Googleドライブでファイルを共有するときに有効期限を設定する方法

Googleドライブからファイルを共有することは、クライアントや請負業者がダウンロードしなくてもドキュメントにアクセスできるようにするための優れた方法です。他のユーザーにファイルへの一時的なアクセス権だけを与えたい場合は、それらを共有するときに自動有効期限を設定できます。これが.

注意： この機能を使用するには、ドキュメントの所有者として、有料のG Suiteアカウントが必要です。資料を共有する人とする ではない 書類を見るには有料アカウントが必要です.

Googleドライブファイルに有効期限を設定する方法

G SuiteアカウントにリンクされているGoogleドライブを起動し、共有したいファイルを右クリックして、コンテキストメニューの[共有]をクリックします。.

ファイルを共有したいすべての人のEメールアドレスを追加してから、「送信」ボタンをクリックします。 Gmailアカウントに招待状を送信すると、それらのユーザーはファイルにアクセスできるユーザーのリストに自動的に追加されます。別の種類のアドレスに送信すると、各ユーザーにファイルへのリンクを記載した電子メールが送信されます。.

それでは、ファイルを右クリックして「共有」コマンドをもう一度クリックしてください。.

今度は共有オプションを開いた状態で、[詳細]リンクをクリックします。.

各人の連絡先情報の横に、タイマーアイコンが表示されます。クリックして有効期限を設定します.

ここから、[Access Expires]ドロップダウンメニューをクリックして、7日間、30日間、またはカスタムの有効期限を設定します。.

「カスタム日付」オプションを選択すると、より正確な日付を選択するためのカレンダーが開きます。.

他の人に有効期限を設定したい場合は、その名前の横にあるタイマーをクリックします。各個人に有効期限を設定する必要があります.

最後に、[変更を保存]をクリックして、すべてのユーザーに対して行った編集を確定します。.

ここで注意すべき点が1つあります。デフォルトでは、あなたと共有している人はファイルをダウンロード、印刷、またはコピーすることができます。そうすると、設定した有効期限が切れた後も、それらの人はそれらのコピーにアクセスできます。これを防ぐには、閲覧のみを許可し、「コメント投稿者と閲覧者のダウンロード、印刷、およびコピーのオプションを無効にする」をオンにします。ただし、これらのユーザーは文書を編集できません。.

それでも、ドキュメントを表示またはコメントするために一時的にアクセスする必要があるだけの人々がいる場合、この機能は最適に機能します。.