Eメールの送受信にかかる時間を短縮

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電子メールはコミュニケーションを容易にすることができますがそれはまたあなたの時間を浪費することができます。時間を節約するために受信Eメールを処理し、送信Eメールを書く方法を学びます.

2005年の調査によると、従業員へのインタビューの結果、電子メールに費やされた時間によって、従業員10,000人の企業が年間1億5200万ドルの賃金を失ったことが明らかになりました。.

電子メールには明らかに欠点があります。不明瞭な電子メールは、従業員を仕事に関連する重要なタスク、クラウド通信チャネルからそらさせ、余分な仕事を生み出すことがよくあります。以下の提案に従って、電子メールの落とし穴を避けてください。.

受信メールがどのようにあなたの時間を無駄にすることができるか

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あなたの時間を無駄にする可能性がある電子メールメッセージの多くの種類があります。以下のもの

複数のメッセージから切り取って包括的なメッセージにまとめることができます
あなたと直接関係ない
直接的な方法ではなく、あなたと関係があるので、あなたはどのように、またはあなたが反応するべきかについて自信が持てません（そして時間を食べます）。
何らかの行動を取るように指示しないでください（これは非生産的です）。
気を散らすそして/またはあなたがウェブ上で時間を無駄にするよう奨励する
電子メールには適していません。ビジネス会議などの動的なコミュニケーションチャネルや、コンテンツに適した形式（情報が豊富なスタンドアロンドキュメントなど）を使用すると、より効果的になります。

受信Eメールを効率的に処理する方法

電子メールを効率的に読んで処理するには、2つのことに集中する必要があります。電子メールのメッセージ（またはその欠如）を見つけ出すことと、対応する行動を決定することです。.

ステップ1：メッセージを理解する（または欠いている）

あなたが新しいEメールを読むときはいつでも、把握するためにできるだけ短い時間をかけてください：

話者が直接または間接的にあなたに話しかけているかどうか
話者があなたに何を期待しているかを話してくれたかどうか
それが明確に行われているかどうか
メッセージ全体があなたに関連しているかどうか
送信者とのあなたの関係の文脈を考えると、全体的なメッセージが適切であると思われるかどうか（または、彼らが例えばビジネス関係を始めようとしている場合の欠如）

これにより、Eメールのメッセージが何であるか、またどのように返信したいのかを確認できます。それはあなたがそもそも対応するつもりなら.

スピーカーが貴重な時間を無駄にするように誘うことができる1つ以上のことをしているかどうかに注意することは特に重要です。

彼らが何を言おうとしているのかがわからない
具体的な言葉で話すことを避けるために、混乱を招くような方法や婉曲的な方法で言葉を使うこと（例：「ある時点で心を込めておく必要があると思う」）「今週電話してもいいですか。 ”）
ランブリングや話題を消す
あなたのビジネスに該当しない情報、不適切、不快、または矛盾する情報を含む
あなたに関係のないメッセージでCcまたはbcc'ing
さまざまなEメールを介して同じメッセージを繰り返す、またはEメール以外の以前の通信で既に取り上げられていることを繰り返す
あなたがすでに話し合い、解決したことについて - 忘れなやかな、または不注意な方法で書く

このような状況では、コミュニケーションに費やす時間を最小限に抑える効果的な方法で対応するよう特に注意してください。上記のあいまいな電子メールのシナリオでは時間がかかりすぎるのは簡単です。.

ステップ2：取るべき行動を決定する

メッセージの内容を理解したら、最も生産的な対応方法を見つけます。これが典型的な回答です。

会話を電話や電話会議などのより優れたコミュニケーション媒体に移行する
電子メールではなく、Google Docなどの共有可能な、より情報豊富な媒体を通じて、複数の人から寄せられる繰り返しのある質問への回答
話者があなたに何を期待しているのかを明確にしていないメッセージに応答しない（たとえそれが少し失礼に感じたとしても）
「報告をいつまでに完成させたいですか」または「このプロジェクトにどのように貢献してほしいと思いますか」などの直接的で簡潔な具体的な質問を使用して、不明瞭なメッセージに対処します。
ドラマや通信障害が発生し始めたときはいつでも電話を取って相手に電話をかける - Eメールで電話をかけるのは時間がかかるだけで、競合が激化する可能性があります。

ステップ3：仕事に戻る

最も重要なことは、電子メールに返信した後（返信しないでメッセージを削除することからなるかもしれません）、仕事に戻る必要があるということです。他の人の要求に応えるのではなく、受信箱で待っている次の電子メールに移動するか、ギアを切り替えて実際に仕事に戻る.

