Exchangeからダウンロードするアイテムをフィルタする方法

ドライブのスペースが限られているか、インターネット接続が遅い場合は、Outlookがダウンロードするものを制限することをお勧めします。アイテムの年齢に基づいてOutlookがダウンロードするアイテムを制御する方法を説明しましたが、それほど柔軟ではありません。それはまたあなたのメールボックスの中の電子メール（そしてOutlook 2016とそれ以降のために、メールボックスを委任する）だけで働くので、あなたがパブリックまたは共有フォルダへのアクセスを持っている、またはあなたがたくさんのカレンダーイベントと仕事を持っているなら別のオプション。踏み出す フォルダ同期, これにより、Outlookがダウンロードするものをフォルダごとにフィルタリングできます。.

注意： HotmailやOutlook.comなど、Microsoft Exchange Serverに接続している場合、フォルダ同期はサポートされているすべてのバージョンのOutlookクライアントで機能します。 Gmailや個人用メールサーバーなどの他のサービスに接続している場合は、これらのオプションを構成できますが、Outlookでは無視される可能性があります。.

フォルダ>フォルダのプロパティをクリックして、フォルダの同期オプションにアクセスできます。.

ナビゲーションペインでフォルダを右クリックしてから[プロパティ]コマンドをクリックすることもできます。.

フォルダのプロパティウィンドウで、「同期」タブに切り替えます.

幸いなことに、このタブで行うべきことは1つだけです。フィルタを作成します。 [フィルタ]ボタンをクリックして[フィルタ]ウィンドウを開き、開始します。.

[フィルタ]ウィンドウでは、Outlookがこのフォルダにメッセージをダウンロードするためにメッセージが満たす必要がある条件（複数可）を選択できます。これらの条件を満たしていない電子メールはまだサーバー上に存在し、Outlook WebアプリケーションまたはOutlookオンラインを介してこれらの電子メールにアクセスできます。.

フォルダごとに異なる同期フィルタを設定できるため、受信トレイにフィルタを作成しても、他のフォルダには影響しません。フォルダごとに別々のフィルタを作成する必要があるので、多くのアイテムを含むフォルダでこれを使用することは本当に意味があります。.

今のところ私の受信トレイには、それほど重要ではないものがCCされているという電子メールがいっぱいです。そこで、私に送信されたメールのみを同期するフィルタを作成します。行へ.

これを行うには、[送信先]ボックスに名前を追加し、[現在地]チェックボックスをオンにしてから、右側のドロップダウンメニューから[宛先にある唯一の人物]を選択します。.

「OK」ボタンをクリックすると、警告メッセージが表示されます。.

このメッセージは、あなたのフィルタにマッチするEメー​​ルはそのフォルダにダウンロードされ、あなたのフィルタにマッチしないEメールはローカルフォルダから削除されることを意味します。一致しない電子メールは削除されません。OutlookWebアプリで引き続き使用できます。フィルタを変更または削除した場合、Outlookはそれらを再度ダウンロードできます。.

メッセージの[OK]をクリックしてから、プロパティウィンドウの[OK]をクリックします。 Outlookを再起動するとすぐにフィルタが適用されますが、何千もの電子メールがあるフォルダでは再同期に時間がかかる場合があります。メールフィルタが同期したら、メールボックスを圧縮してスペースを最大限に活用できます。.

フィルタを削除するには、フィルタウィンドウに戻って「すべてクリア」ボタンをクリックします。開いているウィンドウを閉じてOutlookを再起動して変更を適用します。.

この同期ツールは、自分または自分のチームに送信されたEメールのみを表示したい共有メールボックスに最適です。また、特定の年齢より古い電子メールやカレンダーイベントの表示を停止したり、大きな添付ファイルを除外したり、特定のアドレスからの電子メールの同期を停止したりするためにも使用できます。フィルタ基準は多種多様であるため、特定のEメールをフィルタしたい場合は、それを可能にするフィルタ基準の組み合わせを見つけることができるはずです。.