配布する前、そしてあなたが「あなたが検査するボタンWordは文書を検査し、その検査で見つかった項目を通知します。.

あなたの注意を必要とするアイテムは感嘆符でマークされるでしょう、そしてあなたが望むならあなたは再検査することを選ぶことができます.

文書を暗号化

リストの3番目は「文書を暗号化オプション。あなたが信頼している特定の人々だけがその文書を閲覧したい場合は、このオプションを選択してください。それはあなたがあなたが選んだパスワードで文書を暗号化することを可能にし、ユーザーは文書を見るためにこのパスワードを入力しなければなりません.

グループに配布できるパスワードを選択してください。私のアドバイスは、あなたが個人的に使うパスワードを選ぶのではなく、あなたがあなたのオンラインアカウントやあなたが個人的に使う機密のアカウントにさかのぼるために誰も使うことができないパスワードを選ぶことです。.

もう一度パスワードを確認してください。パスワードは大文字と小文字が区別され、忘れた場合はパスワードを回復する方法がなく、パスワードを忘れた場合はファイルを開く方法がないため、パスワードを確実に保存/記憶してください。.

暗号化されると、メニューオプションの背景色が薄くなり、この文書が暗号化されていることを示すことができるはずです。.

配布グループのユーザーが暗号化された文書を開こうとすると、パスワードの入力を求められます.

パスワードがなければ、彼らはまったくその文書を開くことができないでしょう。.

許可を制限する

リストの4番目は「許可を制限するオプション。 「許可を制限」オプションを使用して、人々がその文書を使ってできることを制限できます。文書が機密である場合は、「権限の制限」を使用して、文書の編集、コピー、および印刷を制限します。.

アクセス許可の制限は、Windows Rights Managementクライアントを使用して制限を実装します。.

インストールするように指示されることがあります。 Windows Rights Management ツール。心配しないで、先に進んでインストールしてください。それは信頼できる場所からのものです。インストールしたら、あなたは人々が文書を使ってできることを設定できるはずです。.

デジタル署名を追加する

リストの5番目は「デジタル署名を追加するオプション。デジタル署名は文書の完全性を保証します。デジタル署名を紙の署名と見なしますが、便宜上電子的に行います。文書にデジタル署名がある場合、その文書の整合性と信頼性を示します。これは、ドキュメントを非常に多くのユーザーに配布する場合に便利です。.

クリックしてください "デジタル署名を追加するオプションとWordは、Office Marketplaceでデジタル署名プロバイダを検索するための上記のダイアログを表示します。.

そのOffice Online Marketplaceで、文書に署名するために使用できるデジタル署名プロバイダーを見つけることができるはずです。.

互換性チェッカーを実行する

最後のオプションまでスキップしましょう互換性チェッカーを実行する" 最初。 Word 2007に固有の機能を使用したことがあり、対象読者が古いバージョンのWordを使用していると思われる場合は、互換性チェッカーを実行して対象読者全員が文書を読み込めるようにします。.

Word 2007では、一連の定義済みの互換性チェックが実行され、互換性の問題が見つかった場合は上記のダイアログに表示されます。そうでない場合は、ドキュメントを配布する前に最後の手順に進んでください。.

最終としてマーク

これは、文書をグループに配布する前に従うべき最後のステップです。名前が示すように、このアクションはドキュメントを配布用のすべてのセットとしてマークします。.

これによりドキュメントに大幅な変更が加えられるため、ドキュメントに最終のマークを付けたいことを確認するように求められます。.

文書がFinalとしてマークされると、その文書は編集できなくなり、校正朗読、コメントなどがなくなります。.

ファイナライズされたドキュメントのステータスバーに、紙の上のゴム印のように見える新しいアイコンが表示されます。.

文書を配布用に準備することで、文書を多数の人々に配布するときに生じる明らかな間違いを避けることができます。すべての手順に従う必要はありません。むしろあなたはあなたが欲しい/好むものを選んで選ぶことができます。 Word 2007は、配布用の文書を準備するときに要求したことを実行できるだけの柔軟性を備えています。.

私はあなたがこれが役に立つと思うことを願っています、そしてあなたが配布の前に文書を正しく完成するためにあなたがWord 2007の能力を利用することを願っています。ご質問やご意見がございましたら、コメント欄にお知らせください。.