Outlookで会話クリーンアップツールを使用する方法

Outlookフォルダを完璧に管理し、電子メールをきちんと分類し、論理的な最小限のフォルダ構造で保存することを好む人もいます。私たちのほとんどはそのようなわけではないので、マイクロソフトは支援するツールを提供しています。これらのツールの1つは、あまり知られていない会話クリーンアップツールで、会話から余分な電子メールを削除または移動します。これがどのように機能するのかです。.

会話のクリーンアップツールは、単一の会話、フォルダ、またはフォルダとそのすべてのサブフォルダに対して実行できます。冗長なEメールを探します。つまり、会話の別のメッセージに完全に含まれているEメールを意味します。それは、あなたがそれをどのように設定したかに応じて、それからそれらを削除するか（デフォルトで）または他のフォルダに移動します。これにより、メールボックスが同じメッセージの複数のコピーでいっぱいになるのを防ぐことができます。.

まず、会話のクリーンアップパラメータを設定する必要があります。 [ファイル]> [オプション]> [メール]に移動し、[会話のクリーンアップ]セクションまでスクロールします。.

デフォルトでは、会話の整理でアイテムが削除されますが、代わりに冗長なアイテムをフォルダに移動する場合は、[参照]をクリックして移動先のフォルダを選択できます。これは、ツールが見つけたメッセージが本当に冗長であることを再確認したい場合に便利です。会話クリーンアップツールは、私たちの経験では信頼できますが、自分自身でチェックすることに代わるものがない場合もあります.

他のデフォルトのオプションは、多くの場合意味があるのでそのままにしておくことができますが、状況や設定が異なる場合は、必要に応じてパラメータをオンまたはオフに切り替えます。設定したとおりの設定になったら、[OK]をクリックしてOutlookに戻ります。.

今、あなたはツールを開く必要があります。 [ホーム]タブの[クリーンアップ]ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューには、フォルダ、フォルダ全体、またはフォルダ全体とすべてのサブフォルダで現在選択されている会話をクリーンアップするオプションがあります。.

「会話の整理」オプションが不要な場合は、「フォルダ」>「フォルダの整理」をクリックしてもこのメニューにアクセスできます。.

ここでは「フォルダのクリーンアップ」を使用しますが、会話、フォルダ、またはフォルダとそのサブフォルダのどちらをクリーンアップする場合も、プロセスは同じです。また、ワンクリックオプションの場合は、ナビゲーションペインでフォルダを右クリックして[フォルダのクリーンアップ]を選択できます。

このツールを初めて実行すると警告が表示され、設定を変更するか、ツールを実行するか、操作をキャンセルするかを選択できます。.

このポップアップが表示されずにツールを実行するには、[今後このメッセージを表示しない]オプションを有効にします。.

[フォルダをクリーンアップ]をクリックしてツールを実行します（[今後このメッセージを表示しない]オプションをオンにした場合は、ツールを選択すると同時にツールが実行されます）。ツールが実行されているとき（大量のメッセージが含まれるフォルダで初めて実行した場合は少し時間がかかることがあります）、Outlookの下部にあるバーにステータス通知が表示されます。.

これが実行されている間、Outlookを使い続けることができます。ステータス通知が消えたら、ツールは終了です。ツールがバックグラウンドで実行されるように設計されていて、メッセージが表示されないように設計されていますが、クリーンアップするメッセージが見つからない場合は表示されます。.

それだけです。 2487通の電子メールを含むサンプルフォルダに対してこのツールを実行したところ、削除可能な502通の電子メールが見つかりました。フォルダ内の電子メールの5分の1以上が冗長なので、スペースを使い果たしたり会話をしたりするのにうんざりしている場合は、目を覚ますものであり、使用に値するツールです。.