電子メールを送信すると時間が無駄になる

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さらに、電子メールメッセージには多くの種類があります あなたが送る それはあなたの時間を無駄にすることができます。以下のもの

不必要に複数のメッセージにまとめられていて、それぞれが包括的なメッセージではなく時間と手間をかけて調整する
受信者に直接関係しないようにしてください。これはあなたの側の努力の無駄です
十分にはっきりせず、長いEメールでの会話や誤解、あるいはまったく生産的な行動を起こさないようにします（つまり、後で会話を始めるのに時間を費やす必要があります）。
受取人に何らかの行動を取るように指示しないでください。
受信者がウェブ上で時間を無駄にするように気を取らせて奨励する - それはそれがあなたと同じことを奨励することを意味します
電子メール形式には適していませんが、リアルタイムの会話、またはマニュアル、ブログ記事、FAQページ、会社のレポート、PowerPointプレゼンテーションなどの説明や情報が豊富な文書を通じて伝達されることをお勧めします。

Eメールを効率的に送信する方法

長い目で見ればあなたの時間を無駄にしないEメールを書くためには、5つのことに集中する必要があります：明確なメッセージを伝えること、あなたの受信者に実用的なステップをとること、良い構造を使うこと、編集あなたが送信を押す前に、そして効果的にフォローアップ.

ステップ1：あなたのメッセージを明確にする

あなたがEメールをドラフトする前でさえも、あなたはメッセージを明確に理解する必要があります。決定する：

あなたが伝えたいこと
なぜあなたはそれを伝えたいのですか
受信者にどのような行動を取らせたいですか
どうやってそのような行動を取るように彼らを説得するにはどうすればよいですか

電子メールを送信する一般的な理由は次のとおりです。

期限を思い出させる
誰かにタスクについて書かれた指示を与える
文章を通して適切に答えることができる簡単な質問をする
文章を通して適切に答えることができる素早い質問に答えるために
時間に敏感な情報を伝える
会議のスケジュールに利用可能な日付を提供する
会議の後にフォローアップして感謝を示す

最後のものを除いて、これらすべての例で、あなたはあなたの受信者が何らかの行動を取ることを望んでいます（それがあなたに返信しているだけでも）.

時々その行動は行動のようには見えません。たぶんあなたがしたいです。

同僚のためのヒントを渡す
旅行先に無事着陸したことを友達に知らせましょう
あなたがあなたの新しい目的地で何をしているのか、そしてこれから数週間でどのようにあなたが到達できるのかについての簡単な最新情報を与えてください。

これらの状況のそれぞれにおいて、あなたはあなたの受信者に特定の行動をとるように言っていません。しかしながら、あなたがEメールを適切に閉鎖する限り、あるいは少なくともあなたの名前に署名することによって、彼らがいかなる行動もとることは期待されていないことが暗示されています。彼らは、コミュニケーションがあなたのEメールで簡単に終わることができることを理解しています。対応する必要はないということ.

ステップ2：受信者に実行可能な手順を実行するように依頼する

あなたの時間を節約する効果的なEメールを書くためには、それらを実用的にする必要があります。そして、あなたはあなたの受信者がどのような行動が期待されているかについて明確であることを確認する必要があります。.

これを目的としていないが、最新のものを入手するのではなく、人生のストーリーを詳しく説明したり、次のiPhoneモデルを採用する理由を説明しようとしたりしている場合は、時間を節約できます。たくさんの思いと時間.

電子メールを実行可能にするときは、次の点に注意してください。

期限を設定する
緊急時対応計画の概要
次の行動のための潜在的な選択肢を提供する（例：あなたが直接会うことができる時間、あなたが会うことができる場所）
意見を求められたときに意見を述べる
書くのに適していて、実際には別の通信モードを使うよりも便利な要求をする
あなたの受信者が実行することに同意した仕事のための一連の指示を提供する

実行可能な手順を概説するときは、先を見越して主張します。他に選択肢がない場合を除き、自由な質問をすることは避けてください。自由回答式の質問は実用的なコンテンツの反対であるため.

ここではいくつかの例を示します。

あなたの受信者にあなたに彼らのスケジュールを与える（そしてその過程で電子メールを無駄にする）よう依頼する代わりに - 彼らにあなたの利用可能な会議時間を送ることから始めなさい.
受取人に特定の事業上の決定についてどう思うかを尋ねる代わりに、潜在的な決定の概要を説明し、構成のフィードバックを要求します。そうすれば、彼らは自分で何かを考え出す必要はなく、代わりに一緒に仕事をする何かがあるでしょう。

読者に明確な指示を提供し、コンテンツをオープンエンドではなく実用的なものにすることで、電子メールを実用的なものにします。.

