Googleドキュメントの10のヒントとコツ
Google Docsには、Microsoft Officeに見られるような機能がぎっしり詰まったリボンがありませんが、その裏にはかなりの便利なトリックがあります。あなたがそれらを探しに行かない限り、あなたはこれらの機能を見つけることがないかもしれません.
GoogleのWebベースのオフィススイートは長年にわたって成熟してきており、現在ではオフラインアクセスからサードパーティのアドオンサポートまですべてを提供しています。それはまだ優れたリアルタイムコラボレーション機能でどこでも動作する使いやすいオフィススイートです.
オフラインアクセスを有効にする
Googleドキュメントはオフラインで作業できます。これにより、新しい文書を作成したり、現在の文書で作業を続けたり、インターネットに接続していないときに自分の文書を表示したりすることさえできます。もう一度インターネットに接続すると、変更内容はオンラインで同期されます。.
この機能にはGoogle Chromeが必要なので、Windows、Linux、Mac OS X、およびChromebookで機能します。これを設定するには、GoogleドライブのWebサイトを開き、サイトの右上隅にある歯車のボタンをクリックして、[設定]をクリックします。 「一般」パネルで、「オフラインで編集できるように作業内容をこのコンピュータに同期する」オプションが有効になっていることを確認し、「完了」をクリックします。オフラインでGoogleドキュメントを使用するには、インターネットに接続していないときにChromeでGoogleドライブのウェブサイトに戻るだけです。.
リアルタイムで共同作業
Googleドキュメントは、デスクトップ版のMicrosoft Officeよりも優れたコラボレーション機能を備えています。あなたはリアルタイムで共同作業をすることができ、そしてその文書にアクセスできる誰もが一度にそれを編集することができるでしょう。他の人のカーソルがドキュメントに表示され、それらがリアルタイムで入力されるのを確認できます。.
ファイル>共有をクリックして、ドキュメントの共有を開始します。あなたは彼らのEメールアドレスによって個々の人々を招待するか、それを編集するために文書への特別なリンクを持つ誰かに許可することができます.
共有は編集だけではありません。共有機能を使用すると、1人以上の人とドキュメントを共有して閲覧できます。彼らは常に最新のコピーを持っているので、これはファイルを電子メールで送るよりも便利かもしれません。また、文書にコメントを残すことができるようにして、文書を変更することを許可せずに入力を取得することもできます。.
文書を公開する
Googleドキュメントを使用すると、オンラインですばやくドキュメントを公開できます。 [ファイル]> [Webに公開]をクリックし、[公開を開始]ボタンをクリックするだけです。文書への公開リンクが公開された形式で表示されるので、それを他の人と共有して閲覧することができます。あなたはどこかのあなた自身のサーバーで文書をホストする必要はありません。.
この機能は共有機能とは別のものです。文書が公開されると、リンクを持っている人なら誰でもその文書を表示できます。それが共有されるとき、それは一握りの人々とだけ共有することができます。共有ドキュメントにアクセスすると、Googleドキュメントエディタが表示されます。公開された文書にアクセスすると、その文書は典型的なWebページとして表示されます。.
次のタイプミスに進む/前のタイプミス
間違いをすばやく修正するには、Ctrl + 'キーボードショートカットを使用して現在の文書の次のタイプミスに移動し、Ctrl +を押します。前のタイプミスに行きます。これにより、現在の文書をスクロールして赤い下線を探すことなく、タイプミスを素早く修正できます。.
Googleドキュメントでは最近、スペルチェック機能が追加されました。この機能を使用するには、現在の文書の問題をすばやく確認することができません。.
リンクの検索と挿入
GoogleドキュメントにはGoogle検索の機能が組み込まれており、現在のドキュメントに簡単にリンクを挿入することができます。新しいブラウザタブを開いてリンクしたいページを検索するのではなく、リンクダイアログから直接検索できます。これを行うには、[挿入]> [リンク]オプションをクリックします。ダイアログに検索を入力すると、検索に一致するページが表示されます。クリックすると、選択した住所へのリンクが作成されます。.
