Microsoft Officeがあなたの文書に追加した隠し個人情報を削除する方法

Microsoft Officeは、作業時間、文書の作成者、作成日、および以前のバージョンの文書など、非表示のメタデータをOffice文書に保存します。.

Officeドキュメントを公開したり、他の人に送信したりする前に、ドキュメントに含まれている隠された情報を確認し、機密データを削除することをお勧めします。このメタデータはあなたのプライバシーを侵害したり潜在的に恥ずかしいかもしれません.

非表示データの表示と削除

Office 2013またはOffice 2010では、[ファイル]メニューをクリックして[情報]をクリックすると、ドキュメントの検査ツールが前面中央に表示され、ドキュメントに含まれている可能性のある機密情報について通知されます。この情報は古いバージョンのOfficeよりも明らかですが、Officeがこの機密データをドキュメントに追加していることに気付いていない場合でも、見逃しやすいです。.

Office 2007で、リボンの[Office orb]ボタンをクリックし、[作成]をポイントして[文書の検査]をクリックします。.

ドキュメント内の隠されたメタデータを表示するには、[問題のチェック]ボタンをクリックし、[ドキュメントの検査]をクリックして、ドキュメントを調べるメタデータの種類を選択します。すべてのオプションを選択したままにして、すべての種類のメタデータについてドキュメントを調べることができます。.

[検査]をクリックすると、Officeによってドキュメントのメタデータが検査されます。削除するメタデータの種類の横にある[すべて削除]ボタンをクリックします。.

削除した後、このメタデータの大部分を復元することはできません。このため、メタデータを削除してドキュメントを公開する前に、ドキュメントの新しいコピーを作成する（[名前を付けて保存]機能を使用する）ことをお勧めします。これで、メタデータを含むドキュメントのコピーができます。もちろん、このメタデータがまったく不要な場合は、コピーの保存を気にせずに削除することができます。.

Officeが保存するメタデータの種類?

Officeは、作成者、件名、タイトル、ドキュメントを作成した日付、最後に変更した日時、ドキュメントの編集に費やした時間などの詳細を含むドキュメントのプロパティを保存します。これらのプロパティには、ドキュメントの作成中に使用したテンプレートの名前、電子メールヘッダー、およびその他の関連情報も含まれます。たとえば、TPSレポートを上司に送って、一日中一人で作業したと言っているかもしれません。しかし、メタデータを見ると、TPSレポートで数分間作業しただけで、他の人と共同作業を行っていて、作成時に「不要TPSレポートテンプレート」という名前のテンプレートを使用したことがわかります。さらに悪いことに、ここに他のプライバシーの影響があります - あなたはそれに関連付けられたあなたの名前なしでWeb上にドキュメントを公開したいかもしれませんがあなたの名前はデフォルトでドキュメントのプロパティに表示されます.

ヘッダー、フッター、透かし、および隠しテキストとしてフォーマットされたテキストも含めることができますが、ドキュメントをざっと読むだけでは表示されません。この情報が文書に含まれているかどうかを確認するツール.

あなたが文書を書いている間にあなたが他の人々と共同作業したならば、それはさらに多くのデータを含むでしょう。メタデータには、その文書で作業した全員の名前と、コメント、改訂記号、インク注釈、およびその文書の以前のバージョンが表示されます。作業している文書を公開している場合は、共有するのではなく、このデータをすべて削除することをお勧めします。.

Officeがメタデータを保存しないようにする方法

残念ながら、ドキュメントを公開したり共有したりする前に、ドキュメントインスペクタツールを使用して、各ドキュメントから機密データを削除する必要があります。一度に複数の文書からこの情報を削除するための組み込みの方法も、Officeがこのデータを文書に適用しないようにするためのOffice全体の設定もありません。.

ただし、ファイルを保存するたびにOfficeに自動的にメタデータを削除させることができます。使用する各文書にこの設定を適用する必要があります。これは文書全体の設定であり、システム全体の設定ではありません。.

Officeがドキュメントと一緒にメタデータを保存しないようにするには、[ファイル]メニューをクリックし、[オプション]をクリックして、[セキュリティセンター]カテゴリを選択します。 [セキュリティセンターの設定]ボタンをクリックして、[プライバシーオプション]を選択します。 [保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する]オプションを有効にします。グレー表示されている場合は、下の[ドキュメントインスペクタ]ボタンをクリックし、ドキュメントインスペクタを実行して、ドキュメントの個人情報をすべて削除します。チェックボックスをクリックすることができるはずです.

覚えておいて、あなたはこのオプションを各文書に対して別々に変更しなければならないでしょう.

この情報は役立つことがあります、そしてそのうちのいくつかは共同作業のためにまたは企業が誰が文書を扱ったかを追跡することさえ重要です。しかし、ドキュメントを公開する時が来たら、おそらくこのメタデータを削除したくなるでしょう。.