Outlookでフォルダビューを作成およびカスタマイズする方法

あなたがオフィスで働いているなら、それからあなたはあなたが電子メールを扱うことに多くの時間を費やす可能性が高いです。 Outlookに必要な情報を表示させるには少し時間がかかります。電子メールの場合、これを行うための最良の方法はフォルダビューを使用することです。これが彼らのしくみです.

フォルダビューとは?

メールをOutlookに保管する場所（受信トレイ、送信済みアイテム、アーカイブ、削除済みアイテム、その他の場所など）はすべてフォルダーです。これらの各フォルダはデフォルトで同じように見え、送信者、件名、受信日時などの電子メールに関するメタデータを含む列があります。 Outlookは電子メールを日付順に（一番上に最新のもので）グループ化し、未読メッセージを太字の青色のテキストでスタイル設定し、あなたが読んだメッセージを通常の黒いフォントで表示します。.

これは デフォルトのフォルダビュー.

しかし、必要に応じてその見方を変えることができます。フォルダごとに異なるビューを作成することも、好きなフォルダビューを作成してそれをすべてのフォルダに適用することもできます。 Outlookには、あなたが始めることができるいくつかの代替組み込みビューさえあります.

別の組み込みビューに変更する方法

まずはじめに、View> Change Viewをクリックして他のビルトインビューに変更しましょう。.

コンパクトビューは、すべてのフォルダで使用されるデフォルトのビューですが、他の2つのうちのいずれかに変更できます。

• シングル： これにより、By Dateグループが削除され、すべてのメッセージが単純なリストに表示されます。.
• プレビュー： これは（やや直観的には）プレビューパネルを削除します.

既存のビューをカスタマイズする方法

View> View Settingsをクリックして、現在のフォルダ表示をカスタマイズできます。.

これにより、[ビューの詳細設定]ウィンドウが開き、ビューに関するあらゆる方法を変更できます。.

例として、表示列とソート設定を変更します。 [列]をクリックして[列の表示]ウィンドウを開きます。.

右側の列で「メンション」を選択し、「削除」ボタンをクリックしてから、「OK」をクリックします。

Advanced View Settingsウィンドウに戻り、「Sort」ボタンをクリックしてSortウィンドウを開きます。.

[並べ替え]ドロップダウンメニューで、[開始]を選択してから[OK]をクリックします。

次に詳細表示設定の「OK」をクリックします。フォルダ表示が変更され、「メンション」列が非表示になり、フォルダがメール送信者によってソートされるようになりました.

これらはあなたができることのほんの2つの簡単な例です。さまざまな列を追加または削除したり、さまざまな方法でメッセージをグループ化したり並べ替えたり、メッセージの表示に使用されるフォントやスタイルを変更したりすることもできます。さまざまなオプションを試して、自分に最適なものを見つけてください。.

他のフォルダにビューを適用する

ビューをカスタマイズしたら、各ビューをカスタマイズしなくても、同じビューを他のフォルダに適用できます。もう一度View> View Settingsをクリックし、今度は「他のフォルダに現在のビューを適用」コマンドをクリックします。.

ビューを適用したいフォルダを選択し、「OK」をクリックします。

あなたは好きなだけフォルダ（またはサブフォルダ）を選択できます.

カスタマイズしたフォルダビューを保存する

カスタマイズしたビューをテンプレートとして保持して、将来的に他のフォルダに適用することもできます。もう一度View> View Settingsをクリックし、「現在のビューを新しいビューとして保存」コマンドを選択します。.

これにより[ビューのコピー]ウィンドウが開き、ビューに名前を付けたり、ビューを表示できるユーザーを選択したりできます。すべて設定したら、[OK]をクリックします。.

もう一度[表示]> [ビュー設定]をクリックすると、Outlookでは新しいビューが利用可能なオプションとして表示されます。アクセス権のあるすべてのビューを表示するには、[ビューの管理]をクリックします。.

Manage All Viewsウィンドウでは、ビューを追加、編集、削除したり、各ビューに適用されている設定を確認したりできます。.

最初からビューを作成する

まったく新しいビューを作成したい場合は、[Manage All View]ウィンドウの[New]ボタンをクリックします。これにより、新規ビューの作成ウィンドウが開きます。.

始めたい基本ビューのタイプを選択して、「OK」ボタンをクリックします。 [詳細表示設定]ウィンドウが開き、自分の表示を好きなようにカスタマイズできます。完了したら、[Manage All Views]ウィンドウに戻るまで[OK]をクリックし、[Apply View]をクリックして現在のフォルダにビューを適用します。.

新しいビューを作成したら、他のフォルダに適用したり、さらにカスタマイズしたり、別の新しいビューのベースとして使用したりできます。.

ビューからカスタマイズを削除する

既存のビューをカスタマイズした場合は、簡単に既存のビューに戻すことができます。変更がうまくいかない場合は、元に戻すことを心配せずに試してみるのに良い方法です。現在のフォルダから未保存のカスタマイズを削除するには、[表示]> [ビューのリセット]をクリックします。.

これらの表示ツールを使えば、自分のフォルダを思いどおりに機能させることができ、あふれているメッセージリストを整理することができます。.