Microsoft Wordで他の文書からテキストを参照する方法

住所など、Word文書によく入力するテキストがあるかもしれません。必要になるたびにこのテキストを再入力する代わりに、この一般的なテキストを1つのWord文書にまとめて他の文書で参照することができます。変更すると、すべての文書で自動的に更新されます。.

自分の住所を文書のフッターに入れたいが、住所が変わることがあるとします。アドレスを別の一般的なWord文書に格納し、レポート内のフィールドを使用して共通文書からテキストを取得し、変更があるたびに更新することができます。これを行う方法を紹介します.

はじめに、他のWord文書に挿入する住所のリポジトリとして機能する新しいWord文書を作成します。他の文書がアクセスできる場所に保存してください。たとえば、いつもアクセスできないネットワークドライブに保存しないでください。.

ブックマークを使用して、私たちの共通文書のアドレスを参照します。他の文書に挿入したいテキストの文字列（私たちの場合はアドレス）を入力します。名前を強調表示して[挿入]> [ブックマーク]の順に選択し、「アドレス」などの名前を付けてブックマークを作成します。作成方法については、Wordのブックマークガイドを参照してください。.

ブックマーク名にはスペースを入れないでください。どの項目にどの名前を使用するかが簡単にわかるように、共通情報ファイルの各項目の上にブックマークの名前を入れることをお勧めします。この共通文書に再利用可能なアイテムが多数あることを計画している場合、これは特に便利です。この例では、共通情報文書に住所を追加し、項目の上にブックマーク名「住所」を配置します。.

アイテムを共通の文書に追加したら、保存して閉じることができます。アドレスを挿入する文書を開き、そのテキストを配置したい場所にカーソルを置きます。この例では、フッターを追加してそこにアドレスを挿入します。.

共通ドキュメントで作成したブックマークを参照するために、INCLUDETEXTフィールドコードを使用します。これを行うには、「Ctrl + F9」を押してフィールドコードの括弧を挿入します。.

注：フィールドコードを通常の角かっこだけ入力することはできません。正しい種類の角かっこを挿入するには、「Ctrl + F9」を使用する必要があります。.

カーソルは自動的に括弧の間に置かれます。角かっこの間に次のテキストを入力し、「」を挿入したい名前を含む一般的なWordへの絶対フルパスに置き換えます。 「」を共通文書のアイテムに割り当てたブックマーク名に置き換えます.

含まれるもの "" 

注：フィールドコードに角かっこを入力しないでください。.

たとえば、フィールドコードのかっこの間に次のように入力しました。

"C：\\ Users \\ Lori \\ Documents \\共通情報\\ CommonInformation.docx"アドレス

注：パスと同様に、パスの中に二重の円記号を使用する必要があります。また、フィールドに上記のコードを入力するときは、スマート引用符ではなくストレート引用符を使用してください。.

共通文書からアドレスを取得して、入力したばかりのフィールドコードに挿入するには、フィールドコードを右クリックしてポップアップメニューから[フィールドの更新]を選択します。.

アドレスがドキュメントに表示されます。 [ブックマークを表示]オプションをオンにしている場合は、アドレスの周囲に角かっこが表示されます。繰り返しますが、このオプションを無効にする方法については、ブックマークに関する記事を参照してください。また、フィールドコードが網掛けされている可能性があります。ただし、これをオフにすることもできます.

フィールドコードを変更したい場合は、結果ではなくコードを再表示することができます。これを行うには、結果のアイテムを右クリックして、ポップアップメニューから[フィールドコードの切り替え]を選択します。フィールドコードに入力したテキストが再び表示され、それを編集できます。単純に、フィールドを更新して新しい結果を表示します.

一般的な文書を作成したら、それを使用して頻繁に入力する他の項目をWord文書に保存できます。一般的な文書から自動的に挿入する各情報について、Word文書内の別々のINCLUDETEXTフィールドを使用するだけです。.