重要な電子メールについてのみOutlook通知を受け取る方法

マイクロソフトは、新しい電子メールの通知を設定するときに役立つと考えました。ただし、通知の絶え間ない弾幕はまたあなたの思考の列を乱すことができます。通知を完全に無効にすることも、重要な電子メールについてのみ通知するようにOutlookを設定することもできます。.

単純な規則を作成する方法

クライアント、上司、家族など、特定の人に対応する必要がある場合は、Outlookのルールを使用して特定のメッセージに関する通知だけを受信できます。特定の送信者からの電子メール通知のみを表示するルールを設定する方法は次のとおりです。.

このルールを設定する最も簡単な方法は、その人からのEメールを見つけることです。この例では、上司からの電子メールが常に重要であるため、上司から電子メールを受信したときに通知するようにルールを設定します。だから、私はHow-To Geekの編集長Whitson Gordonからの電子メールを右クリックして、ポップアップメニューから「Rules」を選択し、次に「Create Rule」を選択します。.

[ルールの作成]ダイアログボックスで、新しい電子メールに関する通知を受け取る条件を選択します。 Whitsonから受信した電子メールに関する即時通知を受け取りたいので、最初のチェックボックスをオンにします。.

また、[送信先]チェックボックスをオンにし、ドロップダウンリストから自分の名前が選択されていることを確認します。そのため、Whitsonから直接送信された電子メールの通知が届きます。自分がCCでいる場所や複数の受信者のうちの1人に電子メールを通知したくない場合は、[送信先]ドロップダウンリストから[自分のみ]を選択します。選択したら、[OK]をクリックします。.

[現在のフォルダに既に存在するメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する]というオプションを含む[成功]ダイアログボックスが表示されます。「OK」をクリックしてください。 Whitsonの私の受信箱に入っているEメールを知りたいので、チェックボックスを選択します。.

「新着メールの警告」ダイアログボックスが表示され、すぐに対処する必要があります。現在、受信トレイにWhitsonからの電子メールが1つしかないので、それがこのダイアログボックスに表示されている唯一の電子メールです。ただし、Whitsonからの電子メールがさらにある場合、それらはすべてここにリストされます。このダイアログボックスから直接Eメールを表示したい場合は、表示するEメールを選択して「Open Item」をクリックしてください。「閉じる」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。.

ダイアログボックスから電子メールメッセージを開いてメッセージを閉じた場合でも、[閉じる]をクリックするまで[新規メールアラート]ダイアログボックスは開いたままになります。.

より高度なルールを作成する方法

ルールを作成するときは、メインの[ルールの作成]ダイアログボックスで利用可能なものよりも、追加の、より具体的なオプションから選択できます。これを行うには、この記事の前半で説明したように、[Create Rule]ダイアログボックスを開きます。次に「詳細オプション」をクリックします.

[自動仕訳ウィザード]ダイアログボックスの最初の画面に、確認する詳細な条件の一覧が表示されます。電子メール通知を確認する条件のチェックボックスをオンにします。 Whitsonから自分宛てに送信されたEメールが届いたときに通知を受け取りたいので、それらの条件を選択します.

青い下線付きのテキストは、その状態でチェックしたい値を指定するためにクリックするリンクです。その条件を選択したら、[Step 2]ボックスでその条件の青いリンクをクリックして値を編集します。.

確認したい条件を選択したら、[次へ]をクリックします。.

ここで、選択した条件に一致する、受信したメッセージで何をすべきかを示すためのオプションを選択します。メッセージを特定のフォルダに移動したり、1人以上の人に転送したり、テンプレートを使用して返信したり、既読としてマークしたりすることができます。 Whitsonから電子メールメッセージが届いたときにデスクトップアラートを受信したいので、リストの最後のオプション「デスクトップアラートを表示する」を選択します。メッセージの内容を選択したら、[次へ]をクリックします.

次の画面には、メッセージが会議の招待状または更新の場合に通知を受け取りたくない場合など、ルールに例外を設定するためのオプションがあります。ルールに適用したい例外を選択して、[次へ]をクリックします。私は何の例外も望んでいないので、この画面をスキップするには「次へ」をクリックするだけです。.