テキストスタイルを設定する
文書内のすべてのテキストを手動でフォーマットするのではなく、代わりにスタイルを使用してテキストをフォーマットします。つまり、すべての見出しを特定のフォントサイズや太字のテキストに設定するのではなく、スタイルボックスをクリックして「見出し1」に設定するだけです。
さまざまなスタイルに使用されるフォント設定を簡単に編集することもできます。まず、スタイルに使用する書式の種類を使用するようにテキストを書式設定します。そのテキストを選択し、画面上部のスタイルボックスをクリックしてから、変更するスタイルの右側にある矢印をクリックします。 [一致するように[スタイル名]を更新]オプションをクリックすると、そのスタイルは選択した書式の種類を使用するようになります。.
これらのカスタマイズしたスタイルを保存して他の文書で使用するには、ここでリストの下部にある[オプション]メニューをクリックして[デフォルトのスタイルとして保存]を選択します。
あなたの個人辞書を管理する
Google Docsでその単語がタイプミスだと思っていてもそれが正しいとわかっている場合は、下線を引いている単語を右クリックし、[個人辞書に追加]を選択できます。次に、「ツール」>「個人用辞書」をクリックして、個人用辞書内の単語のリストを編集できます。誤ってスペルミスの単語をこのリストに追加した場合は、Googleがそれについて再度警告する前に、ここからその単語を削除する必要があります。.
このオプションはかなり最近の機能です - 以前は、Google Docsではこのリストに追加した単語を削除することはできませんでした。あなたはリストに外観を与え、あなたが誤って過去に誤って間違った単語をリストに追加しなかったことを保証したいかもしれません。.
コピーしてWebクリップボードに貼り付ける
Google Docsには、Google Docs、Sheets、およびSlideで共有されるWebクリップボード機能があります。このクリップボードはあなたのGoogleアカウントに関連付けられているので、あなたが使用するすべてのコンピュータにまたがってあなたをフォローします。標準のオペレーティングシステムのクリップボードとは異なり、Webクリップボードには複数の項目を含めることができます。クリップボードは、Googleドキュメントのテキスト、画像、図面、その他のデータをサポートします。.
この機能を使用するには、テキストを選択して[編集]をクリックし、[Webクリップボード]メニューを使用します。これは、さまざまな種類のGoogleドキュメント間で、図面などの一部の種類のデータをコピーするための最良の方法です。あなたがそれらと対話しない場合あなたがあなたのウェブクリップボードに保存したアイテムは30日後にクリアされます.
研究ツールを使う
Googleドキュメントには、調査用に設計されたサイドバーがあります。[ツール]> [調査]の順にクリックして開きます。このサイドバーを使用すると、画像、見積もり、およびWebの結果を検索して、それらを簡単にドキュメントに挿入できます。また、学術研究を検索し、MLA、APA、またはシカゴの引用形式に適切な脚注または引用を素早く挿入することもできます。引用をWebの検索結果にすばやく挿入することもできます。学校の論文の参考文献を簡単に作成することができます。.
アドオンをインストールする
アドオンはかなり新しい機能です。これらは、Google Apps Scriptを使用して作成されたサードパーティ製のソフトウェアです。ツール>アドオンの管理をクリックしてインストールできます。その後、それらはアドオンメニューから使用できます。.
たとえば、任意の単語を選択して[アドオン]> [シソーラス]> [選択した単語の類義語を検索]をクリックして、文書の作成中に類義語を表示できるシソーラスアドオンをインストールできます。その他のアドオンには、簡単な書誌作成者、図表作成ツール、および目次ジェネレータが含まれます。.
Google Docsにも、より多くの秘訣があります。 [ファイル]> [別名でダウンロード]メニューは特に便利です。ドキュメントをさまざまな形式でダウンロードできます。特定のファイル形式で文書を送信または電子メールで送信する必要がある場合は、PDFまたはMicrosoft Officeの文書としてダウンロードできます。.
