Googleスプレッドシートにドロップダウンリストを作成する方法

共有されているGoogle Sheetsファイルで他のユーザーと共同作業をしている場合は、予期しないデータや数式を破るものが入力されることがあります。全員が必要なデータを確実に入力できるようにするための1つの方法は、ドロップダウン検証リストでそれらのデータを提供することです。.

ドロップダウンリストを作成する方法

ドロップダウンリストは、ユーザーがフォーム、アプリケーション、またはスプレッドシートに入力するデータが、まさにあなたが期待しているものであることを保証するための優れた方法です。彼らはあなたが提供する事前設定されたリストから選択しているのでそれはまた人々がそのデータを入力するためのはるかに速い方法を提供します.

あなたがする必要がある最初のことはあなたのグーグルシートファイルを開いて、あなたがドロップダウンリストを使用したいセルを選択することです.

次に、「データ」メニューを開き、「データ検証」コマンドを選択します。.

[条件]ドロップダウンから、[範囲から一覧]または[アイテムの一覧]を選択します。

• 範囲からのリスト： 同じシートまたは別のシートの他のセルから選択された値のリスト。たとえば、シート2のセルB1〜B9の値を使用する場合は、次のように入力します。 シート2！B1：B9 そこに含まれているデータをドロップダウンリストに表示させるには、またはシートからセルを直接選択してください。.
• 商品のリスト： 所定のデータ項目のリスト。これはテキストまたは数字のどちらでもかまいません。各値を自分で入力し、それらをコンマで区切って（スペースは入れないで）ください。このオプションでは、他のセルから直接データを挿入することはできません。.

ここでは、「アイテムのリスト」オプションを使用し、いくつかの数値選択を提供しています。.

ドロップダウンリストに表示するデータを入力したら、[セルにドロップダウンリストを表示]オプションが有効になっていることを確認します。そうしないと、選択したセルに値が表示されません。.

リストにない値を入力しようとしたときに何が起こるかを選択することもできます。 [警告を表示]オプションを使用すると、無効なデータを入力できますが、シートにマークを付けます（方法については少し説明します）。 「入力を拒否」オプションを選択すると、リストに含まれていないものは入力できなくなります。.

そして最後に、「検証ヘルプテキストを表示する」オプションを有効にして、セル内で選択可能なものに関する情報を表示することができます。オプションを選択したら、必要な指示を入力します。.

完了したら、[保存]をクリックして先に進みます。.

新しいドロップダウンリストの使い方

完了したら、シートを使用している人は誰でもそれらのセルのドロップダウン矢印をクリックしてリストから値を選択することができます。.

「検証ヘルプテキストを表示」オプションを選択した場合は、誰かが検証済みのセルを選択するたびにそのテキストがポップアップします。.

誰かがリストのものと一致しない値を入力したときに「警告を表示」オプションがオンになっていると、無効なデータがセルにマークされます。.

その上にマウスを置くと、マークが付いている理由がわかります.

代わりに、あなたが「入力を拒否」オプションを選択していると、人々はあなたがリストに載っていないものを入力しようとするとこのような警告を受けるでしょう。.

ドロップダウンリストから項目を削除または変更する必要がある場合は、[データ]> [データ検証]に戻って、作成したリストから項目を編集します。リストを完全に削除するのは、一番下にある「検証を削除」ボタンをクリックするのと同じくらい簡単です。.