最後の画面では、ルールの名前を指定し、すぐに「このルールを有効にする」など、いくつかのルールオプションを設定できます。受信トレイに既にあるメッセージに対してすぐにルールを実行する場合は、[既に受信トレイにあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する]を選択します。.

「ステップ3」の下のルールの説明を確認し、完了したら「完了」をクリックします。.

さて、Whitsonから電子メールを受け取ると、Windowsデスクトップにデスクトップアラートが表示されます。これは、[新着メールの警告]ダイアログボックスとは異なります。代わりに、ネイティブのWindows通知です。このスタイルの通知を好む場合は、作成したすべてのルールに対して「詳細オプション」を実行する必要があります。.

ルールを編集する方法

ルールの修正、削除、一時的な停止さえも簡単です。「デスクトップアラート」ではなく「新規メールアラート」ダイアログボックスを表示するようにルールを変更したいのですが。これを行うには、[ホーム]タブをクリックします.

[移動]セクションの[ルール]ボタンをクリックして、ドロップダウンメニューから[ルールとアラートの管理]を選択します。.

[Rules and Alerts]ダイアログボックスが表示されます。 [電子メールルール]タブで、[ルールの変更]をクリックして、ドロップダウンメニューから[ルール設定の編集]を選択します。.

前述のように、[自動仕訳ウィザード]の最初の画面には、受信電子メールメッセージで確認できる条件の一覧が表示されます。最初にルール表示を設定したときに行った選択がリストの一番上に表示され、現在の設定の説明が[Step 2]の下のボックスに表示されます。条件を変更したくないので、「次へ」をクリックします。ルールの条件を変更したい場合は、変更を加えてから「次へ」をクリックしてください。.

受信した電子メールメッセージに対して実行するアクションを一覧表示する画面（条件によって異なります）で、リストの上部に表示される[デスクトップアラートを表示]オプションを無効にし、[次へ]をクリックします。.

代わりに、もっと新しい「新着メールの警告」ダイアログボックスを表示したいとしましょう。アクションリストの一番下までスクロールして、[新しいアイテムの警告ウィンドウに特定のメッセージを表示する]チェックボックスをオンにします。 [新着メールの警告]ダイアログボックスに表示されるメッセージをカスタマイズするには、[手順2]の下にあるボックスの[特定のメッセージ]リンクをクリックします。.

[警告メッセージ]ダイアログボックスで、[新着メールの警告]ダイアログボックスに表示するメッセージを入力し、[OK]をクリックします。.

例外を追加または削除する場合は、[次へ]をクリックして例外のリストにアクセスして変更を加えます。ルールの名前を変更したり、[自動仕訳ウィザード]の最後の画面で他のオプションを変更したりするには、例外画面でもう一度[次へ]をクリックします。他には何も変更したくないので、アクション画面で[完了]をクリックして変更を確定し、[自動仕訳ウィザード]を閉じます。.

[ルールと警告]ダイアログボックスに戻ります。「OK」をクリックして閉じます。すぐにルールを実行するには、[電子メールルール]タブの上部にある[今すぐルールを実行]をクリックします。.

[今すぐルールを実行]ダイアログボックスの[実行するルールを選択]ボックスで、実行するルールのチェックボックスをオンにして[今すぐ実行]をクリックします。.

注：いったんルールを実行すると、[今すぐルールを実行]ダイアログボックスは自動的に閉じません。閉じるには「閉じる」をクリックする必要があります。 [ルールと警告]ダイアログボックスも自動的に閉じないので、[OK]をクリックして閉じます。.

「新規メール警告」ダイアログボックスの上部にカスタムメッセージが表示されます。.

Outlookのルール機能には、電子メールメッセージを自動的に処理するための多数のオプションがあります。特定のメッセージを特定のフォルダに移動したり、件名に特定のテキストを含む電子メールメッセージに対してアクションを実行したり、特定の条件に基づいてメッセージを自動的に削除したりすることができます。利用可能なすべてのオプションのために、Outlook Rulesは最初は圧倒的に思えるかもしれません。ただし、特定の電子メールメッセージをどのように管理するかを知っていれば、独自のルールを作成して管理することはそれほど難しくありません。.