Outlook 2013でデータを管理、アーカイブ、およびバックアップする方法

今日は、私たちはOutlookの「退屈な」ものを取り上げています。バックアップとアーカイブによる、重要なデータがすべて揃ったOutlook 2013データファイルの保守とセキュリティ.

これまでのところ、Outlookを使用して電子メールを作成および送信していて、Gメールの連絡先をアドレス帳にインポートするのに時間がかかっている、またはOutlookを使用しているという事実さえあれば。アドレス帳は、保護が必要なデータがたくさんあることを意味します。.

同様に、カレンダーの作成、タスクの追加、ToDoリストの作成にも多くの時間と作業を費やしたことがあります。また、保存したいメモがたくさんある場合もあります。.

私たちの誰かが証明できるように、すべてのデータを失って最初からやり直さなければならないのはかなりイライラして憂鬱だからです。.

メールコントロールパネル

はじめに、Windowsのメールコントロールパネルを見てみましょう。.

画像が示すように、あなたはあなたのOutlookセットアップの3つの重要な領域にアクセスすることができます。ただし、[Eメールアカウント]ボタンまたは[データファイル]ボタンをクリックすると、対応するタブに同じウィンドウが開きます。.

次のスクリーンショットでは、[E-mail]タブが表示されます。これを使用すると、Eメールアカウントに対して修復や変更などの操作を実行できます。各アカウントのデータの保存場所も確認できます。.

これらのデータファイルに直接影響を与えたい場合は、[データファイル]タブをクリックする必要があります。あなたがここでできるいくつかの便利なことがあります.

たとえば、「ファイルの場所を開く」ボタンをクリックすると、データファイルの場所を確認できます。スキャンして修復する必要がある場合に備えて、これらがどこにあるのかを知りたいので、これは便利です（次のセクションで説明します）。.

[アカウント設定]ウィンドウから使用できる便利な機能がもう1つあります。データファイルが非常に大きくなって大量のディスク容量を占有している場合（何人かの人々がギガバイトの古い電子メールにギガバイトを集める）、それを圧縮することができます。.

[データファイル]タブの[設定]ボタンをクリックし、[今すぐ圧縮]をクリックしてOutlookデータファイルのサイズを縮小します。.

メールコントロールパネルは、データファイルとプロファイルを管理するための信頼できる方法ですが、それだけではなく、Outlookアプリケーションを使用してメールボックスを管理することもできます。データファイルを修復する方法を紹介した直後に、これらのコントロールを紹介します。.

PSTメンテナンスツールの実行

あなたが今まで気づいていなかったならば、Outlookデータは.PSTまたは.OSTファイルに保存されています、そして、ほとんどの場合、それについて悪いことは何もありません.

残念ながら、ときにはあなたのデータが破損することがありますが、それはそれが悪いと言っているのと同じことではない、あるいは回復不可能を超えて絶望的に、あなたはただ含まれる受信トレイ修復ツールを実行する必要があります。受信トレイ修復ツールまたは「ScanPST」は、復元中に問題が発生した場合に備えて、破損した.PSTファイルまたは.OSTファイルのバックアップを作成しながら、個人用フォルダファイルをスキャンして修復します。.

ScanPSTツールは、Outlookのインストールフォルダ（通常はC：\ Program Files \ Microsoft Office \ Office15）にあります。見つかったら、ScanPSTユーティリティをダブルクリックして起動します。.

あなたがする必要がある最初の事はあなたの.PSTまたは.OSTファイルがどこにあるかを見ることです。次のスクリーンショットでは、それらが私たちのコンピューター上のどこにあるかがわかります。一つ選択して「開く」をクリックします。

ScanPSTツールでエラーが見つかった場合は、その旨をお知らせし、修理を申し出ます。適切なタイトルのボタンをクリックして上記の修復を開始します.

完了したら、ScanPSTツールはあなたのOutlookファイルが正常に修復されたことを知らせるでしょう.

必要に応じて、ツールを閉じるか、他のデータファイルに対してこのプロセスを繰り返すことができます。.

