(ほぼ)すべてのEメールアカウントに休暇を残すメッセージを作成する方法
あなたが街の外に向かっている場合、あなたはあなたが利用できないことを他の人に知らせるためにあなたのEメールにメモを書きたくなるかもしれません。.
ほとんどの電子メールサービスでは、電子メールを確認できないときに受信メッセージに自動返信する方法が提供されています。これが最も人気のあるEメールサービス用の休暇レスポンダを設定する方法です。.
それが休暇レスポンダの設定になると、あなたはいくつかのボートの一つにいます:
- レスポンダーをサポートするGmailアカウント、Microsoft(outlook.com、live.com、またはhotmail.com)アカウント、またはYahooアカウントのいずれかがあります。.
- Microsoft Exchange Serverに接続していて、不在時のアシスタントを使用できます。.
- あなたは、おそらくあなたのインターネットプロバイダや他のサービスからのレスポンダをサポートしていないPOP3 / IMAP Eメールアカウントを持っています。.
Gmail、Yahoo、Windows 10メール(Microsoftアカウント用)、Outlook.com、Outlook for Windows(IMAPおよびPOP3アカウント用)、Exchange、さらにはApple Mail for Macでの休暇レスポンダの設定方法を紹介します。 (IMAPおよびPOP3アカウント用).
Gmailで休暇レスポンダーを設定する
Gmailアドレスを持っている、またはGoogle Appsを使用している小さな会社を経営している人にとっては、Gmailで休暇レスポンダーを設定するのは簡単です。 Gmailアカウントにログインし、画面の右上隅にある[設定]メニューをクリックして[設定]を選択するだけです。 [設定]ページが新しいタブで開いたら、[休暇レスポンダ]というセクションが表示されるまで下にスクロールします。オプションはとても直感的です。単にバケーションレスポンダをオンにして、(該当する場合)最初の日と最後の日を選択し、件名とメッセージを入力します。電子メールを送信しているユーザーに休暇の返信を送信したくない場合は、[Googleの連絡先リストに登録されているユーザーにのみ返信を送信する]チェックボックスをオンにします。.
Yahooバケーションレスポンダの設定
Yahoo Mailで休暇中の返信を設定するには、ブラウザを開き、Yahoo Mailアカウントにログインします。次に、ブラウザウィンドウの右上隅にある歯車のアイコンをクリックして、ドロップダウンの[設定]をクリックします。 [設定]ダイアログボックスで、左側のオプションの一覧から[休暇応答]をクリックし、[これらの日に自動応答を有効にする(含む)]チェックボックスをオンにします。開始日と終了日を選択し、送信したい自動返信を入力します。 1つ以上の特定のドメインに別の返信を送信する場合は、「特定のドメインを構成する電子メールに対する別の返信」を確認し、ドメインを入力して、それらのドメインからの電子メールに送信するメッセージを入力します。.
また、Yahooでは、相手に応じてさまざまなEメール応答を受け取ることができます。 「特定のドメインからの電子メールに対する異なる返信」チェックボックスをオンにして、別の返信を希望する電子メールドメインを追加するだけです。.
完了したら、[設定]ダイアログボックスの下部にある[保存]をクリックします。指定された日に休暇の返信が自動的に送信されます.
Microsoft Eメールアカウント用のWindows 10 Mailでの自動返信の設定
Windows 10メールでは、outlook.com、live、com、hotmail.com、およびOffice 365アカウントを含む、Microsoftの電子メールアカウントに対して休暇応答を設定することしかできません。 Windows 10 Mailで休暇中の返信を設定するには、アプリを開き、ウィンドウの左下隅にある歯車のアイコンをクリックします。次に、右側にスライドして表示される[設定]ペインの[自動返信]をクリックし、[返信を送信するアカウントを[アカウントを選択]ドロップダウンから選択します。 「自動返信を送信」スライダボタンをクリックして、濃い灰色に変わってオンにします。スライダボタンの下のボックスに、自動返信として送信するメッセージを入力します。返信を連絡先リストのユーザーにのみ送信する場合は、[返信を自分の連絡先にのみ送信する]チェックボックスをオンにします。 Mailでサポートされているすべてのアカウントに対して自動返信を設定できますが、それぞれに個別に設定する必要があります。.