最も重要なことは、読者に期待する行動が明確に伝達されていることを確認する必要があるということです。あなたがあなたの利用可能な時間を提供するだけで今週ミーティングを設定したいと彼らが知っていると彼らに知らせないでください。彼らがあなたの指示のセットがどんな仕事の仕事にあてはまるかを知っていると仮定しないでください。それを明確に述べ、親切に彼らにあなたが彼らに何をしてほしいのかを知らせなさい.

ステップ3：良い構造を作る

あなたのメッセージを明確に定義し、それを実行可能にしたもの、その明確さとあなたの実行可能な要求を伝えるような方法でそれを整理する時が来ました.

段落従うべき一般的な規則は5段落の下に段落を置くことです。 Webを読みながら長い段落に集中するのは難しいだけでなく、不格好な段落は受信者に焦点を失い、おそらく最も重要な点を見逃してしまう機会を与えます。これは、通信チャネルを混乱させるずさんなまたは冗長な応答につながります。.

文：文章を書くときはアクティブな声を使ってください。文章は短くて要点を守ってください。接線を離れることや、物事に対するあなたの推論や感情を不必要に説明することを避けてください。代わりに、事実と、あなたがあなたの受取人に要求する行動を固守してください。.

言葉あなたの聴衆がそれらを理解するであろうことをあなたが知らない限り、大きな言葉や俗語を使わないようにしなさい。誤解される可能性のある冗談や文化的な言及は避けてください。簡単に誤解される可能性があるものはすべて、効果的なコミュニケーションを妨げる可能性があるためです。.

余分な単語や修飾句を避けます。「これが現在起こっている現在の状況を考えれば、私はそれが賢明であるかもしれないと思います…」は言葉と時間を無駄にするだけでなく、本当のメッセージから気をそらす資格のある声明です。代わりに、それを修飾することなくあなたの推薦を述べるだけです.

別の例：「私はあなたに尋ねることができるかどうかと思っていました…」このフレーズを切り取り、単純に質問をしてください。無意識のうちに先を見越してコミュニケーションをとる許可を求めることはないので、それはまたあなたの自信を高めます。.

句読点： 句読点を単純にしてください。ビジネス上または個人的な関係を築きたい相手とのコミュニケーションを開始して礼儀を立てるために使用される場合にのみ、修飾語句は効果的です。そのような場合、あなたは必ずしも間もなく来ることを望んでいませんが、彼らの時間に対する敬意を示すためにいくつかの丁寧なフレーズを使ってください.

コンマの使用を最小限に抑える - これは当然文章を短くするのに役立ちます。ドット・ドット・ドットと連続したコンマを多用して、怠惰なテキスト風の会話を避けます。代わりに、文章を適切な英語で句読点を付け、意味がある場合は短縮形を使用してください。.

さらに、箇条書きでリストの句読点を切り、主要なセクション（1つ以上の段落を含む場合があります）を分割するためにダッシュの行を使用することを検討してください。.

箇条書きとセクション区切りはWebの読みやすさを向上させるだけでなく、メッセージをより明確に整理するのに役立ちます。.

ステップ4：送信前に編集する

あなたが電子メールを送る前に、それを大声で読むために1-2分かかります。これはあなたが間違いを見つけたり、あなたが通常は直接言わないであろう厄介な部分に気づくのを助けます。余分な単語を取り除き、句読点を簡素化します。リストを箇条書きにして段落を切り捨てる.

次の質問に「はい」と答えることができれば、「送信」を押す準備ができています。

メッセージは明確ですか?
期待は実行可能で明確に述べられているか?
受信者は自分のメッセージを正常に受信できますか？成功は、彼らが彼らにどのような反応が期待されているかを知っていることを意味します.
役割が逆になった場合、このメッセージを正しく受け取ることができますか?

ステップ5：効果的なフォローアップ

さらに、あなたのEメールをフォローアップするのに積極的になりましょう。誰かが直接の要求に応答しない場合は、何が起こったのか疑問に思って時間を無駄にしないでください。代わりに、礼儀正しいが直接フォローアップのEメールを送ってチェックインしてください。上記の原則を適用してください。そして、返事を出すために時間を無駄にしないでください。受信者があなたと通信していない場合は、いつ移動するか、代わりに直接彼らに近づくかを知ってください.

電子メールを使って時間を節約する

Eメールを効率的に使用する方法を知っていれば、Eメールはあなたに多くの時間を節約することができます。そしてこれはメッセージの送信と受信の両方に当てはまります。.

電子メールは、文章を介して適切に伝達される実用的なメッセージを配信するのに最適です。あなたが電子メールの利点を利用し、多くの時間の浪費の落とし穴を避けるなら、それは強力なツールとして役立ちます.