データを自動的にアーカイブする

データを最適にアーカイブおよびバックアップする方法に関する重要な情報をいくつか取り上げてみましょう。私たちが議論したい最初の事はあなたの古いアイテムの整理オプションです。開始するには、リボンの[ファイル]タブをクリックして、次の画面が表示されるようにします。.

すぐに注意してください、あなたはあなたが参加したいアカウントを選択することができます（該当する場合）、アカウントの追加ボタンの上にあるドロップダウンメニューをクリックしてください。.

「クリーンアップツール」ボタンをクリックして、オプションから「メールボックスのクリーンアップ」を選択しましょう。以下はあなたが見るだろう選択肢です。ここにあるすべてのものはあなたの受信箱から太った部分を削除して古いメッセージをアーカイブすることに捧げられています.

[古いアイテムの整理]ボタンをクリックすると、Outlookはそのように構成されているすべてのメールフォルダを自動アーカイブします。自動アーカイブオプションを設定するには、メールフォルダを右クリックして[古いアイテムの整理]タブを選択する必要があります。.

ここに典型的なメールフォルダのプロパティウィンドウがあります。 [古いアイテムの整理]タブでは、フォルダの自動アーカイブ方法を調整できます。このスクリーンショットでは、独自のスケジュールとアクションに従ってフォルダを整理できるように設定しています。.

Outlookのデフォルトの自動アーカイブ設定に従って、フォルダを自動アーカイブに割り当てることもできます。フォルダをデフォルト設定に設定してから[デフォルトのアーカイブ設定…]をクリックすると、次のダイアログが表示されます（これらは[デフォルト]であるため、ここで設定した変更はデフォルトオートアーカイブに設定されたすべてのフォルダに適用されます）。.

忘れないでください、オプションを開いて「詳細」見出しをクリックしてこれらの設定を見つけることもできます。.

手動でデータをアーカイブすることに移りましょう.

データを手動でアーカイブする

自動アーカイブを使用したくない場合、または自分でアーカイブ手順を円滑にしたい場合は、[アカウント情報]画面にある[クリーンアップツール]に戻り、[アーカイブ]をクリックして次のダイアログを開きます。.

簡単なことですが、アーカイブするフォルダを選択し、アーカイブアイテムの日付を選択してから、アーカイブを保存するフォルダを選択するだけです。それで、終わりです!

Outlookデータファイルのバックアップと復元

Outlookデータファイルのバックアップは、.OSTファイルまたは.PSTファイルを別のハードドライブ、クラウドサーバー、サムドライブ、またはその他の記憶媒体にコピーするのと同じくらい簡単です。あなたはあなたのデータファイルを見つける方法を覚えています?

メールコントロールパネルを開き、「データファイル」ボタンをクリックしてください。 「ファイルの場所を開く…」をクリックすると、データファイルをバックアップできます。.

ちなみに、データファイルをOneDriveやDropboxフォルダーなどのクラウドの場所に恒久的に移動することで、Outlookデータを常に技術的にバックアップすることができます。.

バックアップしたデータファイルを復元するには、[ファイル]タブに戻って[Outlookデータファイルを開く]を選択します。

次のスクリーンショットでは、ファイルエクスプローラが自動的に私たちのアーカイブを開きますが、あなたは明らかにあなたのデータファイルがどこにあるかを見ることができます.

目的のファイルを選択して[開く]をクリックすると、ファイルに保存されているデータにアクセスできます。復元すると、通常どおりにアイテムを参照および表示できます。.

バックアップしたデータファイルにアクセスする必要がなくなったら、一番上のフォルダを右クリックして閉じるオプションを選択してください。.

データファイルのバックアップと復元は主に手動の作業ですが、フォルダを頻繁に自動アーカイブするように設定していて、それらがクラウドフォルダのような場所にアーカイブされている場合は、ある程度の安全性はありません。.

ただし、データが失われないようにする最善の方法は、定期的にデータファイルを大量にバックアップすることです。追加したいものがありますか。ディスカッションフォーラムでお知らせください。いつものように、私達はあなたのフィードバックを楽しみにしています.