Outlook.comで自動返信を設定する
Outlook.comで自動返信を設定するには、お気に入りのブラウザでhttp://www.outlook.comにアクセスして、自動返信の送信元となるMicrosoftの電子メールアカウントにログインします。次に、Outlook.comページの右上隅にある歯車のアイコンをクリックして、ドロップダウンから[自動返信]を選択します。ウィンドウの右側にスライドするペインの[自動返信を送信]をクリックします。開始時間と終了時間を設定し、自動的に送信したいメッセージを入力します。自動返信を連絡先リストのユーザーにのみ送信するのか、電子メールを送信するすべてのユーザーに送信するのかなど、他のオプションを選択します。.
自動返信の設定が完了したら、ペイン上部の[OK]をクリックします。設定した要件を満たす受信した電子メールに応じて、設定した期間中にカスタムメッセージが自動的に送信されます。.
注:Outlook.comを使用できるのは、Microsoftの電子メールaccounts-live.com、outlook.com、hotmail.com、およびmsn.comだけです。.
OutlookでのMicrosoft Exchange Server休暇レスポンダの設定
Microsoft Exchange Serverに接続している場合(通常は職場で)、不在時のアシスタントを利用することができます。これは、休暇レスポンダと同じものです。これを設定するには、[ファイル]タブをクリックしてバックステージビューに入り、[自動返信]ボタンをクリックします。.
ここから、バカンスレスポンダを設定するのはとても簡単です。自動返信を特定の時間枠に制限したい場合は、[自動返信を送信]オプションをクリックし、[この期間にのみ送信する]チェックボックスをオンにします。 「開始時刻」と「終了時刻」の日付と時刻を選択します。次に、「私の組織の内部」、「私の組織の外部」、またはその両方に送信するメッセージを入力できます。.
WindowsのOutlookでIMAPまたはPOP3アカウントの休暇応答者を設定する
仕事でExchangeサーバーに接続していなくても、自宅でOutlookを使用している場合は、見通しを通して休暇レスポンダを設定できます。しかし、これはあなたが行っている間あなたのPCが立ち上がって動いている場合にのみ働くので、あなたのEメールアカウントがそのWebメールサービスの休暇応答者をサポートしているかどうかチェックして見るのが最善です。そうでなければ、Outlookはピンチで行います.
Windows版Outlookで休暇レスポンダーを設定するには、最初に送信するメッセージを含む電子メールテンプレートを設定する必要があります。電子メールテンプレートを作成するには、基本的に新しい電子メールメッセージを作成し、保存するメッセージを入力して([宛先]、[CC]、[BCC]、[件名]なし)、Outlookテンプレートとして保存します。メールテンプレートを作成したら、特定の日付範囲内に受信したメールにそのメールテンプレートを自動的に送信するルールを作成します。.
誰かがあなたにEメールを送ると、あなたが選択したテンプレートはあなたが指定した期間中に自動的に彼らに送られるでしょう.
Apple Mail for Mac(IMAPまたはPOP3)で不在通知返信を設定する
Apple Mailには不在時の返信用の組み込み機能はありませんが、アプリに追加したIMAPまたはPOP3アカウントの着信電子メールにカスタム返信を自動的に送信するように1つ以上のルールを設定できます。 Apple Mailの電子メールアカウントに不在通知を設定するには、環境設定ダイアログボックスの「ルール」画面でルールを設定し(「メール」>「環境設定」と選択して「ルール」ボタンをクリック)、必要な条件を指定します。 (自動返信を送信したいアカウント)および実行するアクション(特定のメッセージテキストでメッセージに返信)を満たす必要があります。送信者が連絡先にいるかどうかの確認、Toフィールドに特定の電子メールアドレスがあることの確認など、他の条件を追加することもできます。.
作成した不在時の返信ルールは、[ルール]画面で、ルールの横にあるボックスをオンまたはオフにすることによってアクティブまたは非アクティブにすることができます。ルールに日付範囲を設定することはできないため、ルールを実行したい場合は手動でルールを有効にし、それ以上実行したくない場合は無効にする必要があります。だから、あなたがあなたの休暇や出張から戻ったときは、必ず[設定]ダイアログボックスのルールのチェックボックスをオフにしてください.
ルールが有効である限り、選択した条件を満たす受信メールは、設定したカスタムメッセージで返信されます。各送信者は、あなたにEメールを送信するたびに自動返信を受け取ります。.
注:ルールを実行するには、Apple MailをMac上で開いたままにしておく必要があります。 Apple Mailを閉じても自動返信は送信されませんが、Apple Mailをもう一度開いて、ルールで選択したアカウントの受信トレイに電子メールメッセージを受信したときに自動的に返信されます。可能であれば、メールサービスのWebメール設定で休暇レスポンダーを設定したほうが良いでしょう。そのため、コンピュータの電源を入れたままにする必要はありません。.