Microsoft WordのMail Mergeを使用して、メール作成の生産性を向上させる

Microsoft Wordの差し込み印刷は優れた生産性向上ツールです。 Wordの差し込み印刷の基本機能ではサポートされていない、パーソナライズされた件名や添付ファイルを作成する方法を知っておくと、電子メールをまとめて作成する必要があるときに命を救うことができます。.

今日の記事では、Wordの2010 Mail Merge Wizardの使い方、パーソナライズされたEメールの件名の作成方法、および各Eメール受信者に異なる添付ファイルの設定方法を学びます。.

M！Rによる画像

配布リストを作成する

WordのMail Mergeを使用すると、Outlookの連絡先、Excel、Accessのデータソース、またはWordのデータファイルから電子メールアドレスをインポートできるため、各受信者の電子メールアドレスを手動で入力するという面倒な作業を回避できます。.

Outlookの連絡先は3つの中で最良の選択肢であり、それを使用していない場合は、今すぐOutlookアドレス帳を更新するのに良いタイミングです。その方法を説明します。 Outlookの連絡先を設定する方法が既にわかっている場合は、次のセクションをスキップして差し込み印刷を開始できます。それ以外の場合は、Webベースの連絡先リストをインポートしてOutlook連絡先を設定する方法の基本について説明します。.

メールプロファイルを設定する

Outlook連絡先を設定するには、まず、アカウントのメールアドレス、パスワード、サーバー情報、およびメールやアドレスなどの他のデータへのリンクを保存するメールプロファイルを作成します。.

特定のEメールアカウントに合わせたプロファイルをいくつか作成できます。.

適切なプロフィール名を使用すると、自分のメールプロフィールに関連付けるメールアカウントを識別できます。.

ISPから受け取った電子メールアドレス、または3番目のオプションを選択して自分の電子メールアカウントを使用してメールプロファイルを設定することもできます。.

POPサービスを提供する電子メールプロバイダ（GMailなど）を使用するには、[インターネット電子メール]を選択します。.

各インターネット電子メールプロバイダは異なるPOP設定を持っています、それらのPOP設定を学ぶために彼らのユーザーマニュアルを必ず読んでください.

おめでとうございます。この画面が表示されたら、メールプロファイルは正しく設定されています。これで、Outlookの連絡先フォルダを設定する準備が整いました.

連絡先フォルダを作成する

配布リストをOutlookに手動で入力するか、他のWebベースのアドレス帳（GMail、Yahoo、Hotmailのアドレス帳など）をインポートできます。ほとんどのWebベースの電子メールプロバイダでは、アドレス帳をOutlook互換のデータソースにエクスポートできます。たとえば、Gmailでは、連絡先をOutlook互換のCSVファイルにエクスポートすることができます。.

Outlookのインポート機能は、csv、vcard、RSS、iCalendarなど、さまざまな種類のファイルをサポートしているため、差し込み印刷の配布リストを作成するのに最適なツールです。.

CSVファイルは、Outlookの「その他のプログラムまたはファイル」カテゴリに分類されます。.

ACTファイル、DOS CSV、Lotus、Access 97-2003、PSTファイルは、Outlookがサポートするプログラムファイルの一部です - 私たちは、Comma Separated Values（Windows）ファイルタイプを選びました.

それでは、Gmailアドレス帳からエクスポートしたばかりのCSVファイルを見つけます。.

これらすべてのフォルダのうち、連絡先フォルダが差し込み印刷に最適なオプションです。.

インポートする電子メールアドレスの数に応じて、Outlookは連絡先をインポートするのに数分かかります。.

Outlookがすべての連絡先のインポートを完了したら、差し込み印刷にこの連絡先フォルダーを使用できるようになります。.

差し込み印刷ウィザード

空白の文書から始めて、[差し込み印刷]リボンを開き、差し込み印刷を開始します。.

ウィザードは初心者が初めての差し込み演習を始めるための最良の方法です.

メッセージ受信者の選択

差し込み印刷の文書タイプを選択するようにウィザードから指示されます。今日の差し込み印刷では、電子メールメッセージが適切な文書タイプです。.

空白の文書、テンプレート、または既存の文書から電子メールメッセージを作成することができます。.

手順3で、差し込み印刷の配布リストとしてOutlookの連絡先フォルダーを選択します。.

私達は私達が私達のシステムでセットアップしたメールプロファイルのいずれかを使用するという選択肢があります.

OutlookがGmailアドレスを正常にインポートした場合、連絡先の数は0以上になります。.

適切なチェックボックスをオンにして、Eメール配信に含めるユーザーを選択します。.

電子メールメッセージを作成する

あなたの電子メールメッセージを書き始めて、あなたがあなたの文書の適切な場所にタイトルや姓のようなあなたが個人化されたメッセージを置きたいところに差し込みフィールドを挿入してください.

各マージフィールドはダブルシェブロンで囲まれます。差し込み印刷ウィザードを完了すると、連絡先カード情報に置き換えられます。.

[次へ：電子メールメッセージをプレビューする]リンクをクリックして、Wordが差し込み項目をどのように処理するかを確認するには、電子メールメッセージをプレビューします。.

プレビューに満足している場合は、[次へ：結合を完了]リンクをクリックすると、結合された電子メールがすべての受信者に共通の件名で送信されます。.

件名をパーソナライズする

ウィザードは、差し込み印刷プロセスを次の手順に分割します。適切な文書タイプとテンプレートの選択、配布リストの作成、差し込み印刷プレビューの評価、およびすべての受信者への電子メールの送信.

この時点で、ウィザードではサポートされていない2つの一般的な電子メール作成アクティビティ、パーソナライズされた件名の作成、およびさまざまな添付ファイルの設定に気付くでしょう。できればウィザードを完了する前に、差し込み印刷でマクロを使用する必要があります。.

あなたのレターを開いた状態で、 "Alt + F11"を押し、作業中のWordウィンドウで "ThisDocument"をダブルクリックして、マクロエディタを開きます。.

熟練したマクロコーダーのハッチンズフェアリーによって書かれたこのマクロコードを空白のペインに貼り付けて保存してください.

アプリケーションとして薄暗いWithEvents wdapp
薄暗いEMAIL_SUBJECTを文字列として
ブール値としてFIRST_RECORDを暗くする

プライベートサブドキュメント_Open（）

wdapp = Applicationを設定します。
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

終了サブ

Private Sub Document_Close（）

wdapp = Nothingを設定します。

終了サブ

プライベートSub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge（ドキュメントとしてByVal Doc、ブールとしてキャンセル）
整数として暗くする

ActiveDocument.MailMergeを使って

FIRST_RECORD = Trueの場合
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
それ以外の場合は.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
終了する場合

i = .DataSource.DataFields.Count

i> 0の間に行う
.MailSubject = Replace（.MailSubject、 ""、.DataSource.DataFields（i）.Value、、、、vbTextCompare）
i = i - 1
ループ

で終わる

終了サブ

プライベートSub wdapp_MailMergeBeforeMerge（ByVal Docをドキュメントとして、ByVal StartRecordをロングとして、ByVal EndRecordをロングとして、Cancelをブールとして）

FIRST_RECORD = True

終了サブ

プライベートSub wdapp_MailMergeAfterMerge（ドキュメントとしてのByVal Doc、ドキュメントとしてのByVal DocResult）

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

終了サブ

あなたの文書に戻り、あなたのEメールを送信するために“ Next：merge the complete”リンクをクリックしてください。.

「電子メール…」リンクをクリックしてメッセージを送信してください。.

件名にシェブロンで囲まれた適切な差し込みフィールドを配置します。.

Wordが文書を電子メールで送信するとき、マクロが差し込みフィールドを解析し、受信者の姓に置き換えます。.

あなたのEメールにさまざまなアイテムを添付する

ここまでで、差し込み印刷ウィザードの使い方と件名フィールドのカスタマイズ方法を学びました。そして今日のチュートリアルを完了するために、電子メールごとに異なるファイルを添付できるようにするサードパーティアドインを紹介します。.

アドインをダウンロードして解凍すると、アドインがWord文書のテンプレートになっていることがわかります。 Word 2007または2010を使用している場合は「CreateEMailData Word 2007 Ver02」を、Word 2003を使用している場合は「CreateEMailData Word 2003 Ver02」を使用してください。.

適切なドキュメントテンプレートを「％appdata％\ Microsoft \ Word \ STARTUP」フォルダにコピーします。ここで、「％appdata％」はMicrosoftのスタートアップフォルダです。ここでは「C：\ Users \ zainul \ AppData \ Roaming」です。.

Microsoftのスタートアップフォルダにファイルをコピーした後、Wordを再起動すると、2つの新しいアドインが表示されます。[データファイルの作成]と[メールへのマージ]の[メーリング]リボンメニューの下にあります。.

2列のテーブル（左側の列に受信者の電子メールアドレス、右側の列にあなたの添付ファイルへのフルパス）でデータファイルを準備してください、そしてそれから“ MergeAttachmentsData”としてあなたの電子メールマージドキュメントと同じフォルダの下に保存してください。ファイルを“ MergeAttachmentsData”として保存する必要があることを強調する必要があります。そうしないと、アドインは添付ファイルを検索するためのファイルを見つけることができません。.

差し込み印刷文書に戻り、文書を個々のファイルに分割する.

新しい単語文書ウィンドウが表示されたら、[メールにマージ]アドインボタンをクリックします。黄色のダイアログボックスの[OK]ボタンをクリックするだけです。データファイルは既に用意されているからです。.

電子メールの件名を入力して[OK]をクリックすると、データファイルで指定した添付ファイルとともに電子メールが送信されます。.

Wordは、多くの便利な機能を備えており、本当に優れた生産性向上ツールです。読者のためにもっとWordの記事を書くことを楽しみにしています。その間、私達の場所の他の単語の記事をチェックしなさい.

今日の記事から、Wordの差し込み印刷の使い方を学んだことを願います。コメント欄で、他のメールマージのヒントを他の読者と自由に議論してください。.